Parteien und Vertretung beim Vertragsschluss

Parteien und Vertretung beim Gewerbemietvertrag: Wer wird tatsächlich gebunden?

Ein wirtschaftlich überzeugender Mietvertrag hilft wenig, wenn unklar bleibt, wer Mieter ist oder ob die handelnde Person den Vertrag schließen durfte. Bei Betriebsgesellschaften, mehreren Eigentümern und Hausverwaltungen müssen Vertragspartner, Vertretungsmacht und dokumentierte Erklärung zusammenpassen. Die erleichterte Textform ersetzt diese Prüfung nicht.

Die Vertragspartei vor dem Unterschriftsfeld klären

Ausgangspunkt ist die Person, die den Gebrauch gewähren beziehungsweise die Miete zahlen soll (§ 535 BGB). Eine Geschäftsbezeichnung, ein Filialname oder die Anschrift des Objekts identifiziert nicht immer den Rechtsträger. Bei einer natürlichen Person gehört deren vollständiger Name in die Vertragsunterlagen. Bei einer Gesellschaft sollten Firma beziehungsweise Name, Rechtsform, Sitz und vorhandene Registerdaten übereinstimmen. Diese Angaben dienen der sicheren Zuordnung; nicht jede fehlende Registerziffer macht für sich einen Vertrag unwirksam. Entscheidend bleibt, ob sich die Parteien aus ihren Erklärungen und den Umständen bestimmen lassen. [1]

Eine GmbH ist von ihrem Geschäftsführer und ihren Gesellschaftern zu unterscheiden. Wird allein die GmbH Mieterin, folgt eine persönliche Mietzahlungspflicht ihres Geschäftsführers nicht bereits daraus, dass er unterschreibt. Eine zusätzliche Bürgschaft, ein Schuldbeitritt oder eine eigene Mitmieterschaft benötigt eine gesonderte Prüfung des Erklärungsinhalts und der jeweiligen Wirksamkeitsvoraussetzungen. Umgekehrt sollte ein Unternehmer nicht zunächst persönlich mieten und darauf vertrauen, der Vertrag gehe mit der späteren Gründung einer Gesellschaft automatisch auf diese über.

Eigentümer und Vermieter sind nicht notwendig dieselbe Person

Der Vermieter muss die versprochene Nutzung rechtlich und tatsächlich verschaffen können. Er muss jedoch nicht in jeder Gestaltung selbst Eigentümer sein; auch eine Untervermietung ist möglich. Deshalb beweist ein Grundbuchauszug allein noch nicht, wer den konkreten Mietvertrag geschlossen hat. Bei mehreren Eigentümern kann eine Gesellschaft, eine Personenmehrheit oder ein bevollmächtigter Vermieter auftreten. Welche Gestaltung vorliegt, muss aus den Unterlagen nachvollzogen werden. Die bloße Überschrift „Eigentümergemeinschaft“ genügt als sorgfältige Vertragsbeschreibung nicht.

Wird eine Immobilie verkauft, kann unter den Voraussetzungen von § 566 BGB in Verbindung mit § 578 BGB ein gesetzlicher Vermieterwechsel eintreten. Daraus folgt nicht, dass jede Mitteilung einer neuen Verwaltung oder Zahlstelle einen Parteiwechsel bewirkt. Bei Abweichungen zwischen Vertragsrubrum, Eigentum und Zahlungsanforderung sind Erwerbsvorgang, Vertretung und gegebenenfalls eine gesonderte Vertragsübernahme zu klären. [2]

Handeln im Namen des richtigen Rechtsträgers

Nach § 164 Abs. 1 BGB wirkt eine Erklärung unmittelbar für und gegen den Vertretenen, wenn sie innerhalb der Vertretungsmacht in dessen Namen abgegeben wird. Das Handeln für einen anderen kann ausdrücklich erklärt werden oder sich aus den Umständen ergeben. Für die Gestaltung empfiehlt sich dennoch eine eindeutige Zuordnung: Wer erklärt was, für welche Partei und in welcher Funktion? Ein bloßes „wir sind einverstanden“ aus einem gemeinsam genutzten Postfach kann diese Fragen offenlassen. [3]

Wer verhandelt, muss nicht zugleich zum Abschluss befugt sein. Ein Makler kann Informationen übermitteln, ein Architekt Flächenpläne abstimmen und ein Betriebsleiter den Ausbau koordinieren, ohne deswegen einen langjährigen Mietvertrag für den Auftraggeber ändern zu dürfen. Kontaktpflege, Schlüsselübergabe und Vertragsabschluss sind verschiedene Aufgaben. Die Gegenseite sollte deshalb rechtzeitig verlangen, dass die Abschlussbefugnis konkret nachgewiesen oder die Erklärung von der vertretungsberechtigten Person abgegeben wird.

Gesellschaftsrechtliche Vertretung und Vollmacht unterscheiden

Die GmbH wird nach § 35 GmbHG grundsätzlich durch ihre Geschäftsführer vertreten. Bei mehreren Geschäftsführern gilt nach Absatz 2 gemeinschaftliche Vertretung, soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Der aktuelle Registerstand und die konkrete Vertretungsregel sind daher wesentlich. Die Funktionsbezeichnung „Geschäftsführer“ beweist für sich noch keine Einzelvertretungsbefugnis. Eine erforderliche zweite Mitwirkung darf nicht allein durch eine intern angekündigte spätere Zustimmung ersetzt werden. [4]

Bei einer rechtsfähigen Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist heute insbesondere § 720 BGB zu berücksichtigen. Die gesetzliche Ausgangsregel ist die gemeinschaftliche Vertretung durch alle Gesellschafter; der Gesellschaftsvertrag kann abweichen. Gesamtvertretungsberechtigte können einzelne Gesellschafter für bestimmte Geschäfte oder Geschäftsarten ermächtigen. Alte Vertragsmuster müssen deshalb auf die aktuelle Gesellschaft und ihre tatsächliche Vertretungsordnung bezogen werden. Aus einem bekannten Namen oder einem alten Briefkopf lässt sich diese Ordnung nicht zuverlässig ableiten. [5]

Eine rechtsgeschäftliche Vollmacht wird nach § 167 BGB gegenüber dem Vertreter oder dem Dritten erteilt. Ihr Umfang muss die konkrete Erklärung erfassen. Bei Prokura sind §§ 48, 49 HGB sowie eine mögliche Gesamtprokura zu prüfen. Eine Handlungsvollmacht ist davon zu unterscheiden. Die Frage lautet nicht nur, ob irgendwo eine Vollmacht existiert, sondern ob sie bei Abgabe der Erklärung galt und den beabsichtigten Abschluss einschließlich seiner Nebenabreden deckte. [6]

Ohne Vertretungsmacht: Genehmigung statt Scheinsicherheit

Fehlt die Vertretungsmacht beim Abschluss des Gewerbemietvertrags, muss die Genehmigung durch den richtigen Rechtsträger geklärt werden. Die Voraussetzungen, die besondere Aufforderung und deren Frist sowie einen möglichen Widerruf behandelt T451. Eine spätere Mietzahlung oder die Tätigkeit einer Verwaltung darf nicht ohne Prüfung als Nachweis einer umfassenden Genehmigung behandelt werden.

Wird die Genehmigung verweigert, kommt eine Haftung des Handelnden nach § 179 BGB in Betracht. Die Rechtsfolge hängt unter anderem davon ab, ob er den Vollmachtsmangel kannte und ob die Gegenseite ihn kannte oder kennen musste. Daraus folgt keine automatische persönliche Haftung für sämtliche Mietforderungen. Ebenso wenig sollte aus einer ersten Zahlung ohne Prüfung auf eine umfassende Genehmigung jeder Nebenabrede geschlossen werden. Erklärung, Kenntnis und Zusammenhang sind konkret aufzuklären. [7]

Was die BGH-Entscheidung zur GmbH-Unterschrift tatsächlich besagt

BGH, Urteil vom 19.09.2007 – XII ZR 121/05, trennte beim damaligen Schriftformerfordernis die erkennbare Vertretung einer GmbH von der tatsächlichen Abschlussvollmacht. Im entschiedenen Fall war die GmbH als Mieterin bezeichnet; die Vertragsdurchführung trug zudem die Annahme einer nachträglichen Genehmigung. Das Urteil ist kein Freibrief für einen unbefugten Mitarbeiter. Es verdeutlicht, dass Form, Vertretungsmacht und Genehmigung eigenständige Prüfungen sind. Die damaligen Einzelheiten zur Unterschrift dürfen nicht als heutige gesetzliche Textformanforderungen ausgegeben werden. [9]

Digitale Vertragsabschlüsse beweisbar organisieren

Bei einem Abschluss per E-Mail sind Partei, erklärende Person, endgültige Fassung und Annahme zusammen zu sichern. Eine eingescannte Unterschrift löst keinen Vollmachtsmangel; eine formgerechte Nachricht beweist nicht automatisch den Zugang. Die gesetzliche Textform für langfristige Gewerbemiete folgt aus §§ 578, 550, 126b BGB. Vertragliche Formvorgaben und Zustimmungsvorbehalte bleiben gesondert auszulegen. Bei Entwürfen sollte erkennbar sein, welche Punkte noch offen sind und wer den endgültigen Abschluss erklärt. [8]

Unterlagen und Vorgehen bei einem Streit

Für eine belastbare Prüfung werden sämtliche Vertragsfassungen, das Rubrum, Registerauszüge zum maßgeblichen Zeitpunkt, Vollmachten, Zustimmungserklärungen sowie die vollständige Abschlusskorrespondenz benötigt. Hinzu kommen Unterlagen über Übergabe, Zahlungen und spätere Bestätigungen. Im Prozess sind die behauptete Erklärung und die Zuordnung zu der in Anspruch genommenen Partei konkret darzulegen. Eine Klage gegen den Ansprechpartner statt gegen den verpflichteten Rechtsträger kann das Anspruchsziel verfehlen.

Vor Unterzeichnung sollte das Ergebnis für jede Seite in einem Satz feststehen: Diese Partei wird durch diese Person aufgrund dieser Vertretungsregel gebunden. Bleibt ein Punkt offen, braucht es eine belegte Klärung oder eine ausdrücklich geregelte Bedingung. Nach Vertragsschluss sind echte Namensänderung, Wechsel der Organperson und Übertragung der Vertragsstellung getrennt zu behandeln. So wird aus einer späteren Betriebsumstrukturierung nicht unbemerkt ein Streit über den eigentlichen Mieter.

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