Aufgabenbezug als Voraussetzung
Der Betriebsrat darf erforderliche Unterlagen verlangen, um seine gesetzlichen Aufgaben sachgerecht zu erfüllen. Entgeltlisten können beispielsweise bei der Kontrolle einschlägiger Gesetze oder betrieblicher Entlohnungsgrundsätze eine Rolle spielen. Der konkrete Aufgabenbezug muss erkennbar sein. Ein bloßes allgemeines Interesse an fremden Vergütungen genügt nicht. Ebenso ist zu unterscheiden, ob Einsicht in vorhandene Listen oder erst die Herstellung neuer Auswertungen verlangt wird. Die gesetzliche Informationspflicht besitzt hierfür einen bestimmten Umfang.
Welche Personen dürfen Einblick nehmen?
Das Gesetz benennt für dieses besondere Einblicksrecht den Betriebsausschuss oder einen nach § 28 gebildeten Ausschuss. Die zuständige Ausübung sollte daher organisatorisch geklärt sein. Kann der kleine Betriebsrat keinen solchen Ausschuss bilden, nehmen der Vorsitzende, sein Stellvertreter oder ein anderes beauftragtes Betriebsratsmitglied das Recht wahr. Ein Informationsanspruch des Betriebsrats ist nicht gleichbedeutend mit freier Weitergabe an sämtliche Beschäftigte. Die erhaltenen Angaben bleiben zweckgebunden für die gesetzliche Arbeit zu behandeln. Wer sie außerhalb dieses Rahmens verwendet oder offenlegt, kann andere rechtliche Grenzen verletzen. Zuständigkeit und sachgerechter Umgang sind getrennt zu beachten.
BAG zu nicht anonymisierten Listen
Im Beschluss vom 7. Mai 2019, 1 ABR 53/17, entschied das BAG, dass das Einblicksrecht nicht auf anonymisierte Bruttoentgeltlisten beschränkt ist. Datenschutzrechtliche Belange schließen den gesetzlich begründeten Einblick nicht pauschal aus. Die Entscheidung ist jedoch kein allgemeiner Freibrief zur Verbreitung namentlicher Gehaltsangaben. Sie betrifft die erforderliche Einsicht durch das dafür zuständige Gremium. Zweck, Umfang und Handhabung des konkreten Informationszugangs bleiben rechtlich maßgeblich.
Vorhandene Unterlagen statt Neuerstellung
Das BAG stellte in derselben Entscheidung heraus, dass sich das besondere Recht auf Unterlagen bezieht, die der Arbeitgeber zumindest als elektronische Datei tatsächlich besitzt. Eine Pflicht, bislang nicht vorhandene Listen erst für diesen Anspruch zu erzeugen, folgt daraus nicht. Das bedeutet nicht, dass jede andere Auskunftspflicht entfällt. Die konkrete Forderung muss deshalb genau bezeichnen, ob Einblick in vorhandene Daten oder eine zusätzliche Berechnung verlangt wird. Unterschiedliche Begehren benötigen jeweils eine passende Grundlage.
Beispiel einer Entgeltkontrolle
Der Betriebsausschuss möchte nachvollziehen, ob bestehende Zulagenregeln gleichmäßig angewendet werden. Der Arbeitgeber verfügt über namentliche Bruttoentgeltlisten mit entsprechenden Bestandteilen. Bei Aufgabenbezug der vorhandenen Liste ist die namentliche Fassung einsehbar; ein gesonderter Bedarf gerade für Namen und Vornamen muss nicht begründet werden. Fordert das Gremium zusätzlich eine völlig neue statistische Sonderauswertung, ist deren Grundlage gesondert zu prüfen. Die berechtigte Kontrolle vorhandener Listen darf nicht unbemerkt in einen unbegrenzten Datenanalyseauftrag umgedeutet werden.
Abgrenzung zu individuellen Auskunftsrechten
Ein Arbeitnehmer kann unter anderen Voraussetzungen eigene Entgelt- oder Datenschutzrechte besitzen. Diese sind nicht identisch mit dem kollektiven Einblicksrecht nach dem BetrVG. Eine persönliche Gehaltsbeschwerde verschafft deshalb nicht automatisch Zugang zu jeder Liste. Ebenso wenig ersetzt ein dem Betriebsrat gewährter Einblick die Information des einzelnen Beschäftigten über seine eigenen Ansprüche. Zweck und berechtigter Personenkreis sind getrennt festzustellen. Dieselben Daten können damit unterschiedliche rechtliche Informationsfragen auslösen.
Praktische Gestaltung des Zugangs
Sinnvoll sind eine präzise Benennung der vorhandenen Listen, des relevanten Zeitraums und des gesetzlichen Prüfzwecks. Der Zugriff sollte durch das zuständige Gremium erfolgen und auf den benötigten Umfang beschränkt bleiben. Technische Form, sichere Bereitstellung und Umgang mit Notizen oder Auswertungen müssen sachgerecht geklärt werden. Eine pauschale Datenschutzverweigerung ist ebenso wenig ausreichend wie die Forderung nach beliebiger Weiterverwendung. Entscheidend bleibt ein funktionsgerechter Zugang für die konkrete betriebsverfassungsrechtliche Aufgabe.