Beratung und Abstimmung im zuständigen Gremium
Zunächst muss der Betriebsrat für die betreffende Angelegenheit zuständig sein. Seine Mitglieder müssen Gelegenheit erhalten, sich sachgerecht vorzubereiten und an der Willensbildung mitzuwirken. Die Einladung erfolgt grundsätzlich rechtzeitig unter Mitteilung der Tagesordnung. Für verhinderte Mitglieder sind die gesetzlich zuständigen Ersatzmitglieder zu berücksichtigen. Eine informelle Verständigung einzelner Personen ist deshalb nicht ohne Weiteres mit einer ordnungsgemäßen Gremienentscheidung gleichzusetzen. Auch ein sachlich vernünftiges Ergebnis kann auf einem fehlerhaften Verfahren beruhen.
Welche Mehrheit ist erforderlich?
Soweit das Gesetz keine andere Regel vorgibt, entscheidet die Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt. Mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder muss an der Beschlussfassung teilnehmen. Gesetzlich zulässige Teilnahme per Video- oder Telefonkonferenz zählt als Anwesenheit. Für bestimmte Entscheidungen verlangt das Gesetz eine andere Mehrheit, beispielsweise für die Geschäftsordnung die Mehrheit der Stimmen aller Mitglieder. Die konkrete gesetzliche Grundlage muss daher vor der Abstimmung feststehen.
BAG zur fehlenden Tagesordnung
Nach dem Beschluss vom 15. April 2014, 1 ABR 2/13 (B), kann eine wegen fehlender Tagesordnung fehlerhafte Ladung unter bestimmten Voraussetzungen geheilt werden. Erforderlich sind im Übrigen ordnungsgemäß geladene Mitglieder und Ersatzmitglieder, Beschlussfähigkeit und die einstimmige Entscheidung der Anwesenden, den betreffenden Gegenstand zu beraten und darüber abzustimmen. Die Anwesenheit sämtlicher Mitglieder ist dafür nicht erforderlich. Daraus folgt keine pauschale Heilungsmöglichkeit für jeden denkbaren Einladungsfehler.
Vorsitz und Vertretung nach außen
Der Vorsitzende organisiert Sitzungen und vertritt das Gremium im gesetzlichen Rahmen. Er besitzt dadurch keine allgemeine Befugnis, notwendige Beschlüsse durch seine eigene Einschätzung zu ersetzen. Das BAG stellte am 8. Februar 2022, 1 AZR 233/21, klar, dass seine Erklärung zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung ohne Gremienbeschluss nicht über eine Anscheinsvollmacht zugerechnet werden kann. Die Verlässlichkeit einer Vereinbarung verlangt daher auch die Prüfung der tatsächlichen Beschlussgrundlage.
Beispiel einer kurzfristigen Erweiterung
Ein ordnungsgemäß geladener und beschlussfähiger Betriebsrat möchte einen nicht angekündigten Regelungsgegenstand zusätzlich behandeln. Sämtliche Anwesenden stimmen der Ergänzung und anschließenden Beratung zu. Unter den vom BAG beschriebenen Voraussetzungen kann der Tagesordnungsmangel überwunden werden. Widerspricht dagegen ein Mitglied, genügt die bloße Mehrheit für die Ergänzung nicht. Die Schutzfunktion besteht gerade darin, niemanden zu einer unvorbereiteten Sachentscheidung zu drängen. Die spätere Abstimmung über die Sache ist davon zu unterscheiden.
Beschluss und Niederschrift trennen
§ 34 verlangt eine Sitzungsniederschrift mit Mindestangaben zur Beschlussfassung. Das Protokoll dokumentiert den gefassten Willen und besitzt erheblichen Beweiswert. Es kann jedoch keine Abstimmung nachträglich erfinden, die tatsächlich nicht stattgefunden hat. Ebenso bedeutet ein Dokumentationsfehler nicht ohne weitere Prüfung, dass jeder Beschluss automatisch unwirksam wäre. Besondere gesetzliche Schriftformerfordernisse sind gesondert zu beachten. Entscheidend sind tatsächlicher Ablauf, anwendbare Form und der konkrete Fehler.
Entscheidung rechtssicher festhalten
Vor der Abstimmung sollten Gegenstand, Zuständigkeit, Teilnehmerkreis und erforderliche Mehrheit geklärt sein. Der Beschlusstext muss erkennen lassen, was entschieden wurde. Stimmenverhältnis und Teilnahme sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Bei bestehenden Zweifeln kann eine erneute ordnungsgemäße Befassung sinnvoll sein; ihre rechtliche Wirkung ist anhand des konkreten Vorgangs zu beurteilen. Eine allgemeine Rückdatierung beseitigt frühere Mängel nicht. Der Nachweis muss zum wirklichen Willensbildungsprozess passen.