Fragenkatalog und Personalentscheidung
Der Fragebogen dient zunächst dazu, Angaben nach einem vorgegebenen Schema zu erhalten. Diese Informationserhebung ist von der späteren Auswahl einer Person zu unterscheiden. Standardisierte digitale Formulare können dieselben Beteiligungsfragen aufwerfen wie Papierunterlagen. Entscheidend sind Inhalt und Funktion, nicht nur die technische Gestaltung. Ob eine konkrete Abfrage einen Personalfragebogen im gesetzlichen Sinne bildet, ist anhand ihres tatsächlichen Aufbaus und Einsatzzwecks zu prüfen. Eine bloße Umbenennung in Gesprächsleitfaden beantwortet die Frage nicht.
Zustimmung und Konfliktlösung
Nach § 94 Absatz 1 benötigt der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrats. Kommt über den Inhalt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle; ihr Spruch ersetzt die Einigung. Die Prüfung sollte vor dem Einsatz erfolgen und den vollständigen Fragenkatalog erfassen. Änderungen können eine erneute Betrachtung erforderlich machen. Es genügt nicht, nur eine technisch leere Formularvorlage vorzulegen, wenn wesentliche Fragen später dynamisch ergänzt werden. Der tatsächliche Erhebungsinhalt muss nachvollziehbar bleiben.
Persönliche Angaben im Vertragsformular
§ 94 Absatz 2 erstreckt die Regel entsprechend auf persönliche Angaben in schriftlichen Arbeitsverträgen, die allgemein im Betrieb verwendet werden sollen. Diese ausdrückliche Erweiterung verhindert, dass die Beteiligungsfrage allein durch Verlagerung der Erhebung in ein anderes Dokument umgangen wird. Vertragsbedingungen und personenbezogene Angaben sind dabei auseinanderzuhalten. Nicht jede arbeitsvertragliche Regelung wird durch diese Bestimmung zu einem mitbestimmungspflichtigen Fragebogeninhalt. Maßgeblich ist die vom Gesetz erfasste Funktion der persönlichen Angaben.
BAG zur fehlenden Zustimmung
Im Beschluss vom 24. September 2024, 1 ABR 31/23, unterschied das BAG die Mitbestimmung über Fragebögen von der Zustimmung zu einer einzelnen Versetzung. Der Einsatz nicht zuvor gebilligter Instrumente begründet nach dem Leitsatz nicht schon deshalb einen Zustimmungsverweigerungsgrund nach § 99 Absatz 2 Nummer 1 bei der beabsichtigten Versetzung. Das macht den ungenehmigten Fragebogen nicht zulässig. Es zeigt vielmehr, dass der passende Anspruch beziehungsweise Einwand nach seiner eigenen gesetzlichen Grundlage geprüft werden muss.
Beispiel einer internen Bewerbung
Ein Unternehmen verwendet bei internen Bewerbungen ein festes Onlineformular mit Angaben zu Qualifikation, bisherigen Tätigkeiten und weiteren persönlichen Umständen. Vor dessen Verwendung ist die Beteiligung nach § 94 zu prüfen. Zusätzlich muss jede sensible oder für die Stelle fernliegende Frage rechtlich gerechtfertigt sein. Wurde das Formular ohne erforderliche Zustimmung eingesetzt, sollte die Reaktion an diesem Instrument ansetzen. Die spätere Personalmaßnahme lässt sich nicht ohne weitere Voraussetzungen allein durch denselben Vorwurf blockieren.
Abgrenzung zu Beurteilungsgrundsätzen
Der Fragebogen erhebt Angaben; allgemeine Beurteilungsgrundsätze legen fest, nach welchen Maßstäben Leistungen oder Eigenschaften bewertet werden. Auswahlrichtlinien bestimmen wiederum Kriterien personeller Auswahlentscheidungen. Diese Instrumente können technisch verbunden sein, besitzen aber unterschiedliche Funktionen und gesetzliche Anknüpfungspunkte. Ein einziges Softwaremodul kann daher mehrere Beteiligungsfragen auslösen. Die Zustimmung zu einer bloßen Datenmaske bedeutet nicht automatisch die Billigung jeder später daraus erzeugten Bewertung oder Rangfolge.
Dokumentation und Datenbegrenzung
Aufbewahrt werden sollten die freigegebene Fassung, der Zweck jeder Frage und spätere Änderungen. Zugriffe, Speicherfristen und die tatsächliche Nutzung der Antworten bedürfen einer eigenständigen datenschutzrechtlichen Prüfung. Eine Betriebsvereinbarung ist kein Freibrief zur Erhebung beliebiger Privatangaben. Beschäftigte sollten außerdem unterscheiden, ob eine Antwort verlangt, freiwillig angeboten oder für einen bestimmten Zweck ausgewertet wird. Eine nachvollziehbare Zuordnung verhindert, dass Bewerbungsinformationen später ohne erkennbare Grundlage für völlig andere betriebliche Zwecke verwendet werden.