Beschluss (EU) 2021/2121 der Kommission vom 6. Juli 2020 über die Schriftgutverwaltung und Archive

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hnischen Garantien erfüllt bzw. bietet, die in einer gemeinsamen Vereinbarung festgelegt wurden. Artikel 12 Bereitstellung von Daten und Informationen innerhalb der Kommission (1) Daten und Informationen sollten innerhalb der Kommission möglichst weit verbreitet werden, es sei denn der Zugang ist aufgrund rechtlicher Pflichten eingeschränkt. (2) Im Interesse des Informationsaustauschs sorgen die Generaldirektionen und die diesen gleichgestellten Dienststellen dafür, dass ihre Akten soweit zugänglich sind, wie es der sensible Charakter ihres Inhalts zulässt. Artikel 13 Sicherheit und Schutz der Informationen Die Verwaltung von Schriftgut erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Sicherheitsvorschriften der Kommission zum Schutz von Informationen. Zu diesem Zweck werden Schriftgut, Akten, Informationssysteme und Archive einschließlich ihrer Netze und Übertragungswege durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen für die Verwaltung von als Verschlusssache eingestuften Informationen, sensiblen nicht als Verschlusssache eingestuften Informationen und personenbezogenen Daten (18) geschützt. Als Verschlusssache eingestufte Informationen werden nach Maßgabe der geltenden Sicherheitsvorschriften behandelt. KAPITEL III AUFBEWAHRUNG UND HISTORISCHE ARCHIVE Artikel 14 Speicherung und Aufbewahrung (1) Die Speicherung und Aufbewahrung erfolgt unter folgenden Bedingungen: a) Jedes Schriftgut wird in der Form aufbewahrt, in der es erstellt, verschickt oder empfangen wurde, bzw. in einer Form, die die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Inhalts des Schriftguts sowie der begleitenden Metadaten wahrt. b) Der Inhalt des Schriftguts und der begleitenden Metadaten muss während der gesamten Dauer der Speicherung für alle zugangsberechtigten Personen lesbar sein. c) Bei auf elektronischem Weg abgesandtem oder empfangenem Schriftgut gehören alle Informationen, die zur Feststellung seiner Herkunft und Bestimmung erforderlich sind, sowie das Datum und die Uhrzeit der Erfassung und Registrierung zu den Metadaten, die in jedem Fall gespeichert werden müssen. d) Bei elektronischen Verfahren, die von informationstechnischen Systemen gestützt werden, werden die Angaben über die förmlichen Abschnitte des Verfahrens so aufbewahrt, dass diese Abschnitte sowie der Urheber und Beteiligte erkennbar sind. (2) Der Generalsekretär sorgt für die Umsetzung einer Strategie für die digitale Aufbewahrung, um den langfristigen Zugang zu elektronischem Schriftgut auf der Grundlage der in Artikel 15 Absatz 1 genannten Aufbewahrungslisten sicherzustellen. Diese Strategie wird in Zusammenarbeit mit dem Historischen Archiv der Kommission ausgearbeitet und hat sicherzustellen, dass geeignete Prozesse, Werkzeuge und Ressourcen vorhanden sind, um die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Schriftguts sowie seine Zugänglichkeit zu gewährleisten. Artikel 15 Aufbewahrung, Überführung und Vernichtung (1) Die Aufbewahrungsfrist für die verschiedenen Aktenkategorien und in bestimmten Fällen für Schriftgut wird kommissionsweit im Wege rechtlicher Instrumente festgelegt, etwa mittels der gemeinsamen Aufbewahrungsliste oder einer oder mehrerer spezifischer Aufbewahrungslisten, die auf der Grundlage des organisatorischen Kontexts, der bestehenden Rechtsvorschriften und der rechtlichen Pflichten der Kommission erstellt werden. (2) Die Generaldirektionen und die diesen gleichgestellten Dienststellen bewerten das von ihnen verwaltete Schriftgut und die von ihnen verwalteten Akten regelmäßig im Hinblick auf eine etwaige Überführung in das in Artikel 16 genannte Historische Archiv der Kommission oder eine etwaige Vernichtung. Als Nachweis für das Schriftgut bzw. die Akten und dessen bzw. deren Überführung oder Vernichtung wird jeweils ein Metadatensatz über das betreffende Schriftgut bzw. die betreffenden Akten aufbewahrt. (3) In den Geheimhaltungsgrad CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher eingestufte EU-Verschlusssachen werden nicht in das Historische Archiv der Kommission überführt. Artikel 16 Historisches Archiv der Kommission Das Historische Archiv der Kommission nimmt folgende Aufgaben wahr: a) Gewährleistung der Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit von Schriftgut, Akten und Archiven der Kommission, das bzw. die der Kommission übertragen wurden, b) Sicherstellung des materiellen Schutzes und der Unversehrtheit der sich auf das Schriftgut bzw. die Akten beziehenden Metadaten, die von den abgebenden Dienststellen zur Verfügung gestellten werden, c) Bereitstellung von Schriftgut und Akten auf Anfrage an die Generaldirektionen und an diesen gleichgestellte Dienststellen, d) erforderlichenfalls zweite Überprüfung sämtlichen übertragenen Schriftguts bzw. sämtlicher übertragenen Akten und Archive in Zusammenarbeit mit der abgebenden Generaldirektion oder der dieser gleichgestellten Dienststelle oder ihrem Nachfolger, e) Einleitung der Freigabe von als Verschlusssache eingestuften Dokumenten im Sinne der Artikel 3 und 5 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83, f) öffentliche Zugänglichmachung der historischen Archive der Kommission nach Ablauf einer Frist von 30 Jahren, mit Ausnahme von Schriftgut, das unter die Ausnahmen zum Schutz der Privatsphäre und der Unversehrtheit des Einzelnen bzw. betreffend die geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums, fällt, g) Hinterlegung der öffentlich zugänglich gemachten historischen Archive der Kommission im Historischen Archiv der Europäischen Union beim EHI. Artikel 17 Verarbeitung der in den historischen Archiven der Kommission enthaltenen personenbezogenen Daten (1) Soweit es zur Erfüllung der im öffentlichen Interesse liegenden Archivierungszwecke und zur Wahrung der Unversehrtheit der historischen Archive der Kommission erforderlich ist, gelten folgende Ausnahmen nach Artikel 25 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 bezüglich der Rechte der betroffenen Personen, insbesondere in Bezug auf a) das Auskunftsrecht (19), sofern der Antrag der betroffenen Person die Identifizierung bestimmten Schriftguts nicht ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand ermöglicht. Bei der Beurteilung der auf Antrag der betroffenen Person zu ergreifenden Maßnahmen und des erforderlichen Verwaltungsaufwands sind insbesondere die von der betroffenen Person bereitgestellten Informationen sowie Art, Umfang und Größe des potenziell betroffenen Schriftguts zu berücksichtigen; b) das Recht auf Berichtigung (20), insofern die Berichtigung es unmöglich macht, die Unversehrtheit und Authentizität des zur ständigen Aufbewahrung in den historischen Archiven der Kommission ausgewählten Schriftguts zu wahren, unbeschadet der Möglichkeit einer ergänzenden Erklärung oder Anmerkung zu dem betreffenden Schriftgut, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden; c) die Pflicht zur Mitteilung der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten (21), soweit dies sich als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist; d) das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (22), soweit die personenbezogenen Daten in zur ständigen Aufbewahrung in den historischen Archiven der Kommission ausgewähltem Schriftgut enthalten und integraler und unverzichtbarer Bestandteil dieses Schriftguts sind. (2) Die Kommission führt angemessene Garantien ein, um die Einhaltung von Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten. Diese Garantien umfassen technische und organisatorische Maßnahmen, mit denen insbesondere die Achtung des Grundsatzes der Datenminimierung gewährleistet wird. Die Garantien sehen Folgendes vor: a) Welche Akten in die historischen Archive der Kommission überführt werden sollen, wird auf der Grundlage einer Einzelfallprüfung nach Maßgabe der Aufbewahrungslisten der Kommission bestimmt. Alle anderen Akten, einschließlich strukturierter Akten mit personenbezogenen Daten (beispielsweise Personal- oder Gesundheitsakten), werden nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist vernichtet. b) In den Aufbewahrungslisten wird die administrative Vernichtung bestimmter Arten von Schriftgut vor Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Folglich dürfen diese Arten von Schriftgut nicht für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke verarbeitet werden. c) Vor der Verarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke meldet die Generaldirektion oder die dieser gleichgestellte Dienststelle das etwaige Vorhandensein von unter Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 fallendem Schriftgut in den in die historischen Archive der Kommission zu übertragenden Akten. d) Bevor eine Akte der Kommission der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird, überprüft das Historische Archiv der Kommission sie auf das mögliche Vorhandensein von Schriftgut, das unter die in Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 genannten Ausnahmen fällt, unter anderem anhand der in Buchstabe c genannten Kennzeichnung zum Schutz personenbezogener Daten. (3) Die Kommission zeichnet die Gründe für die Anwendung von Ausnahmen gemäß diesem Beschluss auf. Diese Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die den tatsächlichen oder rechtlichen Kontext betreffen, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt. (4) Der Datenschutzbeauftragte der Kommission wird so bald wie möglich über die Anwendung von Ausnahmen von den Rechten der betroffenen Personen gemäß diesem Beschluss unterrichtet. Auf Anfrage erhält der Datenschutzbeauftragte Zugang zu dem entsprechenden Schriftgut und sonstigen Unterlagen, aus denen der faktische oder der rechtliche Kontext hervorgeht. Artikel 18 Hinterlegung der historischen Archive der Kommission beim Europäisches Hochschulinstitut (1) Das Historische Archiv der Kommission gewährt dem Europäischen Hochschulinstitut (EHI) nach Möglichkeit Zugang zu digitalisierten Kopien des auf analogen Trägern aufbewahrten Schriftguts. (2) Das EHI ist die Hauptzugangsstelle zu den historischen Archiven der Kommission, die der Öffentlichkeit zugänglich sind. (3) Das Historische Archiv der Kommission übermittelt dem EHI Beschreibungen der hinterlegten Archive. In Übereinstimmung mit internationalen Standards und zur Vereinfachung des Austauschs von Metadaten fördert die Kommission die Interoperabilität zwischen ihren Archivsystemen und denen des EHI. (4) Das EHI fungiert als Auftragsverarbeiter (23) im Sinne von Artikel 3 der Verordnung (EU) 2018/1725 und unterliegt dabei den Weisungen der Kommission, die wiederum als Verantwortlicher (24) für die personenbezogenen Daten fungiert, die in ihren beim EHI hinterlegten historischen Archiven enthalten sind. Das Historische Archiv der Kommission erteilt im Namen der Kommission die erforderlichen Anweisungen für die Verarbeitung der in den hinterlegten Archiven der Kommission enthaltenen personenbezogenen Daten durch das EHI und überwacht dessen Arbeit. (5) Als Verschlusssache eingestufte Informationen werden nicht beim EHI hinterlegt. KAPITEL IV GOVERNANCE UND UMSETZUNG Artikel 19 Governance auf Ebene der Kommission (1) Jeder Generaldirektor bzw. Dienststellenleiter schafft die organisatorischen, administrativen, materiellen und personellen Voraussetzungen für die praktische Umsetzung dieses Beschlusses und seiner Anwendungsmodalitäten durch seine Dienststellen. (2) Das Generalsekretariat stellt die Anwendung dieses Beschlusses und der einschlägigen Durchführungsbestimmungen sicher. (3) Die Generaldirektion Informatik stellt die technologische Infrastruktur für die Umsetzung dieses Beschlusses bereit. Artikel 20 Netz von Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten (1) Jeder Generaldirektor oder Dienststellenleiter benennt einen Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten, der in seiner Dienststelle ein modernes und leistungsfähiges System zur Schriftgutverwaltung unterhält und die Koordinierung innerhalb seiner Dienststelle, mit dem Generalsekretariat und mit den sonstigen Dienststellen der Kommission sicherstellt. (2) Das Netz von Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten unter dem Vorsitz des Generalsekretariats hat folgende Aufgaben: a) Sicherstellung der ordnungsgemäßen und einheitlichen Anwendung dieses Beschlusses in den Generaldirektionen und den diesen gleichgestellten Dienststellen, b) Behandlung etwaiger bei der Anwendung dieses Beschlusses entstehender Probleme, c) Weiterleitung des Bedarfs der Generaldirektionen und diesen gleichgestellter Dienststellen an Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen. Artikel 21 Information, Schulung und Unterstützung Das Generalsekretariat stellt in enger Zusammenarbeit mit der Generaldirektion Informatik, der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit und dem Historischen Archiv der Kommission Informations-, Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen bereit, die für die erfolgreiche Durchführung dieses Beschlusses in den Generaldirektionen und diesen gleichgestellten Dienststellen notwendig sind. Artikel 22 Durchführungsbestimmungen Der Generalsekretär erstellt die Durchführungsbestimmungen in Abstimmung mit den Generaldirektionen und den diesen gleichgestellten Dienststellen und sorgt für ihre Umsetzung. Die Durchführungsbestimmungen werden regelmäßig aktualisiert, wobei Folgendem Rechnung getragen wird: a) den Entwicklungen in Bezug auf die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie den Ergebnissen der akademischen und wissenschaftlichen Forschung, einschließlich der Entwicklung einschlägiger Normen, b) den Entwicklungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien, c) den geltenden Vorschriften über die Beweiskraft von elektronischem Schriftgut, d) den Pflichten der Kommission in Bezug auf Transparenz, den öffentlichen Zugang zu Dokumenten und die öffentliche Zugänglichmachung von Archiven, e) etwaigen neuen Pflichten der Kommission, f) etwaigen Harmonisierungen bei der Vorlage des von der Kommission und ihren Dienststellen ausgearbeiteten Schriftguts. Artikel 23 Schlussbestimmung Die Beschlüsse 2002/47/EG, EGKS, Euratom und 2004/563/EG, Euratom werden aufgehoben. Brüssel, den 6. Juli 2020 Für die Kommission Die Präsidentin Ursula VON DER LEYEN (1) ABl. L 43 vom 15.2.1983, S. 1. (2) Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission, (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43). (3) Beschluss 2002/47/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 23. Januar 2002 zur Änderung ihrer Geschäftsordnung (ABl. L 21 vom 24.1.2002, S. 23). (4) Beschluss 2004/563/EG, Euratom der Kommission vom 7. Juli 2004 zur Änderung ihrer Geschäftsordnung (ABl. L 251 vom 27.7.2004, S. 9). (5) Mitteilung der Kommission C(2018) 7118 — Digitalstrategie der Europäischen Kommission. Siehe auch die Mitteilung der Kommission C(2016) 6626, in der die allgemeine Ausrichtung der internen Politik der Kommission über die Verwaltung von Daten, Informationen und Wissen dargelegt wird. (6) Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73). (7) Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39). (8) „Dokument“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 verstanden. (9) ISO 15489-1:2016, Abschnitt 3.14. (10) ISO 15489-1:2016, Abschnitt 9.3. (11) ISO 15489-1:2016, Abschnitt 5.2.2.1. (12) ISO 15489-1:2016, Abschnitt 5.2.2.2. (13) ISO 15489-1:2016, Abschnitt 5.2.2.3. (14) „Elektronische Signatur“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Nummern 10 bis 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 verstanden. (15) „Elektronisches Siegel“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Nummern 25 bis 27 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 verstanden. (16) „Elektronischer Zeitstempel“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Nummern 33 und 34 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 verstanden. (17) „Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Nummern 36 und 37 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 verstanden. (18) „Personenbezogene Daten“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Nummer 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 verstanden. (19) Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725. (20) Artikel 18 der Verordnung (EU) 2018/1725. (21) Artikel 21 der Verordnung (EU) 2018/1725. (22) Artikel 23 der Verordnung (EU) 2018/1725. (23) „Auftragsverarbeiter“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung (EU) 2018/1725 verstanden. (24) „Verantwortlicher“ wird hier im Sinne von Artikel 3 Nummer 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 verstanden.