Nebenkostenabrechnung zu spät: Wann eine Nachforderung ausgeschlossen ist

Eine Betriebskostenabrechnung kommt überraschend spät und endet mit einer erheblichen Nachzahlung. Ob die Forderung noch durchgesetzt werden kann, hängt zunächst vom Abrechnungszeitraum und vom Zugang der Abrechnung ab. Das Datum auf dem Anschreiben beantwortet diese Frage noch nicht.

Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Nach § 556 Absatz 3 BGB muss der Vermieter über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Bei einer Abrechnung nach Kalenderjahren endet die reguläre Frist damit grundsätzlich am Ende des folgenden Jahres.

Entscheidend ist nicht, wann die Verwaltung das Dokument erstellt oder zur Post gegeben hat. Die Abrechnung muss dem Mieter rechtzeitig zugehen. Heben Sie daher neben dem Schreiben auch den Umschlag auf und notieren Sie das tatsächliche Eingangsdatum. Bei elektronischer Übermittlung sollte die Nachricht mit ihren Zeitangaben gesichert werden.

Die Ausnahme muss zur Verspätung passen

Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen. Das Gesetz lässt eine Ausnahme zu, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Eine pauschale Erklärung, die Verwaltung sei überlastet gewesen, ersetzt die Prüfung dieser Voraussetzung nicht. Ebenso macht nicht jeder verspätet eingegangene Beleg automatisch jede Nachforderung zulässig.

Fordern Sie bei einer behaupteten Ausnahme eine nachvollziehbare Erläuterung an: Welche Unterlagen fehlten, weshalb fehlten sie und wann konnte tatsächlich abgerechnet werden? Die bloße Behauptung einer unverschuldeten Verzögerung sollte nicht mit deren Nachweis verwechselt werden.

Guthaben und Einwendungen gesondert prüfen

Die Ausschlussregel betrifft die Nachforderung des Vermieters. Ein ausgewiesenes Guthaben zugunsten des Mieters verschwindet dadurch nicht. Außerdem hat der Mieter für Einwendungen gegen die Abrechnung grundsätzlich zwölf Monate ab deren Zugang; auch hier kennt das Gesetz eine Ausnahme bei unverschuldeter Verspätung.

Prüfen Sie deshalb Frist und Inhalt getrennt. Eine rechtzeitig erteilte Abrechnung kann Rechenfehler enthalten, während eine verspätete Abrechnung trotz richtiger Zahlen keine durchsetzbare Nachforderung begründen muss.

Rechtsgrundlage: § 556 Absatz 3 BGB – Abrechnung von Betriebskostenvorauszahlungen.