Bedarf des einzelnen Gremiums
Die Auswahl muss sich an den Aufgaben und vorhandenen Kenntnissen orientieren. Grundlegendes betriebsverfassungsrechtliches Wissen ist anders einzuordnen als eine Spezialveranstaltung zu einem Thema, das im Betrieb keine erkennbare Rolle spielt. Zu berücksichtigen sind auch Funktion, Vorwissen und vorgesehene Aufgaben des entsandten Mitglieds. Eine Schulung kann daher für eine neu nachgerückte Person erforderlich sein, während ein langjährig sachkundiges Mitglied denselben Wissensbedarf nicht ohne Weiteres erneut geltend machen kann.
Wer entscheidet über die Entsendung?
Die Entscheidung trifft der Betriebsrat auf einer tragfähigen Beschlussgrundlage. Dabei muss er die betrieblichen Notwendigkeiten bei der zeitlichen Lage berücksichtigen und die Teilnahme rechtzeitig bekanntgeben. Das Gesetz eröffnet für einen Streit über die Berücksichtigung dieser Notwendigkeiten einen besonderen Weg über die Einigungsstelle. Kosten und sachliche Erforderlichkeit sind von dieser Terminfrage zu unterscheiden. Eine spontane private Seminarbuchung eines Mitglieds ersetzt deshalb nicht die erforderliche betriebliche Entscheidungsgrundlage.
Präsenzseminar oder Webinar?
Im Beschluss vom 7. Februar 2024, 7 ABR 8/23, bestätigte das BAG einen Beurteilungsspielraum auch hinsichtlich des Schulungsformats. Der Fall betraf eine tariflich errichtete Personalvertretung im Luftverkehr, für deren Schulung die Regeln des BetrVG galten. Der Arbeitgeber konnte sie unter den beurteilten Umständen nicht allein aus Kostengründen auf ein Webinar verweisen. Die Entscheidung ist jedoch keine pauschale Freigabe jedes beliebigen Schulungsorts oder jeder zusätzlichen Reiseausgabe.
Welche Kosten können erforderlich sein?
Neben Seminargebühren können notwendige Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten zu tragen sein. Das hängt von der rechtmäßigen Auswahl und den konkreten Umständen ab. Inhalt, Dauer, erreichbare Alternativen und tatsächlicher Aufwand sind nachvollziehbar zu vergleichen. Ein kostengünstigeres Angebot muss nicht in jeder Hinsicht gleichwertig sein; eine bloße persönliche Vorliebe rechtfertigt umgekehrt nicht jeden Mehrpreis. Der Beschluss sollte erkennen lassen, warum gerade die gewählte Veranstaltung den erforderlichen Kenntnisbedarf sachgerecht deckt.
Beispiel eines neu gewählten Mitglieds
Ein erstmals gewähltes Mitglied benötigt Grundlagenwissen für laufende Beteiligungsfragen. Das Gremium vergleicht zeitnah erreichbare Seminare und entscheidet sich nach Inhalt und Vermittlungsform für eine Präsenzveranstaltung. Der Arbeitgeber weist nur auf ein günstigeres Onlineformat hin. Nun sind Erforderlichkeit und Beurteilungsspielraum konkret zu prüfen. Nicht allein der Preis entscheidet. Ebenso wenig darf der Betriebsrat ohne Begründung ein weit entferntes Seminar wählen, wenn eine inhaltlich und zeitlich passende vergleichbare Alternative vorliegt.
Zwei gesetzliche Schulungswege unterscheiden
§ 37 Absatz 7 regelt daneben einen zeitlich begrenzten Anspruch auf bezahlte Freistellung für behördlich als geeignet anerkannte Veranstaltungen. Diese besondere Regelung ist von der erforderlichen Kenntnisvermittlung nach Absatz 6 zu unterscheiden. Aus der Anerkennung folgt nicht automatisch dieselbe Kostenfolge für jede Veranstaltung. Umgekehrt besteht für erforderliche Schulungen nicht einfach eine pauschale Dreiwochenobergrenze aus Absatz 7. Rechtsgrundlage, Freistellung und Kostentragung sollten daher getrennt benannt und geprüft werden.
Was sollte dokumentiert werden?
Zur Unterlage gehören Programm, Lernziele, Vorwissen, Aufgabenbezug, Termin, Teilnehmer und ein Vergleich nachvollziehbarer Alternativen. Der Beschluss und die rechtzeitige Information an den Arbeitgeber sollten auffindbar sein. Bei Reiseaufwand ist zu erklären, weshalb Übernachtung oder gewählte Anreise erforderlich sind. Eine sachliche Dokumentation erleichtert die Entscheidung, ohne den gesetzlichen Spielraum auf die billigste denkbare Lösung zu reduzieren. Nachträgliche allgemeine Hinweise auf interessante Seminarinhalte ersetzen die vorherige konkrete Bedarfsprüfung nicht.