Alle Belege aufgehoben – trotzdem scheiterte der Abzug für das Arbeitszimmer

Der Raum wurde beruflich genutzt, die Rechnungen waren vorhanden und die Kosten standen in der Steuererklärung. Trotzdem bekam ein Selbständiger den zusätzlich verlangten Abzug für sein häusliches Arbeitszimmer nicht. Der Bundesfinanzhof bestätigte am 24. März 2026, dass eine bloße Sammlung von Belegen die vorgeschriebenen Aufzeichnungen nicht ersetzt.

Der Streit begann bei Fläche und Gebäudekosten

Der Kläger arbeitete 2017 im ausgebauten Dachgeschoss seines Eigenheims und nutzte außerdem eine Bibliothek im Erdgeschoss. Seinen freiberuflichen Gewinn ermittelte er durch Einnahmen-Überschussrechnung. In der Steuererklärung machte er unter anderem Abschreibungen und weitere Arbeitszimmerkosten geltend.

Mit dem Finanzamt stritt er zunächst über die Höhe des abziehbaren Anteils. Im Einspruchsverfahren erkannte die Behörde einen höheren Betrag an, blieb aber unter seiner Forderung. Der Kläger zog deshalb vor das Finanzgericht. Dort rückte eine grundlegendere Frage in den Vordergrund: Wie hatte er die einzelnen Aufwendungen aufgezeichnet?

Die Liste entstand erst bei der Steuererklärung

Auf Nachfrage erklärte der Mann, er habe die Belege im Laufe des Jahres gesammelt und die Aufstellung der Gebäudekosten erst im Zusammenhang mit der Steuererklärung erstellt. Nach Auffassung der Gerichte genügte das nicht. § 4 Absatz 7 Einkommensteuergesetz verlangt für die betroffenen Arbeitszimmeraufwendungen eine einzelne und von sonstigen Betriebsausgaben getrennte Aufzeichnung.

Der BFH konkretisierte diese Anforderung: Die Aufwendungen für Arbeitszimmer und Ausstattung müssen einzeln und zeitnah festgehalten werden. Möglich ist etwa eine besondere Spalte in den Ausgabenaufzeichnungen. Mindestens erforderlich ist ein gesondertes schriftliches oder digitales Dokument, in dem die entsprechenden Positionen gebündelt aufgezeichnet werden.

Auch das Steuerformular ersetzte die Einzelaufstellung nicht

Die Angabe in der Anlage EÜR half dem Kläger nicht. Das Formular sah im maßgeblichen Jahr eine gesonderte Erfassung der Abschreibung, im Übrigen aber nur eine Gesamtsumme für die Arbeitszimmerkosten vor. Eine solche Summe ermöglicht nicht dieselbe einfache Prüfung wie fortlaufend erfasste Einzelpositionen.

Die besondere Aufzeichnungspflicht ist nach der Entscheidung keine bloße Ordnungsempfehlung. Ihre Erfüllung ist eine zusätzliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Fehlt sie, reicht es daher nicht, dass sich Rechnungen später noch zusammensuchen und zuordnen lassen.

Die tatsächliche Nutzung des Zimmers war nicht das Problem

Im Verfahren wurde davon ausgegangen, dass die Räume den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildeten. Der Abzug scheiterte also nicht schon daran, dass kein beruflich genutztes Arbeitszimmer vorlag. Der Fall zeigt vielmehr, dass sachliche Abzugsvoraussetzungen und Nachweispflichten nebeneinander erfüllt sein müssen.

Der Kläger verlor mit seiner Revision. Bereits im Steuerbescheid berücksichtigte Beträge wurden im finanzgerichtlichen Verfahren wegen des dort geltenden Verböserungsverbots nicht zusätzlich gestrichen. Es wäre deshalb ungenau, aus dem Urteil eine vollständige nachträgliche Rückforderung sämtlicher zuvor anerkannter Kosten dieses Klägers abzuleiten.

Was Selbständige daraus mitnehmen können

Wer tatsächliche Arbeitszimmerkosten abziehen möchte, sollte deren Erfassung laufend organisieren und nicht erst bei Erstellung der Jahreserklärung beginnen. Beleg, Datum, Kostenart und Zuordnung zum Arbeitszimmer müssen nachvollziehbar zusammenfinden. Das Urteil betrifft die Rechtslage des Streitjahres 2017 und den Abzug tatsächlicher Aufwendungen; andere Abzugsmodelle und Pauschalen sind gesondert zu prüfen.

Bei einem Streit über Arbeitszimmerkosten lohnt deshalb zuerst der Blick auf die vorhandenen Aufzeichnungen. Weitere rechtliche Grundlagen finden Sie im Bereich Steuerrecht der Kanzlei Steinwachs.

Quellen: BFH, Urteil vom 24. März 2026 – VIII R 6/24, amtlicher Volltext; Pressemitteilung des Bundesfinanzhofs vom 15. Mai 2026.