Beschluss (EU) 2021/1093 des Rates vom 28. Juni 2021 zur Festlegung der Durchführungsvorschriften über den Datenschutzbeauftragten des Rates, die Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates und Beschränkungen der Rechte betroffener Personen im Rahmen der Wahrnehmung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten des Rates, und zur Aufhebung des Beschlusses 2004/644/EG des Rates

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5.7.2021 DE Amtsblatt der Europäischen Union L 236/55 BESCHLUSS (EU) 2021/1093 DES RATES vom 28. Juni 2021 zur Festlegung der Durchführungsvorschriften über den Datenschutzbeauftragten des Rates, die Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates und Beschränkungen der Rechte betroffener Personen im Rahmen der Wahrnehmung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten des Rates, und zur Aufhebung des Beschlusses 2004/644/EG des Rates DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 240 Absatz 3, gestützt auf die Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (1), insbesondere auf Artikel 45 Absatz 3, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) In der Verordnung (EU) 2018/1725 sind die Grundsätze und Regelungen festgelegt, die für alle Organe und Einrichtungen der Union gelten; sie sieht vor, dass jedes Organ und jede Einrichtung der Union einen Datenschutzbeauftragten bestellt. (2) Artikel 45 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2018/1725 sieht vor, dass jedes Organ und jede Einrichtung der Union den Datenschutzbeauftragten betreffende Durchführungsbestimmungen (im Folgenden „Durchführungsbestimmungen“) erlässt. Diese Durchführungsvorschriften sollten insbesondere die Aufgaben, Pflichten und Befugnisse des Datenschutzbeauftragten des Rates und des GSR (DSB) betreffen. (3) In den Durchführungsbestimmungen sollten die Verfahren für die Ausübung der Rechte der betroffenen Personen und für die Erfüllung der Pflichten aller einschlägigen Akteure im Rat und im Generalsekretariat des Rates (im Folgenden „GSR“) im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten festgelegt werden. (4) Die Verordnung (EU) 2018/1725 sieht klare Zuständigkeiten der für die Datenverarbeitung Verantwortlichen vor, insbesondere im Zusammenhang mit den Rechten der betroffenen Personen. Mit den Durchführungsbestimmungen sollte sichergestellt werden, dass der Rat und das GSR ihre Aufgaben als Verantwortliche in einheitlicher und transparenter Weise wahrnehmen. Es sollten Vorschriften festgelegt werden, anhand deren bestimmt wird, wer für einen im Namen des Rates oder des GSR durchgeführten Verarbeitungsvorgang verantwortlich ist. In diesem Zusammenhang ist es angezeigt, die Rechtsfigur eines „delegierten Verantwortlichen“ einzuführen, um die Zuständigkeiten der Gremien des GSR, insbesondere bei Einzelentscheidungen über die Rechte betroffener Personen, genau anzugeben. Zudem ist es angezeigt, die Rechtsfigur eines „operativen Verantwortlichen“ einzuführen, der unter der Verantwortung des delegierten Verantwortlichen benannt wird, um die Einhaltung der Vorschriften in der Praxis sicherzustellen und Anträge betroffener Personen im Zusammenhang mit einem Verarbeitungsvorgang zu bearbeiten. Um die Zuständigkeiten im GSR für jede Verarbeitungstätigkeit genau zu beschreiben, sollte der operative Verantwortliche in dem im Register geführten Verzeichnis genau angegeben werden. Die Ernennung eines operativen Verantwortlichen schließt nicht aus, dass in der Praxis eine Anlaufstelle, zum Beispiel in Form einer Funktionsmailbox für Anträge betroffener Personen, eingerichtet wird. (5) In bestimmten Fällen können mehrere Generaldirektionen oder Dienststellen des GSR einen Verarbeitungsvorgang gemeinsam durchführen, um ihren Auftrag zu erfüllen. In solchen Fällen sollten sie sicherstellen, dass interne Regelungen vorhanden sind, nach denen auf transparente Weise ihre jeweiligen Zuständigkeiten nach der Verordnung (EU) 2018/1725 bestimmt werden können, insbesondere im Zusammenhang mit den Rechten der betroffenen Personen, die Meldung an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) und die Führung der Verzeichnisse. (6) Um den delegierten Verantwortlichen die Wahrnehmung ihrer Zuständigkeiten zu erleichtern‚ sollte jede Generaldirektion und jede sonstige Dienststelle des GSR einen Datenschutzkoordinator benennen. Die Datenschutzkoordinatoren sollten die Generaldirektion und die sonstigen Dienststellen in allen Aspekten des Schutzes personenbezogener Daten unterstützen und sich am Netz der Datenschutzkoordinatoren im GSR beteiligen, um eine kohärente Durchführung und Auslegung der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten. (7) Nach Artikel 45 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2018/1725 kann der DSB zusätzliche Leitlinien zur Funktion des Datenschutzkoordinators festlegen. (8) Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 bietet jedem Organ und jeder Einrichtung der Union die Möglichkeit, die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 jener Verordnung sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19 und 20 der genannten Verordnung vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken. (9) In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, dass der DSB die Rechte betroffener Personen beschränkt, um die in Artikel 45 der Verordnung (EU) 2018/1725 festgelegten Überwachungs-, Untersuchungs-, Prüfungs- und Beratungsaufgaben unter Einhaltung der Standards für den Schutz personenbezogener Daten gemäß jener Verordnung wahrzunehmen. Es ist erforderlich, interne Vorschriften anzunehmen, nach denen der DSB die Rechte der betroffenen Personen nach Artikel 25 jener Verordnung beschränken darf (im Folgenden „interne Vorschriften“). (10) Die internen Vorschriften sollten für alle Datenverarbeitungsvorgänge gelten, die der Rat und das GSR in Erfüllung der Überwachungs-, Untersuchungs-, Prüfungs- und Beratungsaufgaben des DSB durchführen. Die internen Vorschriften sollten auch für Verarbeitungsvorgänge gelten, die zu den mit der Untersuchungs- oder Prüfungsfunktion des DSB zusammenhängenden Aufgaben gehören, wie etwa die vom DSB durchgeführten Beschwerdeverfahren. Ferner sollten die internen Vorschriften auf die Überwachung und Beratung durch den DSB Anwendung finden, wenn der DSB außerhalb seiner administrativen Untersuchungen und Prüfungen die Generaldirektionen und Dienststellen des GSR unterstützt und mit ihnen zusammenarbeitet. (11) Es kann erforderlich sein, dass der Rat und das GSR aus den in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Gründen Beschränkungen auf Datenverarbeitungsvorgänge anwendet, die im Rahmen der Überwachungs-, Untersuchungs-, Prüfungs- oder Beratungsaufgaben des DSB durchgeführt werden, wenn das notwendig ist, um die Aufgaben des DSB, damit zusammenhängende Untersuchungen und Verfahren, die Instrumente und Methoden der Untersuchungen und Prüfungen des DSB sowie die Rechte anderer Personen im Zusammenhang mit den Aufgaben des DSB zu schützen. (12) Zur Aufrechterhaltung einer wirksamen Zusammenarbeit kann es notwendig sein, dass der Rat und das GSR die Rechte betroffener Personen unter Umständen beschränken, um Informationen mit personenbezogenen Daten zu schützen, die von anderen Generaldirektionen und Dienststellen des GSR, oder anderen Organen oder Einrichtungen der Union stammen. Zu diesem Zweck sollte der DSB diese Generaldirektionen und Dienststellen oder anderen Organe oder Einrichtungen zu den einschlägigen Gründen für solche Beschränkungen sowie zu deren Erforderlichkeit und Angemessenheit konsultieren. (13) Der DSB und gegebenenfalls die Generaldirektionen und Dienststellen des GSR sollten alle Beschränkungen transparent handhaben und jede Anwendung von Beschränkungen in dem entsprechenden Verzeichnis registrieren. (14) Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 können die Verantwortlichen die Unterrichtung der betroffenen Person über die Gründe für die Anwendung einer Beschränkung zurückstellen oder davon absehen, wenn dadurch der Zweck der Beschränkung in irgendeiner Weise gefährdet würde. Insbesondere bei einer Beschränkung der in den Artikeln 16 und 35 jener Verordnung vorgesehenen Rechte würde die Mitteilung der Beschränkung deren Zweck gefährden. Um sicherzustellen, dass das Recht der betroffenen Person auf Unterrichtung nach jenen Artikeln nur so lange beschränkt wird, wie die Gründe für die Zurückstellung der Unterrichtung bestehen, sollten der DSB oder die Generaldirektionen bzw. Dienststellen des GSR, die die Beschränkung anwenden, ihren Standpunkt regelmäßig überprüfen. (15) Wenn andere Rechte betroffener Personen beschränkt werden, sollte der DSB im Einzelfall prüfen, ob die Mitteilung der Beschränkung deren Zweck gefährden würde. (16) Der DSB sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen nach diesem Beschluss durch andere Generaldirektionen bzw. Dienststellen des GSR vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten. (17) Alle auf der Grundlage dieses Beschlusses angewandten Beschränkungen sollten eine in einer demokratischen Gesellschaft notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellen. (18) Der EDSB wurde nach Artikel 41 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 unterrichtet und konsultiert und hat eine Stellungnahme (2) abgegeben. (19) Die Durchführungsbestimmungen der Verordnung (EU) 2018/1725 berühren nicht die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (3), den Beschluss 2004/338/EG des Rates, Euratom (4), insbesondere dessen Anhang II, den Beschluss 2013/488/EU des Rates (5), insbesondere dessen Anhang Teil II Abschnitt VI, sowie den Beschluss des Generalsekretärs des Rates/Hohen Vertreters für die gemeinsame Außen- und Sicherheitspolitik vom 25. Juni 2001 (6). (20) Der Beschluss 2004/644/EG des Rates (7) enthält Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates. Die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 wurde durch die Verordnung (EU) 2018/1725 mit Wirkung vom 11. Dezember 2019 aufgehoben. Um sicherzustellen, dass nur ein Rechtsakt mit Durchführungsvorschriften gilt, sollte der Beschluss 2004/644/EG aufgehoben werden — HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: ABSCHNITT 1 ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Artikel 1 Gegenstand und Anwendungsbereich (1) Dieser Beschluss legt Vorschriften und Verfahren für die Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 durch den Rat und das GSR sowie weitere Durchführungsvorschriften über den Datenschutzbeauftragten des Rates („DSB“) fest. (2) In diesem Beschluss sind die Vorschriften festgelegt, die der Rat und das GSR im Zusammenhang mit den Überwachungs-, Untersuchungs-, Prüfungs- oder Beratungsaufgaben des DSB befolgen, wenn sie betroffene Personen über die Verarbeitung von deren personenbezogenen Daten nach den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 unterrichten. (3) In diesem Beschluss sind die Voraussetzungen festgelegt, unter denen der Rat und das GSR im Zusammenhang mit den Überwachungs-, Untersuchungs-, Prüfungs- oder Beratungstätigkeiten des DSB die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h jener Verordnung beschränken können. (4) Dieser Beschluss gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Rat und das GSR für die Zwecke der oder im Zusammenhang mit den in Artikel 45 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Aufgaben des DSB. Artikel 2 Verantwortung Für die Zwecke dieses Beschlusses gelten der Rat und das GSR als Verantwortlicher im Sinne des Artikels 3 Nummer 8 der Verordnung (EU) 2018/1725. Artikel 3 Begriffsbestimmungen Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Ausdruck 1. „Datenschutzbeauftragter“ (DSB) die vom Generalsekretär des Rates nach Artikel 43 der Verordnung (EU) 2018/1725 benannte Person; 2. „Aufgaben des DSB“ die in Artikel 45 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Aufgaben; 3. „Personal des GSR“ alle Beamten des GSR sowie jede andere Person, die dem Statut der Beamten der Europäischen Union und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Union, festgelegt durch die Verordnung (EG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 des Rates (8) (im Folgenden „Statut“) unterliegt oder auf der Grundlage eines Vertrags für das GSR arbeitet (namentlich Praktikanten, Berater, Auftragnehmer, von den Mitgliedstaaten abgeordnete Beamte); 4. „delegierter Verantwortlicher“ den Leiter der Generaldirektion oder Dienststelle des GSR, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Namen des Rates oder des GSR in Erfüllung des Auftrags dieser Generaldirektion oder Dienststelle entscheidet; 5. „operativer Verantwortlicher“ den Bediensteten der mittleren oder höheren Führungsebene des GSR, der von dem delegierten Verantwortlichen benannt wurde, um ihn bei den Verarbeitungsvorgängen, für die er zuständig ist, zur Einhaltung der Verordnung (EU) 2018/1725 zu unterstützen und als erste Anlaufstelle für betroffene Personen zu fungieren; 6. „Datenschutzkoordinator“ den Bediensteten des GSR, der in jeder Generaldirektion oder sonstigen Dienststelle des GSR in Absprache mit dem DSB benannt wird, um diese Generaldirektion oder Dienststelle in allen Aspekten des Schutzes personenbezogener Daten zu unterstützen und in enger Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten als ihr Vertreter Datenschutzfragen zu behandeln. ABSCHNITT 2 DER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE Artikel 4 Benennung und Status des DSB (1) Der Generalsekretär des Rates benennt den DSB aus dem Kreis des Personals des GSR und registriert ihn gemäß Artikel 43 der Verordnung (EU) 2018/1725 beim Europäischen Datenschutzbeauftragten („EDSB“). (2) Der DSB wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, sowie auf der Grundlage seiner Fähigkeit zur Erfüllung der in Artikel 45 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Aufgaben. Der DSB verfügt außerdem über solide Kenntnis des GSR, seines Aufbaus sowie seiner Verwaltungsvorschriften und -verfahren. Er wird für die Wahrnehmung seiner Aufgaben von allen sonstigen Aufgaben im GSR freigestellt. (3) Der DSB wird für eine Amtszeit von fünf Jahren benannt und kann wiederbenannt werden. (4) Der DSB und sein Personal sind direkt dem Generalsekretär des Rates unterstellt und erstatten ihm unmittelbar Bericht. (5) Bei der Erfüllung seiner Aufgaben handelt der DSB unabhängig und erhält keinerlei Weisungen vom Generalsekretär des Rates, von den delegierten Verantwortlichen oder von den operativen Verantwortlichen oder von sonstigen Personen zur internen Anwendung der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2018/1725 oder zu seiner Zusammenarbeit mit dem EDSB. (6) Der Rat und das GSR unterstützen den DSB bei der Erfüllung seiner Aufgaben gemäß Artikel 45 der Verordnung (EU) 2018/1725, indem sie die Ressourcen zur Verfügung stellen, die erforderlich sind, um diese Aufgaben zu erfüllen, den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen zu gewähren sowie sein Fachwissen zu erhalten. (7) Der DSB darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht seines Amtes enthoben oder benachteiligt werden. Der DSB darf nur gemäß Artikel 44 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 seines Amtes enthoben werden. Um die Zustimmung des EDSB zu einer solchen Amtsenthebung gemäß jenem Artikel einzuholen, wird der EDSB schriftlich konsultiert. Dem DSB wird eine Kopie dieser Zustimmung übermittelt. (8) Das GSR, insbesondere die delegierten Verantwortlichen und die operativen Verantwortlichen, stellen sicher, dass der Datenschutzbeauftragte ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird. Artikel 5 Aufgaben und Pflichten (1) Der DSB nimmt alle in Artikel 45 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Aufgaben wahr. Hierzu zählen insbesondere a) Sicherstellung der Anwendung und Durchführung der Verordnung (EU) 2018/1725 durch den Rat und das GSR und Überwachung der Einhaltung jener Verordnung und des geltenden Rechtsrahmens für den Schutz personenbezogener Daten; b) Beratung des Generalsekretärs des Rates, der delegierten Verantwortlichen und der operativen Verantwortlichen in Fragen der Anwendung der Datenschutzbestimmungen; c) Beratung und Unterstützung der delegierten Verantwortlichen und der operativen Verantwortlichen bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß den Artikeln 39 und 40 der Verordnung (EU) 2018/1725; d) Sicherstellung, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen durch die Verarbeitungen nicht beeinträchtigt werden; e) Sensibilisierung für den geltenden Rechtsrahmen für den Schutz personenbezogener Daten und Beitrag zur Schaffung einer Kultur des Schutzes personenbezogener Daten im GSR. Der Generalsekretär, die jeweiligen Verantwortlichen, die Personalvertretung sowie jede natürliche Person können den DSB in allen Fragen im Zusammenhang mit der Anwendung oder Durchführung der Verordnung (EU) 2018/1725 zu Rate ziehen, ohne den Dienstweg beschreiten zu müssen. (2) Der DSB führt ein Register der Aufzeichnungen der Verarbeitungstätigkeiten und macht es gemäß Artikel 12 öffentlich zugänglich. (3) Der DSB führt ein internes Register der Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 3 Nummer 16 der Verordnung (EU) 2018/1725. (4) Der DSB berät den delegierten Verantwortlichen auf Anfrage über die Anwendung einer Beschränkung der Anwendung der Artikel 14 bis 22, 35 und 36 sowie des Artikels 4 der Verordnung (EU) 2018/1725. (5) Der DSB organisiert und leitet regelmäßige Treffen der Datenschutzkoordinatoren. (6) Der DSB unterbreitet dem Generalsekretär des Rates einen Jahresbericht über seine Tätigkeit und macht diesen dem Personal zugänglich. (7) Der DSB arbeitet mit den von den anderen Organen und Einrichtungen der Union benannten Datenschutzbeauftragten zusammen und nimmt regelmäßig an Sitzungen teil, die vom EDSB oder von den Datenschutzbeauftragten der anderen Unionsorgane und Einrichtungen einberufen werden, um zu einer guten Zusammenarbeit beizutragen, insbesondere durch den Austausch von Erfahrungen und bewährten Verfahren. (8) Der DSB gilt als delegierter Verantwortlicher für die in Ausübung seiner Aufgaben durchgeführten Verarbeitungsvorgänge. Artikel 6 Befugnisse Bei der Erfüllung seiner Aufgaben und Pflichten a) hat der DSB jederzeit Zugang zu den Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, sowie zu allen Geschäftsräumen, Datenverarbeitungsanlagen und Datenträgern; b) kann der DSB den Juristischen Dienst des Rates um Rechtsgutachten ersuchen; c) kann der DSB die zuständigen Generaldirektionen und Dienststellen des GSR um sonstige Unterstützung ersuchen; d) kann der DSB den Generaldirektionen und Dienststellen des GSR Dossiers zuweisen, damit sie geeignete Folgemaßnahmen treffen; e) kann der DSB auf Antrag oder aus eigener Initiative nach dem Verfahren des Artikels 14 Untersuchungen zu Fragen und Vorkommnissen durchführen, die mit seinen Aufgaben in direktem Zusammenhang stehen; f) kann der DSB dem Generalsekretär des Rates Verwaltungsmaßnahmen vorschlagen und allgemeine Empfehlungen zur sachgemäßen Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 abgeben; g) kann der DSB an das GSR, die delegierten Verantwortlichen und die operativen Verantwortlichen Empfehlungen für eine praktische Verbesserung der Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 richten und unter anderem i) den delegierten Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter auffordern, dem Antrag einer betroffenen Person auf Ausübung ihrer Rechte nach der Verordnung (EU) 2018/1725 stattzugeben; ii) den delegierten Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter warnen, wenn ein Verarbeitungsvorgang gegen die Verordnung (EU) 2018/1725 verstößt‚ und sie auffordern, Verarbeitungsvorgänge gegebenenfalls auf eine bestimmte Weise und innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit der genannten Verordnung in Einklang zu bringen; iii) den delegierten Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter auffordern, den Datenfluss an einen Empfänger in einem Mitgliedstaat, in ein Drittland oder an eine internationale Organisation auszusetzen; iv) den delegierten Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter ersuchen, dem DSB innerhalb einer bestimmten Frist über die infolge der Empfehlungen oder Ratschläge des DSB ergriffenen Maßnahmen Bericht zu erstatten; h) kann der DSB nach vorheriger Zustimmung des Anweisungsbefugten unter Einhaltung der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates (9) Dienstleistungen externer Sachverständiger für Kommunikations- und Informationstechnologien anfordern; i) wird der DSB zu Sitzungen der zuständigen Verwaltungsgremien und Ausschüsse des GSR eingeladen, wenn Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten erörtert werden, und kann relevante Punkte für die Tagesordnung dieser Gremien und Ausschüsse vorschlagen; j) kann der DSB die Anstellungsbehörde des GSR über alle Verstöße von Bediensteten des GSR gegen die Pflichten aus der Verordnung (EU) 2018/1725 unterrichten und vorschlagen, dass eine verwaltungsinterne Untersuchung eingeleitet wird, um festzustellen, ob die Sanktionen nach Artikel 69 jener Verordnung anzuwenden sind; k) ist der DSB in Abstimmung mit den zuständigen Dienststellen des GSR für Erstbeschlüsse über Anträge auf Zugang zu Dokumenten zuständig, die sich gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 im Besitz seiner Dienststelle befinden. ABSCHNITT 3 RECHTE UND PFLICHTEN DER AKTEURE IM BEREICH DES DATENSCHUTZES Artikel 7 Konsultation und Unterrichtung des DSB (1) Die für die Verarbeitung Verantwortlichen beziehen den DSB in die Planung und Erörterung einer Tätigkeit ein, die die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhaltet. Der DSB wird über jeden Verarbeitungsvorgang sowie über wesentliche Änderungen eines bestehenden Verarbeitungsvorgangs unterrichtet. (2) Der DSB wird über Entwürfe interner Vermerke und Beschlüsse des GSR unterrichtet, die sich unmittelbar auf die interne Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 beziehen. (3) Der DSB wird über alle Kontakte zu externen Parteien im Zusammenhang mit der internen Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 und über jede Interaktion mit dem EDSB unterrichtet, insbesondere wenn dieser gemäß den Artikeln 40 und 41 der genannten Verordnung konsultiert oder unterrichtet wird. (4) Der DSB wird zu Entwürfen von Vereinbarungen zwischen gemeinsam Verantwortlichen und zu Entwürfen von Datenschutz-Vertragsklauseln oder anderen Rechtsinstrumenten konsultiert, wenn personenbezogene Daten von einem Auftragsverarbeiter verarbeitet werden. Artikel 8 Delegierte Verantwortliche (1) Delegierte Verantwortliche stellen sicher, dass bei allen ihrer Aufsicht unterliegenden Verarbeitungen die Verordnung (EU) 2018/1725 eingehalten wird. (2) Im Einzelnen a) benennen sie einen operativen Verantwortlichen, der den delegierten Verantwortlichen dabei unterstützt, die Einhaltung der Verordnung (EU) 2018/1725 insbesondere gegenüber den betroffenen Personen zu gewährleisten; b) führen sie Aufzeichnungen der Verarbeitungstätigkeiten, für die sie zuständig sind, und stellen sicher, dass die Aufzeichnungen und die zugehörige Datenschutzerklärung von dem operativen Verantwortlichen an den DSB zur Eintragung in das in Artikel 12 genannte Register übermittelt werden; c) sind sie für die Tätigkeiten von Auftragsverarbeitern und Unterverarbeitern verantwortlich, die personenbezogene Daten in ihrem Namen verarbeiten, und stellen sicher, dass die Verarbeitung durch einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument gemäß Artikel 29 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2018/17