Selbstvornahme und Kostenerstattung

Selbstvornahme bei Gewerberäumen: Wann muss der Vermieter Reparaturkosten erstatten?

Ein Defekt beeinträchtigt den Betrieb, der Vermieter reagiert nicht und ein Handwerksunternehmen könnte sofort helfen. Für Gewerbemieter liegt es dann nahe, die Reparatur selbst zu beauftragen. Der Anspruch auf Erstattung ist damit aber noch nicht gesichert. Das Mietrecht gibt dem Vermieter grundsätzlich Gelegenheit, den Mangel zu prüfen und selbst zu beseitigen. Wer diesen Vorrang übergeht, kann auf erforderlichen und fachgerecht ausgeführten Arbeiten sitzen bleiben. Entscheidend sind die vertragliche Zuständigkeit, der Verzug des Vermieters oder die Voraussetzungen einer unaufschiebbaren Notmaßnahme.

Zuerst klären: Wessen Pflicht wird mit der Reparatur erfüllt?

Die gesetzliche Erhaltungspflicht trifft nach § 535 Absatz 1 Satz 2 BGB den Vermieter. Gewerbemietverträge können jedoch Instandhaltungs- und Instandsetzungspflichten auf den Mieter übertragen. Vor einer Beauftragung ist deshalb zu prüfen, welche Einrichtung betroffen ist und ob eine entsprechende Vertragsklausel wirksam eingreift. Wer eine eigene vertragliche Pflicht erfüllt, kann die Kosten nicht allein deshalb beim Vermieter abrechnen, weil die Arbeiten dessen Gebäude zugutekommen. [1] [2]

Ebenso sind Mangelbeseitigung und Verbesserung zu unterscheiden. Die Wiederherstellung der geschuldeten Funktionsfähigkeit ist etwas anderes als ein technischer Ausbau, eine Kapazitätserweiterung oder eine Neugestaltung nach den Wünschen des Mieters. Ein Auftrag kann beides enthalten. In diesem Fall müssen die Leistungen und ihre Kosten getrennt nachvollziehbar sein. Die Frage, ob der Vermieter zustimmen muss, ist zusätzlich zur Frage der Erstattung zu beantworten.

Eine Anlage im Mietobjekt muss nicht Bestandteil der Vermieterleistung sein. Eigene Maschinen des Mieters und gesondert geleaste Betriebsmittel sind von mitvermieteten Einrichtungen abzugrenzen. Das Anlagenverzeichnis und vorhandene Technikunterlagen helfen, den richtigen Vertragspartner für die Reparatur zu bestimmen.

Die zwei gesetzlichen Wege des § 536a Absatz 2 BGB

§ 536a Absatz 2 BGB erlaubt dem Mieter, einen Mangel selbst zu beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen zu verlangen, wenn eine von zwei Voraussetzungen vorliegt. Entweder befindet sich der Vermieter mit der Mangelbeseitigung in Verzug. Oder die umgehende Beseitigung ist zur Erhaltung oder Wiederherstellung des Bestands der Mietsache notwendig. Eine allgemeine Befugnis, bei jeder Betriebsstörung auf Kosten des Vermieters tätig zu werden, enthält die Vorschrift nicht. [3]

Die Voraussetzungen sollten vor der Auftragserteilung geklärt und dokumentiert werden. Eine später nachgeholte Aufforderung macht einen bereits eigenmächtig vergebenen Auftrag nicht rückwirkend zu einer Selbstvornahme nach Eintritt des Verzugs. Eine gesonderte Vereinbarung mit dem Vermieter kann dagegen eine eigene Grundlage für Beauftragung und Kostenerstattung schaffen. Ihr Umfang sollte möglichst eindeutig feststehen.

Was ist für den Verzug des Vermieters erforderlich?

Verzug setzt grundsätzlich einen fälligen Anspruch auf Mangelbeseitigung und eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit voraus. Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung zur geschuldeten Leistung; eine bloße Information über einen Defekt muss diese Funktion noch nicht erfüllen. In der Praxis sollten Mangelanzeige und Aufforderung klar verbunden werden: Was ist gestört, welche Nutzung fällt aus und welche Abhilfe wird verlangt? Eine angemessene, konkret bezeichnete Frist macht den weiteren Ablauf besser nachvollziehbar. [4] [5]

Eine Frist ist aber nicht mit den gesetzlichen Voraussetzungen der Mahnung gleichzusetzen. § 286 Absatz 2 BGB enthält zudem Fälle, in denen eine Mahnung entbehrlich ist, beispielsweise bei einer ernsthaften und endgültigen Leistungsverweigerung. Umgekehrt tritt nach Absatz 4 kein Verzug ein, solange die Leistung aufgrund eines Umstands unterbleibt, den der Vermieter nicht zu vertreten hat. Die bloße Feststellung, dass eine gesetzte Frist verstrichen ist, ersetzt deshalb nicht die gesamte Verzugsprüfung. [4]

Auch die Mitwirkung des Mieters gehört in die Chronologie. Konnte der Vermieter die Räume besichtigen? Wurde ein zumutbarer Reparaturtermin ermöglicht? Waren die betroffenen Anlagen zugänglich? Wer notwendige Untersuchungen oder Arbeiten verhindert, kann den ausbleibenden Erfolg nicht ohne Weiteres dem Vermieter anlasten. Ein vollständiger Schriftwechsel ist hierfür häufig ebenso bedeutsam wie der technische Befund.

Wann liegt eine unaufschiebbare Notmaßnahme vor?

Der zweite gesetzliche Weg betrifft Situationen, in denen die sofortige Beseitigung zur Erhaltung oder Wiederherstellung des Bestands der Mietsache notwendig ist. Der BGH beschreibt dies als Notmaßnahmen, die keinen Aufschub dulden. Im Urteil vom 16. Januar 2008 – VIII ZR 222/06 nennt er einen Heizungsausfall im Winter als mögliches Beispiel, verlangt aber konkreten Vortrag zu den Umständen. Eine abstrakte Dringlichkeit genügt nicht. [3] [6]

Für die Prüfung sind insbesondere Schadensentwicklung, drohende Folgen und mögliche Sofortmaßnahmen festzuhalten. Ein erheblicher wirtschaftlicher Nachteil durch eine Betriebsunterbrechung erfüllt die gesetzliche Notfallvoraussetzung nicht bereits für sich genommen. Außerdem muss der Umfang des Auftrags zur konkreten Lage passen: Eine sofort erforderliche Sicherung oder Reparatur rechtfertigt nicht automatisch eine umfassende Erneuerung, die ohne zusätzliche Gefahr später abgestimmt werden könnte.

Soweit die Situation es zulässt, sollte der Vermieter auch im Notfall umgehend informiert werden. Erreichbarkeitsversuche, Rückmeldungen und der Zeitpunkt der Beauftragung gehören in die Dokumentation. Besteht tatsächlich keine Zeit zum Abwarten, muss gerade dieser Umstand später nachvollziehbar sein. Die gesetzliche Ausnahme schützt notwendiges sofortiges Handeln; sie ersetzt keine Aufklärung darüber, was weshalb unaufschiebbar war.

Warum der Vorrang des Vermieters rechtlich so wichtig ist

Im Verfahren VIII ZR 222/06 hatte eine Mieterin Arbeiten an einer Heizungsanlage und einem Wasseranschluss beauftragt. Nach den Feststellungen fehlten sowohl die Voraussetzungen des Verzugs als auch hinreichend dargelegte Notfallumstände. Der BGH versagte die Erstattung. Der Fall betraf Wohnraum; maßgeblich war jedoch die allgemeine mietrechtliche Vorschrift des § 536a Absatz 2 BGB, die auch bei Gewerberäumen zu beachten ist. Eine abweichende gewerbliche Vertragsgestaltung bleibt gesondert zu prüfen. [6]

Der BGH begründet den Vorrang des Vermieters insbesondere mit dessen Möglichkeit, den behaupteten Mangel, seine Ursache und die geeignete Beseitigung zu untersuchen. Dazu gehört auch die Sicherung von Beweisen. Werden Bauteile ohne vorherige Prüfung ausgetauscht und entsorgt, lässt sich später möglicherweise nicht mehr feststellen, ob und in welchem Umfang eine Reparatur erforderlich war. Eine professionelle Ausführung allein schließt dieses Beweisproblem nicht aus. [6]

§ 539 BGB ist kein allgemeiner Ausweg

§ 539 Absatz 1 BGB verweist für sonstige Aufwendungen des Mieters auf die Geschäftsführung ohne Auftrag. Daraus folgt nach dem BGH aber kein Ersatzanspruch für jede eigenmächtige Mangelbeseitigung, bei der die Voraussetzungen des § 536a Absatz 2 BGB fehlen. Die speziell geregelten Anforderungen an die Selbstbeseitigung dürfen nicht über einen allgemeineren Anspruch umgangen werden. Auch die bloße Überlegung, der Vermieter habe durch die Reparatur einen Vermögensvorteil erhalten, löst dieses Problem nicht. [7] [6]

Ebenso eröffnet § 536a Absatz 1 BGB nach der Entscheidung keinen Ersatz gerade dieser Mangelbeseitigungsaufwendungen, wenn die Voraussetzungen des Absatzes 2 nicht vorliegen. Davon sind andere Schäden zu unterscheiden, die ein Mangel verursacht. Ob etwa ein Schaden an Waren oder Einrichtungen ersatzfähig ist, richtet sich nach den dafür einschlägigen Voraussetzungen und der konkreten Schadensursache. Reparaturkosten und weitere Mangelfolgeschäden sollten deshalb in einer Forderungsaufstellung getrennt werden. [3] [6]

Welche Kosten können erstattungsfähig sein?

Das Gesetz erfasst erforderliche Aufwendungen. Deshalb ist nicht jede Position eines beauftragten Unternehmens automatisch vom Vermieter zu tragen. Die Abrechnung sollte erkennen lassen, welcher Mangel beseitigt wurde, welche Arbeiten dafür notwendig waren und welche Kosten darauf entfallen. Zusatzwünsche, Erweiterungen und Arbeiten an nicht betroffenen Einrichtungen dürfen nicht unbesehen in denselben Anspruch aufgenommen werden. [3]

Bei einer planbaren Reparatur helfen Angebote und eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung, den Umfang vorab zu klären. Im Notfall kann diese Vorbereitung naturgemäß begrenzt sein. Dann gewinnen Einsatzbericht, Fotos, Beschreibung der Gefahrenlage und eine genaue Rechnung an Bedeutung. Wenn ausgebaute Teile für die Ursachenklärung wichtig sein können, sollte ihre Sicherung mit dem Fachunternehmen besprochen werden. Eine pauschale Reparaturrechnung kann den erforderlichen Tatsachenvortrag nicht ersetzen.

Wie sollte eine einvernehmliche Beauftragung geregelt werden?

Erklärt sich der Vermieter damit einverstanden, dass der Mieter die Reparatur organisiert, sollte festgehalten werden, welche Arbeiten umfasst sind, wer Auftraggeber des Unternehmens wird und wer die Rechnung begleicht. Ebenso sollten ein Kostenrahmen, der Umgang mit Zusatzarbeiten und die Dokumentation der Ausführung geklärt werden. Eine Zustimmung zum Betreten der Räume oder zur Durchführung von Arbeiten ist nicht automatisch eine unbeschränkte Kostenübernahme.

Erteilt eine Verwaltung oder ein Hausmeister die Freigabe, ist zusätzlich zu klären, ob die Person den Vermieter gerade bei dieser Kostenübernahme wirksam vertreten kann. § 164 BGB knüpft die unmittelbare Wirkung einer Erklärung für den Vertretenen an die Vertretungsmacht und das Handeln in dessen Namen. Bei unklarer Schadensursache kann zunächst nur eine Diagnose vereinbart werden. Die Freigabe einer Prüfung umfasst nicht notwendig den anschließenden Austausch der gesamten Anlage. [8] [6]

Bei größeren Maßnahmen ist zusätzlich zu trennen, welcher Teil der Wiederherstellung dient und welcher Teil einen vom Mieter gewünschten Ausbau betrifft. Klare Absprachen verhindern, dass später allein aus der technischen Notwendigkeit einzelner Arbeiten auf die Erstattung des gesamten Projekts geschlossen wird. Sie erleichtern außerdem die Zuordnung von Gewährleistungsansprüchen gegenüber dem beauftragten Unternehmen.

Darf der Mieter die Kosten mit der nächsten Miete verrechnen?

Ein Erstattungsanspruch und seine Durchsetzung durch Aufrechnung sind getrennt zu prüfen. Maßgeblich sind die Voraussetzungen des § 387 BGB und mögliche vertragliche Aufrechnungsbeschränkungen. Solche Formularbestimmungen sind ihrerseits auf Wirksamkeit zu untersuchen. Der BGH hat etwa im Urteil vom 6. April 2016 – XII ZR 30/15 eine zu weitgehende Beschränkung beanstandet. Daraus folgt jedoch keine allgemeine Befugnis, jede streitige Reparaturrechnung unmittelbar vom nächsten Mietbetrag abzuziehen. [9] [10]

Welche Fristen sind für die Erstattung zu beachten?

Für Ansprüche des Mieters auf Ersatz von Aufwendungen enthält § 548 Absatz 2 BGB eine kurze Verjährungsfrist von sechs Monaten nach Beendigung des Mietverhältnisses. Ihr Beginn ist nicht mit der Rückgabe gleichzusetzen, an die Absatz 1 für bestimmte Ansprüche des Vermieters anknüpft. Anspruchsart und Vertragsende müssen deshalb genau festgestellt werden. Die Fristenprüfung sollte nicht bis zur abschließenden Klärung sämtlicher Reparaturpositionen aufgeschoben werden. [11]

Eine einfache Zahlungsaufforderung hemmt die Verjährung für sich genommen nicht. § 204 BGB nennt bestimmte Maßnahmen der Rechtsverfolgung, darunter die Klageerhebung und die Zustellung eines Mahnbescheids. Welcher Weg passt und welche weiteren Voraussetzungen gelten, ist rechtzeitig zu prüfen. Für eine belastbare Forderung werden Vertrag, Mangelanzeige, Leistungsaufforderung, Nachweise zu Verzug oder Notfall, Auftrag, Rechnung und Zahlungsbeleg benötigt. Erst daraus ergibt sich, ob die Selbstvornahme dem Grunde und der Höhe nach erstattungsfähig ist. [12]

Beispiel: Kühlung vor einer Veranstaltung

Ein fiktiver Veranstaltungsbetrieb stellt zwei Tage vor einer Feier fest, dass eine mitvermietete Kühlanlage nicht zuverlässig arbeitet. Der Mieter bestellt sofort eine neue Anlage und verlangt den Kaufpreis vom Vermieter. Allein die bevorstehende Veranstaltung belegt noch keine Notmaßnahme zur Erhaltung des Bestands der Mietsache.

Zu prüfen wären der Mangel, die vertragliche Zuständigkeit, eine vorherige Abhilfeaufforderung, Verzug und mögliche Übergangslösungen. Eine ausdrücklich vereinbarte Mietkühlung könnte eine andere Grundlage haben als der eigenständig beschlossene Neukauf. Das Beispiel verdeutlicht, weshalb Dringlichkeit, Leistungsumfang und Kostenfreigabe getrennt festgehalten werden sollten.