Nebenkostenabrechnung enthält nicht umlagefähige Kosten – Rechte der Mieter

Enthält die Nebenkostenabrechnung nicht umlagefähige Kosten? Welche Posten unzulässig sind und wie Mieter korrekt reagieren können.

Einleitung

Stellen Mieter bei Erhalt der jährlichen Nebenkostenabrechnung fest, dass Positionen enthalten sind, die ungewöhnlich hoch erscheinen oder nicht zum Mietvertrag passen, entsteht häufig Unsicherheit. Nicht umlagefähige Kosten finden sich in der Praxis regelmäßig in Form von Verwaltungsgebühren, Instandhaltungskosten oder Arbeiten, die dem Vermieter obliegen. Die rechtliche Bewertung richtet sich nach dem Mietvertrag und den Vorgaben der Betriebskostenverordnung. Der folgende Überblick zeigt, welche Kosten umlagefähig sind, welche nicht und wie Mieter ihre Rechte durchsetzen können.

Rechtsgrundlagen

Grundlage einer wirksamen Umlage ist § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Betriebskosten sind laufende, regelmäßig wiederkehrende Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Nur solche Positionen dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Die BetrKV definiert katalogartig zulässige Kostenarten wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausreinigung oder Gartenpflege.

Nicht umlagefähig sind dagegen alle Kosten, die nicht unter diese Kategorien fallen oder die dem Vermieter selbst zuzuordnen sind. Hierzu zählen Verwaltungs- und Rechtsberatungskosten, Bankgebühren, Rücklagen für Instandhaltungen, Reparaturen oder Erneuerungen. Auch Modernisierungskosten oder Aufwendungen für die erstmalige Herstellung einer Ausstattung sind dem Vermieter zuzurechnen. Maßgeblich ist, ob ein fortlaufender Aufwand vorliegt oder ob einzelne Maßnahmen der Werterhaltung dienen.

Die Abrechnung muss zudem formell ordnungsgemäß sein. Nach § 556 Abs. 3 BGB sind Abrechnungen innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen. Unzulässige Kostenpositionen kann der Mieter zurückweisen. Der Vermieter trägt die Darlegungs- und Beweislast für die Umlagefähigkeit. Fehlt eine vertragliche Vereinbarung über Betriebskosten, darf der Vermieter nur die Grundmiete verlangen.

Analyse / Praxisbezug

In der Praxis treten fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen häufig in Bereichen auf, die nicht klar voneinander abgegrenzt wurden. Typisch sind gemischte Positionen, bei denen Instandhaltungsmaßnahmen mit laufenden Betriebskosten vermischt werden. Wird etwa eine defekte Außenbeleuchtung erneuert, handelt es sich nicht um umlagefähige Betriebskosten, da die Maßnahme keine regelmäßige Wiederkehr aufweist. Gleiches gilt für Reparaturen an Heizungsanlagen, den Austausch defekter Geräte oder einmalige Wartungsarbeiten, die über das übliche Maß hinausgehen.

Auch bei Hausmeisterkosten kommt es oft zu Unklarheiten. Hausmeisterleistungen sind nur umlagefähig, soweit sie tatsächlich Betriebskosten darstellen. Werden dem Hausmeister jedoch Tätigkeiten übertragen, die Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben betreffen, müssen diese Anteile herausgerechnet werden. Pauschale Sammelposten ohne genaue Tätigkeitszuordnung sind angreifbar.

Verwaltungskosten wie Buchführung, Mietvertragsverwaltung oder Kosten für Abrechnungssoftware dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Gleiches gilt für Rechtsverfolgungskosten, Mahngebühren oder Kosten des Vermieters für die Hausverwaltung. Auch Bankgebühren oder Kontoführungsentgelte sind nicht umlagefähig, selbst wenn sie im Zusammenhang mit Mietzahlungen stehen.

Mieter sollten jede Abrechnung sorgfältig prüfen. Eine strukturierte Analyse der Positionen, der zugrunde liegenden Beträge und der vertraglichen Vereinbarungen bietet eine verlässliche Grundlage, um unzulässige Forderungen abzuwehren. Beanstandungen können innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung geltend gemacht werden. Der Vermieter muss dann nachvollziehbar offenlegen, wofür welche Kosten angefallen sind.

Rechtsprechung

Die Gerichte betonen seit Jahren die strikte Trennung zwischen umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Kosten für Reparaturen und Ersatzbeschaffungen nicht zu den Betriebskosten gehören, selbst wenn sie im Rahmen regulärer Wartungen auftreten. Ein weiterer Senat stellte klar, dass Hausmeisterkosten nur insoweit umlegbar sind, wie sie echte Betriebskostenanteile enthalten und nicht Reparaturen oder Verwaltung betreffen. Die Rechtsprechung verlangt zudem transparente, nachvollziehbare Abrechnungen, aus denen einzelne Kostenarten klar hervorgehen. Unklare Sammelposten wirken sich zulasten des Vermieters aus.

Thema	Gesetzliche Grundlage	Praxis-Hinweis
Umlagefähige Kosten	§ 556 BGB, BetrKV	Nur laufende, wiederkehrende Betriebskosten sind umlagefähig.
Nicht umlagefähige Kosten	§ 1 BetrKV (negativ)	Verwaltung, Reparaturen, Instandhaltung klar abgrenzen.
Abrechnungspflicht	§ 556 Abs. 3 BGB	Frist und formelle Anforderungen prüfen.
Beweislast	Darlegungs- und Beweislast des Vermieters	Unklare Positionen zurückweisen und Nachweise verlangen.

Fazit / Handlungsempfehlung

Enthält eine Nebenkostenabrechnung nicht umlagefähige Kosten, können Mieter die betreffenden Posten zurückweisen. Maßgeblich ist, ob die Position laufende Betriebskosten darstellt oder dem Verantwortungsbereich des Vermieters zuzuordnen ist. Reparaturen, Verwaltung und Modernisierung dürfen nicht in die Abrechnung einfließen. Mieter sollten Abrechnungen zeitnah prüfen, unklare Posten hinterfragen und gegebenenfalls Einwendungen erheben. Eine konsequente Prüfung stärkt die Position des Mieters und verhindert unberechtigte Nachforderungen.