Wer darf eine Sitzung einberufen?
Nach der konstituierenden Sitzung beruft grundsätzlich der Vorsitzende die weiteren Sitzungen ein, legt die Tagesordnung fest und leitet die Verhandlung. Bei Verhinderung ist die gesetzliche Vertretung zu beachten. Ein Viertel der Mitglieder oder der Arbeitgeber können die Einberufung mit einem bestimmten Gegenstand verlangen. Diese Antragsrechte bedeuten jedoch nicht, dass jede beliebige Person selbst eine wirksame Betriebsratssitzung veranstalten darf. Die Zuständigkeit für Einladung und Leitung ist von der sachlichen Dringlichkeit zu unterscheiden.
Rechtzeitige Ladung und Vertretung
Die Mitglieder sind rechtzeitig unter Mitteilung der Tagesordnung zu laden. Bei Verhinderung muss der Vorsitzende das zuständige Ersatzmitglied berücksichtigen. Auch andere gesetzlich teilnahmeberechtigte Vertretungen sind entsprechend ihrer Rechte einzuladen. Eine starre allgemeine Tagesfrist enthält § 29 nicht. Die erforderliche Vorbereitungszeit richtet sich nach den Umständen. Umfangreiche oder schwierige Themen können eine andere Vorbereitung verlangen als ein eng begrenzter, bereits bekannter Regelungsgegenstand. Eine Geschäftsordnung kann zusätzliche Vorgaben enthalten.
BAG zu unzuständiger Einberufung
Im Beschluss vom 28. Juli 2020, 1 ABR 5/19, behandelte das BAG eine Sitzung, zu der ein anderes Mitglied bei Abwesenheit von Vorsitzendem und Stellvertreter eingeladen hatte. Es unterschied diesen Fehler von einer lediglich fehlenden Tagesordnung. Die Einstimmigkeit nur der beschlussfähig Erschienenen reichte für dessen Heilung nicht. Die übrigen Mitglieder mussten mit einem verbindlich entscheidenden Treffen dieser Art nicht rechnen. Der Fall zeigt die eigenständige Bedeutung einer zuständigen Einberufung.
Zeitpunkt und Nichtöffentlichkeit
Sitzungen finden in der Regel während der Arbeitszeit statt. Betriebliche Notwendigkeiten müssen bei ihrer Ansetzung berücksichtigt werden; der Arbeitgeber ist vorher über den Zeitpunkt zu informieren. Die Nichtöffentlichkeit schützt die freie Beratung. Daraus folgt kein allgemeines Teilnahmerecht aller Beschäftigten oder der Geschäftsleitung. Gesetzliche Beteiligungs- und Einladungsrechte sind gesondert zu beachten. Ein zulässiger Gast darf zudem nicht allein wegen seiner Anwesenheit an Abstimmungen teilnehmen, die den stimmberechtigten Gremienmitgliedern vorbehalten sind.
Video und Telefon sind an Voraussetzungen gebunden
§ 30 verlangt für die Teilnahme per Video oder Telefon entsprechende Regeln in der Geschäftsordnung unter Sicherung des Vorrangs der Präsenzsitzung. Es darf nicht mindestens ein Viertel der Mitglieder innerhalb der gesetzten Frist widersprechen. Außerdem muss ausgeschlossen sein, dass Dritte den Inhalt erfahren. Eine Aufzeichnung ist verboten. Wird zusätzlich eine Fernteilnahme angeboten, gilt auch die Teilnahme vor Ort als erforderlich. Die verfügbare Technik ersetzt diese rechtlichen Voraussetzungen nicht.
Beispiel einer hybriden Sitzung
Der Betriebsrat plant eine Präsenzsitzung und bietet nach seiner Geschäftsordnung zusätzlich geschützte Videoteilnahme an. Die Widerspruchsregel wird eingehalten und die Vertraulichkeit an allen Orten sichergestellt. Die Teilnahme eines Mitglieds im Sitzungsraum wird nicht allein deshalb unnötig, weil eine Videoverbindung besteht. Fällt die Verbindung während einer Abstimmung aus, müssen tatsächliche Teilnahme und Beschlussfähigkeit erneut betrachtet werden. Eine zuvor bestehende Verbindung belegt nicht automatisch eine lückenlose Teilnahme am gesamten Entscheidungsprozess.
Ablauf und Nachweis zusammenführen
Einladung, Tagesordnung, Verhinderungsmitteilungen und Teilnahme sollten organisatorisch zuverlässig zusammenpassen. Über die Verhandlung ist eine Niederschrift zu führen. Für Fernteilnehmende verlangt § 34 eine Teilnahmebestätigung in Textform. Bei einer Störung muss geklärt werden, welcher Teil der Sitzung betroffen war und ob eine wirksame Entscheidung noch möglich blieb. Ein sachgerechter Ablauf schafft die Grundlage für gültige Beschlüsse; er ersetzt nicht die jeweils erforderliche inhaltliche Zuständigkeit des Betriebsrats.