Beschluss (EU) 2022/640 der Kommission vom 7. April 2022 mit Durchführungsbestimmungen zu den Rollen und Zuständigkeiten der wichtigsten Sicherheitsakteure

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lle Liste aller Bediensteten, die unbegleitet Zugang dazu haben. (3) Der LSO führt ein Register der Schlüssel für Sicherheitskästen und Tresorräume, einschließlich der Bediensteten, denen sie zugewiesen sind. Für jeden ausgegebenen Schlüssel wird eine Bestätigung aufbewahrt, einschließlich der Identifikationsnummer des Schlüssels, des Empfängers, des Datums und der Uhrzeit. (4) Schlüssel und Kombinationen werden nur Bediensteten ausgehändigt, die Kenntnis von Verschlusssachen haben müssen und denen die entsprechende Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS erteilt wurde. Der LSO muss jeden Schlüssel zurückverlangen, wenn diese Bedingungen nicht mehr erfüllt sind. (5) Der LSO bewahrt Ersatzschlüssel sowie eine schriftliche Aufzeichnung der einzelnen Kombinationen in einzelnen versiegelten, undurchsichtigen, unterzeichneten und datierten Umschlägen auf, die von dem für die Schlüssel verantwortlichen Bediensteten zur Verfügung zu stellen sind. Diese Umschläge werden in einem Sicherheitskasten verwahrt, der für das Material mit dem höchsten Geheimhaltungsgrad, das im entsprechenden Behälter oder Tresorraum verwahrt wird, zugelassen ist. (6) Wird bei einer Kombinationsänderung oder einem Schlüsselwechsel im Rahmen der Rotation festgestellt, dass ein Umschlag Spuren einer Manipulation oder Beschädigung aufweist, so behandelt der LSO dies als Sicherheitsvorfall und informiert die Sicherheitsstelle der Kommission unverzüglich hierüber. (7) Änderungen der Kombinationseinstellungen von Sicherheitskästen in besonders geschützten Bereichen sind unter Aufsicht des LSO vorzunehmen. Kombinationen werden mindestens alle zwölf Monate und immer dann zurückgesetzt, wenn a) ein neuer Kasten in Empfang genommen oder ein neues Schloss installiert wird (insbesondere sind die Standardkombinationen unverzüglich zu ändern); b) eine Kompromittierung vermutet wird oder erfolgt ist; c) eine Person, die eine Kombination besitzt, keinen Zugang mehr benötigt. (8) Der LSO führt Aufzeichnungen über das jeweilige Datum der Kombinationsänderungen gemäß Absatz 7. Artikel 14 Notfallpläne für die Evakuierung und Vernichtung von EU-VS (1) Der LSO unterstützt den Dienststellenleiter bei der Erstellung von Notfallplänen für die Evakuierung und Vernichtung von EU-VS; die Grundlage hierfür bieten die Leitlinien der HR.DS. (2) Der LSO stellt sicher, dass die gesamte für die Durchführung der in Absatz 1 genannten Pläne erforderliche Ausrüstung leicht zugänglich und stets betriebsbereit ist. (3) Der LSO überprüft zusammen mit den in den Plänen nach Absatz 1 genannten Beamten mindestens alle zwölf Monate den Stand der Pläne und ergreift die zu ihrer Aktualisierung erforderlichen Maßnahmen. Artikel 15 Sicherheitsermächtigungen (1) Der LSO führt Aufzeichnungen über alle Dienstposten innerhalb der Dienststelle, für die eine Sicherheitsermächtigung der Kommission erforderlich ist, sowie über das Personal, das diese Dienstposten innehat. Im Zuge des Einstellungsverfahrens ist in der Stellenausschreibung anzugeben, dass eine Sicherheitsermächtigung erforderlich ist; ferner ist der Bewerber beim Bewerbungsgespräch darauf hinzuweisen. (2) Der LSO überwacht alle Anträge auf Erteilung von Sicherheitsermächtigungen für den Zugang zu EU-VS. Der LSO ist der Ansprechpartner innerhalb der Dienststelle und setzt sich bezüglich der Sicherheitsermächtigungen mit der Sicherheitsstelle der Kommission in Verbindung. (3) Der LSO leitet den Antrag auf Einleitung des Sicherheitsermächtigungsverfahren für den betreffenden Bediensteten ein und stellt sicher, dass dieser den Fragebogen für die nationale Sicherheitsüberprüfung zügig an die Sicherheitsstelle der Kommission zurücksendet. (4) Der LSO stellt sicher, dass die sicherheitsüberprüften Bediensteten der Dienststelle die vorgeschriebene EU-VS-Unterweisung absolvieren, um ihre Sicherheitsermächtigung zu erhalten. (5) Der LSO steht mit der Personalabteilung der Dienststelle hinsichtlich aller Änderungen in Bezug auf Dienstposten, für die eine Sicherheitsermächtigung erforderlich ist, in regelmäßigem Kontakt, und unterrichtet die Sicherheitsstelle der Kommission unverzüglich über diese Änderungen. (6) Der LSO unterrichtet die Sicherheitsstelle der Kommission, wenn ein neuer Mitarbeiter mit gültiger Sicherheitsüberprüfung einen Dienstposten antritt, für den eine Sicherheitsermächtigung erforderlich ist. (7) Der LSO stellt sicher, dass die Mitarbeiter der Dienststelle das Verfahren zur Erneuerung einer Sicherheitsüberprüfung innerhalb der vorgeschriebenen Frist abschließen. Jeder Bedienstete, der sich weigert, das Verfahren zu durchlaufen, wird auf einen Dienstposten versetzt, für den keine Sicherheitsermächtigung erforderlich ist. Artikel 16 EU-VS-Registratur (1) Unterhält eine Dienststelle eine EU-VS-Registratur, so überwacht der LSO die Tätigkeiten der RCO bezüglich der Bearbeitung von EU-VS und der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-VS. (2) Der LSO führt mindestens alle zwölf Monate sowie bei einem Wechsel des RCO oder stellvertretenden RCO folgende Überprüfungen durch: a) Überprüfung einer Stichprobe von Dokumenten in der EU-VS-Registratur zur Bestätigung ihres Status und der Korrektheit des Verschlusssachenregisters; b) Überprüfung einer Stichprobe von Empfangs- und Übermittlungsbestätigungen für die Übermittlung von EU-VS an die und aus der EU-VS-Registratur; c) Überprüfung einer Stichprobe von Vernichtungsbescheinigungen. (3) Der LSO überprüft mindestens einmal pro Monat stichprobenartig das Verschlusssachenregister sowie kürzlich eingegangene Verschlusssachen, um sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß registriert werden. (4) Alle Überprüfungen werden im Verzeichnis des Verschlusssachenregisters protokolliert. Artikel 17 Sonstige Sicherheitsaufgaben Die sonstigen Sicherheitsaufgaben des LSO werden in einem Sicherheitsvermerk speziell zu den Aspekten physische Sicherheit von Personen, Räumlichkeiten und andere Vermögenswerte sowie Informationen dargelegt. KAPITEL 5 Registraturkontrollbeauftragter Artikel 18 Ernennung des Registraturkontrollbeauftragten (Registry Control Officer — RCO) (1) Der RCO sowie stellvertretende RCO sind Beamte oder Bedienstete auf Zeit. (2) Alle RCO sowie stellvertretenden RCO müssen im Besitz einer gültigen Sicherheitsermächtigung für den Zugang zu EU-VS bis zum Geheimhaltungsgrad „SECRET UE/EU SECRET“ und erforderlichenfalls bis zum Geheimhaltungsgrad „TRES SECRET UE/EU TOP SECRET“ sein. Der RCO und der stellvertretende RCO müssen die Sicherheitsermächtigung vor ihrer Ernennung erlangen. (3) Die Vertretungen der Kommission können die Sicherheitsstelle der Kommission ersuchen, eine Ausnahme von den Anforderungen der Absätze 1 und 2 zu gewähren. Artikel 19 Zuständigkeiten (1) RCO registrieren Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher zu Sicherheitszwecken, a) wenn sie in einer Dienststelle der Kommission eingehen oder diese verlassen oder b) wenn sie in einem Kommunikations- und Informationssystem eingehen oder dieses verlassen. (2) RCO registrieren alle Ereignisse im Lebenszyklus aller Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher. RCO stellen ferner sicher, dass über alle als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ oder gleichwertig eingestuften Verschlusssachen, die mit Drittländern und internationalen Organisationen ausgetauscht werden, Aufzeichnungen geführt werden. Dies erfolgt in Abstimmung mit der vom Generalsekretariat verwalteten EU-VS-Registratur. (3) Der RCO registriert Dokumente des Geheimhaltungsgrades „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher im Verschlusssachenregister und sorgt dafür, dass sie sicher in der EU-VS-Registratur aufbewahrt werden. (4) Der RCO unterstützt die Bediensteten der Kommission bei der Erstellung und Übermittlung von als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestuften Verschlusssachen. (5) Gehen als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher eingestufte Dokumente von anderen Dienststellen oder externen Parteien ein, so stellt der RCO sicher, dass die Empfangsbestätigung ordnungsgemäß an den Herausgeber zurückgesandt wird. (6) Bevor einem Bediensteten der Zugang zu einer in der EU-VS-Registratur verwahrten Verschlusssache gewährt wird, vergewissert sich der RCO beim LSO, dass der Bedienstete im Besitz einer Sicherheitsermächtigung der Sicherheitsstelle der Kommission ist. (7) Der RCO führt ein Verzeichnis aller Personen, die die EU-VS-Registratur betreten und verlassen und nicht zum unbegleiteten Zugang berechtigt sind, und begleitet diese Personen während der Dauer ihres dortigen Verweilens. (8) Entnimmt ein Bediensteter ein Dokument zur Einsichtnahme aus der EU-VS-Registratur, so stellt der RCO sicher, dass der Betreffende die einschlägigen ausgleichenden Sicherheitsmaßnahmen kennt und das Dokument zurückbringt, sobald es nicht mehr benötigt wird. Der RCO erinnert das Personal daran, solche Dokumente so bald wie möglich zurückzubringen. (9) Die EU-VS-Registratur stellt einen Kurierausweis aus, wenn Verschlusssachen außerhalb des Landes, in dem sich die Registratur befindet, in persönlichem Gewahrsam befördert werden. (10) Detaillierte Anweisungen für RCO bezüglich der Registrierung von Verschlusssachen werden in einem Sicherheitsvermerk festgelegt. Artikel 20 Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades Der RCO unterstützt die herausgebenden Dienststellen beim Verfahren der Überprüfung registrierter EU-VS, um festzustellen, ob der ursprüngliche Geheimhaltungsgrad eines Dokuments noch angemessen ist oder ob er herabgestuft oder aufgehoben werden kann. Artikel 21 Vernichtung (1) Der RCO ist dafür verantwortlich, dass Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ und höher mit geeigneten Mitteln, gegebenenfalls in Anwesenheit von sicherheitsüberprüften Zeugen, vernichtet werden. (2) Der RCO protokolliert jegliche Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher im Verschlusssachenregister und bewahrt die entsprechenden Vernichtungsbescheinigungen in der EU-VS-Registratur auf. Artikel 22 Weitere Aufgaben (1) Der RCO leistet dem LSO jede erforderliche Unterstützung, wenn dieser Aufsichtstätigkeiten in der EU-VS-Registratur ausübt. (2) Der RCO meldet dem LSO alle mutmaßlichen oder tatsächlichen Sicherheitsvorfälle, die dieser wiederum der Sicherheitsstelle der Kommission meldet. (3) Der RCO der EU-VS-Registratur einer Kommissionsdienststelle, die eine vertrauliche Sitzung auf Ebene des Geheimhaltungsgrades „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder höher organisiert, bereitet die während der Sitzung zu behandelnden EU-VS vor und stimmt sich mit dem Organisator ab, um sicherzustellen, dass alle Dokumente und Bescheinigungen im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften behandelt werden. KAPITEL 6 Schlussbestimmungen Artikel 23 Transparenz Dieser Beschluss wird den Bediensteten der Kommission und allen Personen, für die er gilt, zu Kenntnis gebracht und im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Artikel 24 Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Brüssel, den 7. April 2022 Für die Kommission, im Namen der Präsidentin, Gertrud INGESTAD Generaldirektorin Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit (1) ABl. L 72 vom 17.3.2015, S. 41. (2) ABl. L 72 vom 17.3.2015, S. 53. (3) Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission (ABl. L 6 vom 11.1.2017, S. 40). (4) Beschluss C(2016) 2797 final vom 4. Mai 2016 über eine Ermächtigung im Bereich der Sicherheit. (5) Beschluss C(2021) 2684 final vom 13. April 2021 über eine Weiterübertragung von Befugnissen gemäß dem Beschluss C(2016) 2797 der Kommission über eine Ermächtigung im Bereich der Sicherheit.