Was muss eine Abmahnung erkennen lassen?
Der Arbeitgeber muss das beanstandete Verhalten so konkret beschreiben, dass der Beschäftigte erkennen kann, was ihm vorgeworfen wird. Allgemeine Unzufriedenheit ersetzt keine nachvollziehbare Beschreibung. Daneben muss deutlich werden, welche Vertragspflicht betroffen ist und dass bei einer Wiederholung Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis drohen. Das BAG verlangt eine hinreichende Bestimmtheit und überprüft die rechtliche Bewertung des Vorwurfs (BAG, Urteil vom 15.06.2021 – 9 AZR 413/19, Rn. 17–19). Für die Prüfung sind daher der genaue Wortlaut und die zugrunde liegenden Arbeitsanweisungen entscheidend.
Wann kommt eine Entfernung aus der Personalakte in Betracht?
Eine unberechtigte Abmahnung kann in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB aus der Personalakte zu entfernen sein. Das betrifft insbesondere unbestimmte Vorwürfe, falsche Tatsachen, fehlerhafte rechtliche Bewertungen und unverhältnismäßige Beanstandungen. Diese Fallgruppen bestätigt das BAG im Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 13. Ob eine konkrete Abmahnung darunter fällt, lässt sich deshalb nicht allein aus ihrer Überschrift oder ihrer scharfen Formulierung ableiten.
Was zeigt die Rechtsprechung?
Im Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11 hat das BAG klargestellt: Eine ursprünglich berechtigte Abmahnung muss nicht schon deshalb entfernt werden, weil längere Zeit kein weiterer Vorfall aufgetreten ist. Sie muss für das Arbeitsverhältnis unter sämtlichen rechtlichen Gesichtspunkten bedeutungslos geworden sein. Neben der Warnung kann ein berechtigtes Dokumentationsinteresse fortbestehen. Eine allgemeine feste Löschfrist lässt sich aus diesem Urteil daher nicht ableiten.
Wie lässt sich eine Abmahnung sachlich prüfen?
Für eine geordnete Prüfung empfiehlt es sich, den behaupteten Vorfall, die einschlägige Pflicht und vorhandene Nachweise getrennt festzuhalten. Dazu können Arbeitsanweisungen, Dienstpläne, E-Mails oder benennbare Zeugen gehören. Eine eigene zeitnahe Gedächtnisnotiz hilft, den Ablauf nachvollziehbar zu sichern. Sie ersetzt allerdings keinen Beweis für die Richtigkeit der eigenen Darstellung. Wer auf die Abmahnung antwortet, sollte überprüfbare Tatsachen benennen und Vermutungen oder persönliche Angriffe vermeiden.
Gegendarstellung und Kündigungsschutz auseinanderhalten
Nach § 83 Abs. 2 BetrVG sind Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt seiner Personalakte auf Verlangen beizufügen. Eine solche Gegendarstellung ist von einem Anspruch auf Entfernung zu unterscheiden. Ebenso sind Bestand und Bedeutung einer Abmahnung verschiedene Fragen: Selbst wenn sie in der Akte bleibt, muss ihre Warnwirkung in einem späteren Kündigungsrechtsstreit gesondert beurteilt werden (BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, Rn. 22). Praktisch sollte deshalb sowohl der aktuelle Akteninhalt als auch ein möglicher Zusammenhang mit weiteren Maßnahmen geprüft werden.