Kontrolle als eigenständige Organaufgabe
Die Kernaufgabe des Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft ergibt sich aus § 111 Absatz 1 AktG: Er überwacht die Geschäftsführung. Dazu gehört, Unternehmensentwicklung und wesentliche Entscheidungen kritisch zu begleiten. Er ist weder bloßer Berater noch eine zweite Geschäftsleitung. Seine Mitglieder müssen Informationen auswerten und bei Unklarheiten nachfragen. Ein Aufsichtsrat kann auch in anderen Gesellschaftsformen bestehen, beispielsweise in einer mitbestimmten oder entsprechend ausgestalteten GmbH. Welche Vorschriften dort gelten, hängt von gesetzlicher Grundlage und Satzung ab; aktienrechtliche Regeln sind nicht stets unverändert übertragbar.
Zusammensetzung und persönliche Eignung
Für die AG bestimmen insbesondere §§ 95 bis 101 AktG Größe, Zusammensetzung und Bestellung des Aufsichtsrats. Arbeitnehmerbeteiligung richtet sich zusätzlich nach den einschlägigen Mitbestimmungsgesetzen. Nicht jeder Aufsichtsrat ist deshalb ausschließlich durch Anteilseigner besetzt. Persönliche Voraussetzungen, Unvereinbarkeiten und gegebenenfalls besondere Sachkundeanforderungen müssen vor einer Bestellung geklärt werden. Ein Mitglied benötigt ausreichend Zeit und die Fähigkeit, wesentliche Unternehmensvorgänge zu verstehen. Die Berufung in ein Kontrollgremium ist keine bloße Ehrung. Wer ein Mandat übernimmt, muss seine Aufgaben tatsächlich wahrnehmen können und Interessenkonflikte frühzeitig offenlegen.
Informationen anfordern und Entscheidungen vorbereiten
Eine sinnvolle Überwachung setzt verlässliche Unterlagen voraus. § 90 AktG regelt Vorstandsberichte; § 111 AktG eröffnet eigene Prüfungs- und Einsichtsmöglichkeiten des Aufsichtsrats. Bei besonderen Fragen kann fachkundige Unterstützung erforderlich sein. Unvollständige Berichte dürfen nicht allein deshalb akzeptiert werden, weil das Tagesgeschäft bislang wirtschaftlich erfolgreich war. Sitzungsunterlagen sollten rechtzeitig vorliegen und wesentliche Risiken nachvollziehbar darstellen. Aufsichtsratsmitglieder müssen zwischen gesicherten Daten, Prognosen und offenen Annahmen unterscheiden. Rückfragen und Antworten sind so zu dokumentieren, dass der tatsächliche Prüfungsumfang später erkennbar bleibt.
Zustimmungsvorbehalte und Vorstandspersonal
Der Aufsichtsrat bestellt den Vorstand nach § 84 AktG und entscheidet in seinem gesetzlichen Zuständigkeitsbereich über weitere Personalfragen. Daneben müssen bestimmte Arten von Geschäften seiner Zustimmung unterliegen, § 111 Absatz 4 AktG. Die Geschäftsführung selbst darf ihm jedoch nicht übertragen werden. Ein Zustimmungsvorbehalt dient der vorbeugenden Kontrolle und muss den jeweiligen Vorgang hinreichend erfassen. Die Zustimmung entbindet den Vorstand nicht pauschal von eigener Verantwortung. Auch umgekehrt darf sich der Aufsichtsrat nicht auf eine lediglich formale Bestätigung bereits vollendeter Maßnahmen beschränken.
BGH zur Verfolgung von Ersatzansprüchen
Nach dem Urteil des BGH vom 21. April 1997 – II ZR 175/95, ARAG/Garmenbeck – muss der Aufsichtsrat mögliche Schadensersatzansprüche gegen Vorstandsmitglieder eigenverantwortlich untersuchen. Bestehen durchsetzbare Ansprüche, sind sie grundsätzlich zu verfolgen. Ein Absehen kommt nur unter besonderen, am Gesellschaftswohl orientierten Voraussetzungen in Betracht. Persönliche Verbundenheit oder frühere Verdienste rechtfertigen keinen allgemeinen Verzicht. Zugleich verlangt die Entscheidung keine Haftung für jeden geschäftlichen Misserfolg. Pflichtverletzung, Schaden, Prozessaussichten und gewichtige entgegenstehende Unternehmensinteressen müssen sorgfältig geprüft und auseinandergehalten werden.
Eigene Sorgfalt und Verschwiegenheit
§ 116 AktG verweist für Sorgfalt und Verantwortlichkeit grundsätzlich auf § 93 AktG. Damit können auch Aufsichtsratsmitglieder persönlich für pflichtwidrige Kontrolle einstehen müssen. Besondere Bedeutung besitzt die Verschwiegenheit über vertrauliche Berichte und Beratungen. Wer durch einen bestimmten Aktionär vorgeschlagen wurde, darf Informationen nicht allein deshalb beliebig an diesen weitergeben. Zusätzliche fachliche Kenntnisse können die Anforderungen im betreffenden Bereich erhöhen. Eine D&O-Versicherung kann Risiken wirtschaftlich abfedern; ob sie im Streit eintritt, richtet sich jedoch nach dem konkreten Vertrag und den vereinbarten Ausschlüssen.
Kontrollarbeit nachvollziehbar organisieren
Geschäftsordnung, Sitzungstermine, Berichtskatalog und Zustimmungsvorbehalte sollten auf Größe und Risiken des Unternehmens abgestimmt sein. Ausschüsse können vorbereiten und vertiefen, beseitigen aber nicht sämtliche Verantwortung des Gesamtgremiums. Bei Warnsignalen müssen Prüfungsintensität und Reaktionsgeschwindigkeit angepasst werden. Für einen späteren Streit sind insbesondere Protokolle, Berichte, Entscheidungsvorlagen, Sonderprüfungen und dokumentierte Nachfragen wichtig. Die bloße Teilnahme an Sitzungen belegt noch keine sachgerechte Überwachung. Ebenso darf eine nachträgliche Bewertung nicht ignorieren, welche Informationen dem Gremium im maßgeblichen Zeitpunkt tatsächlich vorlagen oder pflichtgemäß hätten vorliegen müssen.