Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit
§ 238 HGB verlangt grundsätzlich Bücher, aus denen Handelsgeschäfte und Vermögenslage nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich sind. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Die Pflicht zum Zurückbehalten von Handelsbriefwiedergaben ist daneben zu beachten.
§ 239 verlangt vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen. Veränderungen dürfen ursprünglichen Inhalt und Änderungszeitpunkt nicht unkenntlich machen.
Die Befreiung nach § 241a HGB betrifft Einzelkaufleute. Sie greift, wenn an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss vorliegen. Bei Neugründung genügt die Einhaltung am ersten Abschlussstichtag. Die Befreiung von §§ 238 bis 241 HGB ist getrennt von steuerrechtlichen Pflichten zu beurteilen.
Digitale Speicherung
Datenträger sind nach den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig. Verfügbarkeit und Lesbarkeit während der Frist müssen gewährleistet sein. Ein vorhandenes Backup, dessen Datenformat niemand mehr öffnen kann, löst die rechtliche Nachvollziehbarkeitsfrage nicht.
Verfahrensabläufe, Zugriffe und Änderungen sollten dokumentiert sein. Die handelsrechtliche Möglichkeit digitaler Aufbewahrung beantwortet nicht allein jede steuerrechtliche Anforderung oder die Frage, ob ein unterschriebenes Original vernichtet werden darf.
Die Zulässigkeit eines Datenformats und die Zulässigkeit, ein Original zu ersetzen, sind verschiedene Fragen. §257Abs.3HGB nimmt Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse von der dortigen Ersetzungsregel aus. §147Abs.2AO enthält ebenfalls Ausnahmen und verlangt zusätzlich die maschinelle Auswertbarkeit. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege ist die bildliche Übereinstimmung, für andere erfasste Unterlagen die inhaltliche Übereinstimmung sicherzustellen. Eine bloße Sicherungskopie ohne Lesbarkeit und richtige Wiedergabe reicht deshalb nicht.
Verschiedene Fristen
§ 257 unterscheidet im lokalen Wortlaut grundsätzlich zehn Jahre für die Unterlagen nach Absatz1Nr1, acht für Buchungsbelege und sechs für die übrigen dort genannten Unterlagen. Für bestimmte beaufsichtigte Unternehmen enthält Absatz4 eine besondere zehnjährige Buchungsbelegfrist. Es gibt somit keine allgemeine einheitliche Sechs- oder Zehnjahresfrist für alles.
Der Beginn richtet sich nach Absatz5 grundsätzlich nach dem Jahresende des jeweils bezeichneten Ereignisses. Ein Dokument wird nicht immer ab seinem Ausdruckstag gerechnet. Für konkrete Altbestände sind Übergangsvorschriften und weitere steuerliche beziehungsweise verfahrensbezogene Aufbewahrungsgründe gesondert zu prüfen.
Die Zehnjahresgruppe umfasst nach §257Abs.1Nr.1HGB unter anderem Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse und die zum Verständnis nötigen Organisationsunterlagen. Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe gehören grundsätzlich zur Sechsjahresgruppe; nur Schriftstücke über Handelsgeschäfte sind Handelsbriefe. Buchungsbelege bilden die Achtjahresgruppe, vorbehaltlich der besonderen Zehnjahresregel für die bezeichneten beaufsichtigten Unternehmen. Die Einordnung erfolgt nach Funktion und Inhalt, nicht allein nach dem Dateinamen oder dem Versandweg als E-Mail.
Übergang für ältere Buchungsbelege
Art. 95 EGHGB erstreckt die ab 2025 geltende Fassung des § 257 Abs. 4 HGB grundsätzlich auf Unterlagen, deren alte Aufbewahrungsfrist bis einschließlich 31. Dezember 2024 noch lief. Für die ausdrücklich erfassten Kreditinstitute, beaufsichtigten Versicherer und Wertpapierinstitute nennt die Übergangsvorschrift den 1. Januar 2026 als Prüfdatum. Zusätzlich ist die besondere zehnjährige handelsrechtliche Frist für Buchungsbelege dieser Unternehmen in § 257 Abs. 4 HGB zu beachten.
Steuerlich ist Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO gesondert anzuwenden. Die Neufassung des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO erfasst grundsätzlich noch nicht abgelaufene Fristen nach dem bis Ende 2024 geltenden Recht. Für die in Absatz 3 genannten Steuerpflichtigen verweist die Übergangsregel weiterhin auf die Fassung vom 31. Dezember 2024.
Löschplan statt pauschaler Freigabe
Eine Dokumentenmatrix nennt Art, Fristbeginn, gesetzliche Frist und weitere Sperrgründe. Für steuerlich relevante Unterlagen ist § 147 AO gesondert anzuwenden. Soweit Unterlagen für Steuern mit noch laufender Festsetzungsfrist von Bedeutung sind, läuft die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO grundsätzlich nicht ab. Handelsrechtlicher Fristablauf genügt deshalb für die Löschung allein nicht.
Für die steuerliche Matrix werden weitere Unterschiede festgehalten: §147Abs.3AO enthält eigene Regeln für empfangene oder abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind. Bei ihnen kann der Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung das Fristende bestimmen. Die allgemeine Achtjahresregel für Buchungsbelege darf deshalb weder auf jeden Lieferschein übertragen noch umgekehrt mit der bloßen Rechnungsübersendung beendet werden.
Beispiel für die handelsrechtliche Grundrechnung: Ein im Jahr2025 entstandener gewöhnlicher Buchungsbeleg beginnt seine Achtjahresfrist mit Ablauf2025; sie endet grundsätzlich mit Ablauf2033. Ein2025 empfangener Handelsbrief mit Sechsjahresfrist wird grundsätzlich bis Ende2031 aufbewahrt. Erst danach kommt eine Löschung in Betracht, wenn keine andere einschlägige Pflicht oder laufende steuerliche Bedeutung entgegensteht. Diese Beispiele betreffen keine Sondergruppe beaufsichtigter Unternehmen und ersetzen keine Prüfung eines konkreten Altbestands.
Rechtsprechung und Rechtsgrundlagen
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