Beschluss (EU) 2024/3083 der Kommission vom 4. Dezember 2024 zur Festlegung des Kodex für gute Verwaltungspraxis in den Beziehungen der Bediensteten der Europäischen Kommission zur Öffentlichkeit

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Amtsblatt der Europäischen Union DE Reihe L 2024/3083 5.12.2024 BESCHLUSS (EU) 2024/3083 DER KOMMISSION vom 4. Dezember 2024 zur Festlegung des Kodex für gute Verwaltungspraxis in den Beziehungen der Bediensteten der Europäischen Kommission zur Öffentlichkeit DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 249 Absatz 1, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Das Recht auf eine gute Verwaltung ist in Artikel 41 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union verankert und wird vom Gerichtshof der Europäischen Union als allgemeiner Grundsatz des Unionsrechts anerkannt. (2) In Artikel 298 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union heißt es: „Zur Ausübung ihrer Aufgaben stützen sich die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union auf eine offene, effiziente und unabhängige europäische Verwaltung.“ (3) Die Beziehungen zur Öffentlichkeit sind ein wesentlicher Bestandteil des Auftrags der Kommission, dem öffentlichen Interesse zu dienen. Die Kommission ist dem Grundsatz der Dienstleistung und der höchsten berufsethischen Standards verpflichtet. Mit dem Kodex für gute Verwaltungspraxis in den Beziehungen der Bediensteten der Europäischen Kommission zur Öffentlichkeit (im Folgenden „Kodex für gute Verwaltungspraxis“) wird dieser Grundsatz umgesetzt. (4) Der Kodex für gute Verwaltungspraxis trägt dazu bei, dass die Kommissionsbediensteten die Grundsätze der guten Verwaltungspraxis in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit täglich in die Praxis umsetzen. In ihm sind die Grundsätze für die Verwaltungspraxis der Kommissionsbediensteten festgelegt, wie Rechtmäßigkeit, Unabhängigkeit, Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlung, Verhältnismäßigkeit, Kohärenz, Unparteilichkeit, Objektivität und zügige Bearbeitung von Anfragen aus der Öffentlichkeit. (5) Die Kommission hat im Jahr 2000 den Kodex für gute Verwaltungspraxis als Anhang zu ihrer Geschäftsordnung (1) angenommen. (6) Der Kodex für gute Verwaltungspraxis sollte als eigenständiger Beschluss der Kommission angenommen werden, um ihn sichtbarer zu machen und zukünftige Aktualisierungen zu erleichtern. (7) Die Geschäftsordnung der Kommission (2) sieht nun in Artikel 46 bzw. in Artikel 70 vor, dass das Handeln der Bediensteten der Kommission im Einklang mit den Regeln des Kodex für gute Verwaltungspraxis stehen muss und dass der Kodex nicht länger ein Anhang der Geschäftsordnung ist. (8) Der Kodex für gute Verwaltungspraxis sollte aktualisiert werden, um Änderungen im Unionsrecht und in den Kommunikationsmethoden Rechnung zu tragen — HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: Artikel 1 Der im Anhang wiedergegebene Kodex für gute Verwaltungspraxis in den Beziehungen der Bediensteten der Europäischen Kommission zur Öffentlichkeit wird angenommen. Artikel 2 Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Brüssel, den 4. Dezember 2024 Für die Kommission Die Präsidentin Ursula VON DER LEYEN (1) Geschäftsordnung der Kommission K(2000) 3614 vom 29. November 2000 (ABl. L 308 vom 8.12.2000, S. 26, ELI: http://data.europa.eu/eli/proc_rules/2000/3614/oj). (2) Beschluss (EU) 2024/3080 der Kommission vom 4. Dezember 2024 zur Festlegung der Geschäftsordnung der Kommission und zur Änderung des Beschlusses K(2000) 3614 (ABl. L, 2024/3080, 5.12.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2024/3080/oj). ANHANG KODEX FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAXIS IN DEN BEZIEHUNGEN DER BEDIENSTETEN DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION ZUR ÖFFENTLICHKEIT Dienst von hoher Qualität Die Kommission und ihre Bediensteten haben die Pflicht, dem Interesse der Union und hierdurch auch dem öffentlichen Interesse zu dienen. Die Öffentlichkeit erwartet zu Recht eine offene, zugängliche Verwaltung, die effizient geführt wird und Dienste von hoher Qualität erbringt. Hohe Qualität setzt voraus, dass sich die Kommission und ihre Bediensteten höflich, sachlich und unparteiisch verhalten. Zweck Um ihrer Verpflichtung zu einer guten Verwaltungspraxis nachzukommen – insbesondere im Hinblick auf die Beziehungen mit der Öffentlichkeit –, verpflichtet sich die Kommission, die in diesem Kodex niedergelegten Leitlinien einer guten Verwaltungspraxis zu beachten und sich durch sie in ihrer täglichen Arbeit leiten zu lassen. Geltungsbereich Dieser Kodex ist für das gesamte Personal, auf welches das Statut der Beamten der Europäischen Union (im Folgenden „Statut“) und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (im Folgenden „BBSB“) (1) Anwendung finden, in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit verbindlich. Das nach nationalem Recht beschäftigte Personal, abgeordnete nationale Sachverständige, Praktikanten, Dienstleister und wissenschaftliche Besucher halten sich in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit ebenfalls an diesen Kodex. Die Beziehungen der Kommission zu ihren Bediensteten werden ausschließlich durch das Statut und die BBSB geregelt. 1. Allgemeine Grundsätze guter Verwaltungspraxis Die Kommission beachtet in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit die folgenden Grundsätze: Rechtmäßigkeit Die Kommission richtet sich in ihrem Handeln nach dem Recht und wendet die unionsrechtlichen Vorschriften und Verfahren an. Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlung Die Kommission befolgt den Grundsatz der Nichtdiskriminierung und garantiert insbesondere die Gleichbehandlung der Bürger unabhängig von ihrer Nationalität, Geschlechtszugehörigkeit, ethnischen Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuellen Ausrichtung. Somit muss eine Ungleichbehandlung ähnlicher Fälle durch die Umstände des Einzelfalls hinreichend begründet sein. Verhältnismäßigkeit Die Kommission achtet darauf, dass die Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zu den angestrebten Zielen stehen. Insbesondere trägt sie stets dafür Sorge, dass bei der Anwendung dieses Kodex der angestrebte Nutzen im konkreten Einzelfall nicht mit einem unvertretbaren Verwaltungsaufwand verbunden ist. Kohärenz Die Kommission achtet auf eine kohärente Verwaltungspraxis und wendet die gängigen Verwaltungsverfahren an. Abweichungen hiervon sind entsprechend hinreichend zu begründen. 2. Leitlinien für gute Verwaltungspraxis Objektivität und Unparteilichkeit Bedienstete handeln stets objektiv und unparteiisch sowie im Interesse der Union und zum Wohl der Allgemeinheit. Innerhalb des von der Kommission festgelegten politischen Rahmens entscheiden sie in voller Unabhängigkeit, ohne sich von persönlichen oder nationalen Interessen leiten zu lassen oder politischem Druck nachzugeben. Informationen über Verwaltungsverfahren Ersuchen Bürger um Auskünfte über Verwaltungsverfahren der Kommission, so stellen die Bediensteten sicher, dass diese Auskünfte innerhalb der im jeweiligen Verfahren festgelegten Fristen erteilt werden. 3. Erteilung von Informationen über die Rechte der Beteiligten Anhörung aller unmittelbar Beteiligten Sieht das Unionsrecht die Anhörung Beteiligter vor, so sorgen die Bediensteten dafür, dass ihnen die Möglichkeit zur Äußerung gegeben wird. Begründungspflicht Entscheidungen der Kommission sind zu begründen und den Beteiligten mitzuteilen. Im Allgemeinen sind für alle Entscheidungen Gründe anzugeben. Soweit es nicht möglich ist, eine detaillierte Angabe der Entscheidungsgründe im Einzelfall vorzunehmen, zum Beispiel weil der Kreis derer, die von gleichartigen Entscheidungen betroffen sind, zu groß ist, dürfen Standardantworten erteilt werden. Diese Standardantworten enthalten die wesentlichen Gründe, auf denen die Entscheidung basiert. Darüber hinaus ist Beteiligten auf ausdrückliches Ersuchen eine detaillierte Begründung zu übermitteln. Informationspflicht über Rechtsbehelfsmöglichkeiten Soweit das Unionsrecht dies vorsieht, enthalten bekannt gegebene Entscheidungen Angaben zu deren Anfechtbarkeit; ebenso ist anzugeben, wie die Anfechtung vorgenommen werden kann (Name, Büroanschrift und E-Mail-Adresse der Dienststelle, bei der dieser Rechtsbehelf eingelegt werden kann) und welche Frist zu beachten ist. Gegebenenfalls wird in Entscheidungen auf die Möglichkeit der Einleitung eines Gerichtsverfahrens gemäß Artikel 263 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union und/oder der Anrufung des Europäischen Bürgerbeauftragten gemäß Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union hingewiesen. 4. Behandlung von Anfragen Die Kommission verpflichtet sich, Anfragen von Bürgern in angemessener Weise und umgehend zu beantworten. Anforderung von Dokumenten Der Zugang zu Dokumenten ist in spezifischen Vorschriften (2) geregelt, die im Rahmen dieses Abschnitts uneingeschränkt gelten sollen. Schriftverkehr Für die Zwecke dieses Kodex bezeichnet der Ausdruck „Schriftverkehr“ sowohl Briefe als auch E-Mails, die der Kommission übermittelt werden. Gemäß Artikel 24 und Artikel 20 Absatz 2 Buchstabe d des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union antwortet die Kommission auf den Schriftverkehr in der Originalsprache des Schriftverkehrs, sofern dieser in einer der in Artikel 55 Absatz 1 des Vertrags über die Europäische Union genannten Sprachen abgefasst wurde. Sofern in den besonderen einschlägigen Bestimmungen nichts anderes bestimmt ist, erfolgt eine Antwort auf an die Kommission gerichtete Schreiben innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Schreibens bei der zuständigen Dienststelle. In der Antwort sind die zuständige Dienststelle und die Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme (Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse) anzugeben. Kann ein Schreiben nicht innerhalb von 15 Arbeitstagen beantwortet werden, so gibt die Dienststelle in einem vorläufigen Schreiben einen Zeitpunkt an, an dem mit einer Antwort zu rechnen ist; dies gilt für alle Fälle, in denen eine Kontaktaufnahme mit anderen Dienststellen erforderlich ist oder Übersetzungen vorzunehmen sind. Der Zeitpunkt für die endgültige Beantwortung bestimmt sich nach der relativen Dringlichkeit der Anfrage und der Komplexität der Materie. Erfolgt die Beantwortung durch eine andere als die ursprünglich als Adressat bezeichnete Dienststelle, sind der Name, die Postanschrift und die E-Mail-Adresse der Dienststelle, an die die Anfrage weitergeleitet wurde, anzugeben. Diese Bestimmungen gelten nicht bei Missbrauch, d. h. wenn immer wieder gleichlautende Schreiben, Schreiben mit beleidigendem Inhalt und/oder mit Äußerungen ohne erkennbaren Sinn und Zweck eingehen. In diesen Fällen behält sich die Kommission somit das Recht vor, den Schriftwechsel einzustellen. Telefon Bei der Annahme eines Telefongesprächs hat sich der Bedienstete mit seinem Namen oder der Angabe seiner Dienststelle zu melden. Rückrufe sind so rasch wie möglich vorzunehmen. Auskunftsersuchen zu Fragen, die seinen unmittelbaren Zuständigkeitsbereich betreffen, beantwortet der Bedienstete selbst; ansonsten verweist er den Gesprächspartner an die zuständige Stelle. Erforderlichenfalls konsultiert er seinen Vorgesetzten, bevor er die Informationen übermittelt oder den Gesprächspartner anderweitig verweist. Fällt eine Anfrage in den unmittelbaren Zuständigkeitsbereich des Bediensteten, so prüft er vor der Weitergabe der Information, ob sie der Öffentlichkeit bereits zugänglich gemacht wurde. Wenn nicht, so kann der Bedienstete – gegebenenfalls nach Absprache mit dem Vorgesetzten – davon ausgehen, dass die Information im Interesse der Union nicht verbreitet werden darf. In diesen Fällen sollte er die Gründe hierfür erläutern und gegebenenfalls auf die ihm nach Artikel 17 des Beamtenstatuts auferlegte Schweigepflicht verweisen. Der Bedienstete ersucht den Informationssuchenden gegebenenfalls, die telefonische Anfrage schriftlich zu bestätigen. Anfragen der Medien Für die Beziehungen zu den Medien ist der Sprecherdienst zuständig. Die Beantwortung fachspezifischer Fragen der Medien zu seinem eigenen Zuständigkeitsbereich kann jedoch der Bedienstete übernehmen. 5. Schutz persönlicher Daten und vertraulicher Informationen Die Kommission und ihre Bediensteten beachten insbesondere: — die Vorschriften über den Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten; — Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-Verschlusssachen und nicht als Verschlusssache eingestuften vertraulichen Informationen; — die Verpflichtungen gemäß Artikel 339 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere diejenigen betreffend das Berufsgeheimnis; — die Geheimhaltungsvorschriften im Zusammenhang mit strafrechtlichen Untersuchungen; — die Geheimhaltungspflicht in Angelegenheiten, die im Rahmen der in Artikel 9 und der Anhänge II und III zum Statut genannten verschiedenen Ausschüsse behandelt werden. 6. Beschwerden Europäische Kommission Verstößt ein Bediensteter gegen die in diesem Kodex festgeschriebenen Verhaltensregeln, kann beim Generalsekretariat (3) der Europäischen Kommission Beschwerde dagegen eingelegt werden, das sie an die zuständige Dienststelle weiterleitet. Der Generaldirektor bzw. der Leiter der Dienststelle beantwortet solche Beschwerden innerhalb von zwei Monaten. Der Beschwerdeführer kann sich daraufhin binnen eines Monats an den Generalsekretär der Europäischen Kommission wenden und um eine Überprüfung des Ergebnisses des Beschwerdeverfahrens ersuchen. Der Generalsekretär beantwortet dieses Überprüfungsersuchen innerhalb eines Monats. Europäischer Bürgerbeauftragter Beschwerden können nach Artikel 228 Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union und dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten auch an letzteren gerichtet werden. (1) Verordnung Nr. 31 (EWG) 11 (EAG) über das Statut der Beamten und über die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABl. 45 vom 14.6.1962, S. 1385/62, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2024-01-01). (2) Unter anderem in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj) und den Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L, 2024/3080, 5.12.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2024/3080/oj). (3) Postanschrift: Generalsekretariat der Europäischen Kommission, Unit SG.C.2 „Ethik, gute Verwaltung & Beziehungen zum Europäischen Bürgerbeauftragten“, Rue de la Loi/Wetstraat 200, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË. E-Mail-Adresse: SG-Code-de-bonne-conduite@ec.europa.eu. Online-Beschwerdeformular: https://ec.europa.eu/assets/sg/administrative-conduct/complaints_de/. ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2024/3083/oj ISSN 1977-0642 (electronic edition)