Vollmacht erteilen: Reicht eine mündliche Absprache und wie eng sollte sie sein?

Ein Angehöriger soll einen Vertrag erledigen, ein Mitarbeiter eine Bestellung auslösen oder eine andere Person Unterlagen entgegennehmen. Dafür kann eine Vollmacht ausreichen. Häufig wird jedoch nur besprochen, was praktisch getan werden soll. Unklar bleibt, welche rechtlichen Erklärungen der andere tatsächlich abgeben darf.

Eine Vollmacht ist grundsätzlich nicht immer schriftlich nötig

Nach § 167 BGB kann die Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber demjenigen erklärt werden, dem gegenüber er handeln soll. Eine schriftliche Erklärung ist nicht für jede Vollmacht allgemein vorgeschrieben. Es gibt jedoch besondere Form- und Nachweisanforderungen sowie Ausnahmefälle, die sich aus dem konkreten Geschäft ergeben können.

Die Frage nach der Wirksamkeit ist außerdem von der Beweisbarkeit zu unterscheiden. Eine mündliche Absprache mag rechtlich genügen, lässt sich bei einem späteren Streit aber schwerer rekonstruieren. Und ein Geschäftspartner muss aus einer pauschalen Behauptung „Ich darf das“ nicht in jedem Zusammenhang zuverlässig auf die nötige Befugnis schließen.

Den Umfang am konkreten Auftrag ausrichten

Wer nur ein einzelnes Geschäft erledigen lassen möchte, sollte keine unnötig weitreichende Erklärung verwenden. Benennen lassen sich beispielsweise Vertragsgegenstand, erlaubte Erklärungen, finanzielle Grenzen und Geltungsdauer. Auch die Befugnis, weitere Personen einzuschalten, sollte bewusst geregelt werden.

• Vollmachtgeber und bevollmächtigte Person eindeutig identifizieren.
• Die erfasste Angelegenheit und zulässigen Handlungen beschreiben.
• Betragsgrenzen oder Zustimmungsvorbehalte klar formulieren.
• Beginn, Ende und gegebenenfalls einmalige Verwendung festlegen.
• Untervollmachten und den Empfang wichtiger Erklärungen ausdrücklich bedenken.

Eine Befugnis zur Entgegennahme von Unterlagen umfasst nicht automatisch jeden denkbaren Vertragsabschluss. Ebenso sind interne Weisungen und nach außen erklärte Vollmacht nicht zwangsläufig deckungsgleich. Gerade bei Unternehmen können außerdem besondere handelsrechtliche Vertretungsregeln zu berücksichtigen sein.

Bei Kündigungen kann die Urkunde entscheidend werden

Für einseitige Erklärungen enthält § 174 BGB eine besondere Regel: Wird eine Vollmachtsurkunde nicht vorgelegt, kann eine unverzügliche Zurückweisung aus diesem Grund unter den gesetzlichen Voraussetzungen zur Unwirksamkeit führen. Das gilt nicht, wenn der Vollmachtgeber den Empfänger bereits von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hatte. Die bloße Existenz einer Vollmacht löst deshalb nicht jede Nachweisfrage.

Nach Ende der Aufgabe auch den äußeren Anschein bereinigen

Wer eine ausgegebene Vollmachtsurkunde beim Bevollmächtigten belässt, kann zusätzliche Risiken schaffen. § 172 BGB knüpft an die vorgelegte Urkunde Wirkungen im Außenverhältnis. Bei Beendigung oder Widerruf sollten daher Urkunden, bekannte Geschäftspartner und noch offene Vorgänge mitgedacht werden. Ein intern ausgesprochenes „Du darfst das nicht mehr“ beendet nicht in jeder Situation sämtliche Wirkungen gegenüber Dritten.

Für wichtige Geschäfte lohnt es sich, die Vollmacht vor ihrer Verwendung zusammen mit dem vorgesehenen Vertrag zu prüfen. So lässt sich vermeiden, dass die Erklärung entweder zu eng ist oder Befugnisse einräumt, die gar nicht gewollt waren.

Weiterführend: Wer bei einer Unterschrift für andere Vertragspartner wird.

Rechtlich überarbeitet am 30. September 2026.