XML-Gesellschafterliste: Notargebühr auch bei automatischer Erzeugung

Redaktionelle Zusammenfassung · 823 Wörter

Die Entscheidung erklärt

Notarkosten für eine strukturierte Gesellschafterliste

Anteilsabtretung und gerichtliche Rechnungsprüfung

Ausgangspunkt war eine Umstrukturierung innerhalb einer Unternehmensgruppe. Der Notar beurkundete am 31. Januar 2022 einen Geschäftsanteilsabtretungsvertrag, aktualisierte die Gesellschafterliste und reichte sie beim Handelsregister in Form von XML-Strukturdaten ein. Die betroffene Gesellschaft erhob mehrere Einwendungen gegen seine Rechnung vom 9. März 2022. Daraufhin leitete der Notar selbst ein gerichtliches Überprüfungsverfahren ein. Das Landgericht bestätigte die Rechnung im Oktober 2024 weitgehend, strich jedoch die 0,2-Gebühr für den strukturierten Datensatz. Hiergegen legte der Notar Beschwerde ein. Nachdem das Landgericht an seiner Auffassung festgehalten und nicht abgeholfen hatte, musste das Oberlandesgericht über die verbliebene Gebührenfrage entscheiden. Die übrigen Rechnungsposten waren nicht Gegenstand der erfolgreichen Beanstandung.

Warum das Landgericht die Gebühr abgelehnt hatte

Das Landgericht stellte auf den praktischen Nutzen der Daten für das Registergericht ab. Seiner Auffassung nach rechtfertigte die Gebühr eine qualifizierte juristische Vorarbeit, die dem Gericht eine automatisierte Weiterverarbeitung ermögliche. Bei der Gesellschafterliste sah es diesen Mehrwert nicht: Eine gewöhnliche elektronische Einreichung hätte ausgereicht, um die Registerabläufe auszulösen. Zudem betrachtete es die strukturierte Liste als automatisch erzeugtes Folgeprodukt bereits vorhandener Informationen. Die verwendete Software greife auf die bestehende Gesellschafterliste zu und wandle diese lediglich um. Aus Sicht des Landgerichts fehlte deshalb sowohl ein zusätzlicher Nutzen im konkreten Registerverfahren als auch eine eigenständige juristisch qualifizierte Tätigkeit des Notars bei diesem technischen Verarbeitungsschritt.

Entscheidend ist die Erzeugung geeigneter Strukturdaten

Der Senat setzte dem zunächst den Wortlaut des Gebührentatbestands entgegen. Danach wird die Erzeugung strukturierter Daten im XML-Format oder einem technisch vergleichbaren Format für eine automatisierte Weiterverarbeitung vergütet. XML ermöglicht eine geordnete, hierarchische Darstellung von Informationen, auf die andere Computersysteme zugreifen können. Die Daten müssen dafür erfasst, bestimmten Elementen zugeordnet und durch Software zu einem strukturierten Datensatz zusammengefügt werden. Im konkreten Beurkundungsvorgang war die Gesellschafterliste zu aktualisieren. Der Notar hatte die aktuelle Liste tatsächlich als XML-Datei erstellt und beim Handelsregister eingereicht. Damit war die gebührenauslösende Tätigkeit nach Auffassung des Oberlandesgerichts erbracht. Weitere Voraussetzungen der vom Landgericht geforderten Art ließen sich dem Gesetzeswortlaut nicht entnehmen.

Die tatsächliche Verarbeitung beim Registergericht ist unerheblich

Für das Entstehen der Gebühr kam es insbesondere nicht darauf an, ob das Registergericht die eröffneten Möglichkeiten automatisierter Verarbeitung tatsächlich nutzte. Ebenso wenig war entscheidend, ob eine einfachere elektronische Übermittlung für den konkreten Registervorgang genügt hätte. Der Notar kann die spätere technische Verarbeitung durch das empfangende Gericht nicht steuern. Er erzeugt und verantwortet vielmehr die übermittelten Daten. Ergänzend verwies der Senat auf die Regelungen zum elektronischen Rechtsverkehr: Der Notar muss diesen nutzen und soll seinem elektronischen Dokument einen XML-Datensatz beifügen. Wenn eine solche Datenübermittlung vorgesehen ist, spricht dies nach der Entscheidung dafür, auch die gesetzlich hierfür angeordnete Vergütung zuzulassen. Die Gebührenberechtigung wurde deshalb nicht von den jeweiligen Arbeitsabläufen des Registergerichts abhängig gemacht.

Automatisierung beseitigt den Vergütungsanspruch nicht

Auch die Unterstützung durch Fachsoftware stand der Gebühr nicht entgegen. Der Senat berücksichtigte, dass die Einführung des Gebührentatbestands unter anderem mit juristischer Interpretationsarbeit begründet worden war. Bei der späteren Herabsetzung des Höchstbetrags auf 125 Euro hatte der Gesetzgeber aber zugleich die fortschreitende technische Unterstützung bei der Erzeugung von Strukturdaten im Blick. Trotzdem hielt er an der Gebühr fest. Daraus leitete das Gericht ab, dass softwarebedingte Arbeitserleichterungen nicht nachträglich zu einer zusätzlichen ungeschriebenen Anspruchsvoraussetzung führen dürfen. Die gesetzgeberische Reaktion lag in der Höhe der Vergütung. Ein automatisierter letzter Verarbeitungsschritt ließ die zuvor erforderliche Erfassung und Verantwortung für die Daten nicht einfach entfallen.

Juristische Vorarbeit kann bereits bei der Datenerfassung liegen

Der Senat hinterfragte darüber hinaus die Trennung zwischen bloßer Technik und qualifizierter Vorarbeit. Bevor ein System eine strukturierte Datei erzeugen kann, müssen die richtigen Daten ausgewählt, vollständig erfasst und an den passenden Stellen eingegeben werden. Auch diese vorbereitenden Schritte erfordern eine gedankliche Leistung. Deshalb erschien dem Gericht schon unklar, wie das zusätzliche Erfordernis des Landgerichts genau abzugrenzen wäre und weshalb es ausgerechnet bei einer Gesellschafterliste nicht erfüllt sein sollte. Die Entscheidung verlangt also keinen Nachweis einer isolierten juristischen Sonderleistung beim abschließenden XML-Export. Sie knüpft an die gesetzlich beschriebene Erzeugung der Daten und den hierfür verantworteten Arbeitsvorgang an. Auf dieser Grundlage bestätigte sie den beanstandeten Gebührenposten vollständig.

Abweichende gerichtliche Auffassungen bleiben erkennbar

Der Beschluss setzt sich ausdrücklich mit einer anderen Bewertung in der erstinstanzlichen Rechtsprechung auseinander. Das Landgericht Duisburg hatte das Erfordernis qualifizierter juristischer Vorarbeit bereits in einer älteren Entscheidung hervorgehoben; der Senat erwähnt außerdem eine entsprechende Argumentation des Landgerichts Arnsberg aus Mai 2026. Demgegenüber stützte er seine Auslegung unter anderem auf Literatur und eine Entscheidung des Landgerichts Osnabrück zum elektronischen Rechtsverkehr. Damit dokumentiert der Beschluss eine begründete Position in einer umstrittenen Gebührenfrage. Das veröffentlichte Ergebnis betrifft die vorgelegte Rechnung und die dagegen gerichtete Beschwerde. Eine anschließende Entscheidung eines anderen Rechtsmittelgerichts wird darin nicht mitgeteilt.