ANHANG

Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses, angenommen gemäß Artikel 14 Absatz 3 des Abkommens zwischen der Europäischen Union einerseits und Neuseeland andererseits über die Teilnahme Neuseelands an Programmen der Union

Regel 1

Aufgaben

Der mit Artikel 14 Absatz 1 des Abkommens zwischen der Europäischen Union (im Folgenden „Union“) einerseits und der Regierung Neuseelands andererseits über die Teilnahme Neuseelands an Programmen der Union (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Gemischte Ausschuss nimmt die in Artikel 14 Absatz 1 des Abkommens genannten Aufgaben und Pflichten wahr.

Regel 2

Zusammensetzung und Vorsitz

(1)

Der Gemischte Ausschuss setzt sich aus Vertretern der Union und Neuseelands zusammen.

(2)

Den Vorsitz im Gemischten Ausschuss führen jeweils hohe Bedienstete der Europäischen Union und Neuseelands oder deren benannte Vertreter gemeinsam.

(3)

Die Union und Neuseeland teilen einander den Namen, die Funktion und die Kontaktdaten des Bediensteten mit, der den Ko-Vorsitz des Gemischten Ausschusses für die Union bzw. für Neuseeland übernimmt. Dieser Bedienstete hat bis zu dem Zeitpunkt, zu dem die Union oder Neuseeland der jeweils anderen Vertragspartei einen neuen Ko-Vorsitz mitgeteilt hat, den Ko-Vorsitz für die Union bzw. für Neuseeland inne.

(4)

Ein Ko-Vorsitzender gilt als befugt, die Union und Neuseeland bis zu dem Tag zu vertreten, an dem der anderen Vertragspartei einen neuer Ko-Vorsitzenden bekannt gegeben wird.

Regel 3

Sekretariat

(1)

Das Sekretariat des Gemischten Ausschusses (im Folgenden „Sekretariat“) setzt sich aus einem Bediensteten der Union und einem Bediensteten Neuseelands zusammen. Das Sekretariat nimmt die ihm durch diese Geschäftsordnung übertragenen Aufgaben wahr.

(2)

Die Union und Neuseeland teilen einander den Namen, die Funktion und die Kontaktdaten des Bediensteten mit, der die Union und Neuseeland als Mitglied des Sekretariats im Gemischten Ausschuss vertritt. Dieser Bedienstete ist bis zu dem Zeitpunkt, zu dem die Union oder Neuseeland einen neuen Bediensteten benannt hat, für die Union bzw. für Neuseeland Mitglied des Sekretariats.

Regel 4

Sitzungen

(1)

Gemäß Artikel 14 Absatz 5 tritt der Gemischte Ausschuss mindestens einmal jährlich und, sofern besondere Umstände es erfordern, auf Antrag einer der Vertragsparteien zusammen.

(2)

Er tritt grundsätzlich abwechselnd in Belgien und in Neuseeland zusammen, sofern die Ko-Vorsitzenden nichts anderes beschließen. Sitzungen können auch per Video- oder Telefonkonferenz abgehalten werden, sofern die Ko-Vorsitzenden dies vereinbaren.

(3)

In der Zeit zwischen den Sitzungen arbeitet der Gemischte Ausschuss laufend mithilfe anderer Kommunikationsmittel, insbesondere über den Austausch von E-Mails.

Regel 5

Teilnahme an Sitzungen

(1)

Innerhalb einer angemessenen Frist vor jeder Sitzung teilen die Union und Neuseeland einander über das Sekretariat die vorgesehene Zusammensetzung ihrer entsprechenden Delegationen mit und geben dabei Namen und Funktion jedes Delegationsmitglieds an.

(2)

Gegebenenfalls können von den Ko-Vorsitzenden in gegenseitigem Einvernehmen Sachverständige (d. h. Personen, die keine öffentlichen Bediensteten sind) zu den Sitzungen des Gemischten Ausschusses eingeladen werden, um zu spezifischen Themen Auskünfte zu erteilen; dies gilt jedoch nur für die Teile der Sitzung, in denen diese spezifischen Themen erörtert werden.

(3)

Der Vertreter der Vertragspartei, welche die Sitzung organisiert und ausrichtet, legt nach Zustimmung der anderen Vertragspartei Datum und Ort der Sitzung fest.

Regel 6

Dokumente

Dokumente, auf die sich die Beratungen des Gemischten Ausschusses stützen, werden nummeriert und vom Sekretariat an die Union und an Neuseeland weitergeleitet.

Regel 7

Schriftverkehr

(1)

Die Union und Neuseeland übermitteln dem Sekretariat ihren an den Gemischten Ausschuss gerichteten Schriftverkehr. Dieser Schriftverkehr kann in beliebiger schriftlicher Form, auch per E-Mail, übermittelt werden.

(2)

Das Sekretariat stellt sicher, dass der gesamte an den Gemischten Ausschuss gerichtete Schriftverkehr den Ko-Vorsitzenden übermittelt und gegebenenfalls nach Regel 6 weitergeleitet wird.

(3)

Der gesamte Schriftverkehr, der von den Ko-Vorsitzenden stammt oder sich direkt an sie richtet, wird dem Sekretariat übermittelt und gegebenenfalls nach Regel 6 weitergeleitet.

Regel 8

Tagesordnung

(1)

Das Sekretariat erstellt für jede Sitzung einen Entwurf der vorläufigen Tagesordnung. Zu diesem Zweck erstellt der Bedienstete, der als Mitglied des Sekretariats der Vertragspartei auftritt, mindestens vier Wochen vor dem Sitzungstermin den ersten Entwurf einer vorläufigen Tagesordnung zusammen mit den Dokumenten zu jedem darin enthaltenen Punkt und übermittelt ihn dem Mitglied des Sekretariats der anderen Vertragspartei zur Stellungnahme. Der vom Sekretariat erstellte Entwurf der vorläufigen Tagesordnung wird den Ko-Vorsitzenden spätestens 10 Tage vor dem Sitzungstermin zusammen mit einschlägigen Dokumenten zur Zustimmung übermittelt.

(2)

Die vorläufige Tagesordnung enthält die von den Vertragsparteien beantragten Punkte. Jeder solche Antrag wird dem Sekretariat zusammen mit den einschlägigen Unterlagen spätestens 15 Tage vor Sitzungsbeginn übermittelt.

(3)

In Ausnahmefällen können die Ko-Vorsitzenden vereinbaren, die gemäß den Absätzen 1 und 2 vorgesehenen Fristen zu verkürzen.

(4)

Der Gemischte Ausschuss nimmt zu Beginn jeder Sitzung die Tagesordnung an.

(5)

Punkte, die nicht auf dem Entwurf der Tagesordnung stehen, können hinzugefügt werden, und andere Punkte des Entwurfs der Tagesordnung können auf der Sitzung gestrichen, verschoben oder geändert werden, sofern beide Vertragsparteien zustimmen.

Regel 9

Transparenz und Zugang zu Dokumenten

(1)

Die Sitzungen des Gemischten Ausschusses sind nicht öffentlich, sofern die Ko-Vorsitzenden nichts anderes beschließen.

(2)

Jede Vertragspartei kann nach vorheriger Konsultation der anderen Vertragspartei beschließen, die Beschlüsse des Gemischten Ausschusses in ihrem jeweiligen Amtsblatt oder online zu veröffentlichen.

(3)

Legen die Union oder Neuseeland dem Gemischten Ausschuss Informationen vor, die nach ihren einschlägigen Gesetzen und Rechtsvorschriften vertraulich oder vor Offenlegung geschützt sind, so behandelt die andere Vertragspartei diese erhaltenen Informationen vertraulich.

(4)

Legt die Europäische Kommission dem Gemischten Ausschuss Informationen vor, die vertraulich oder nach ihren einschlägigen Rechtsvorschriften zur Sicherheit von Informationen (1) vor Offenlegung geschützt sind, so gewährleistet Neuseeland für die erhaltenen Informationen ein vergleichbares Maß an Vertraulichkeit und Schutz. Legt Neuseeland dem Gemischten Ausschuss Informationen vor, die nach ihren einschlägigen Gesetzen und Rechtsvorschriften vertraulich oder vor Offenlegung geschützt sind, so behandelt die Europäische Kommission die erhaltenen Informationen vertraulich.

(5)

Jede Vertragspartei bearbeitet Anträge auf Zugang zu Dokumenten des Gemischten Ausschusses gemäß ihren einschlägigen Gesetzen und Rechtsvorschriften.

Regel 10

Protokoll

(1)

Über jede Sitzung des Gemischten Ausschusses wird ein Protokoll angefertigt.

(2)

Sofern die Ko-Vorsitzenden nichts anderes beschließen, erstellt der als Mitglied des Sekretariats handelnde Bedienstete der Vertragspartei, die die Sitzung ausrichtet, zu jeder Sitzung innerhalb von 15 Tagen nach dem Ende der Sitzung einen Protokollentwurf. Der Protokollentwurf wird dem Sekretariatsmitglied der anderen Vertragspartei zur Stellungnahme übermittelt. Diese kann innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Protokollentwurfs eine Stellungnahme vorlegen.

(3)

Das Protokoll enthält eine Zusammenfassung der einzelnen Tagesordnungspunkte, gegebenenfalls unter Angabe a) der dem Gemischten Ausschuss vorgelegten Dokumente, b) aller Stellungnahmen, deren Aufnahme in das Protokoll von einer der Vertragsparteien beantragt wurde und c) die zu bestimmten Punkten angenommenen Beschlüsse, verabschiedeten Stellungnahmen und angenommenen operativen Schlussfolgerungen.

(4)

Das Protokoll enthält eine Anwesenheitsliste mit Namen, Titeln und Funktionen aller an der Sitzung Teilnehmenden.

(5)

Das Protokoll wird von den Ko-Vorsitzenden innerhalb von zwei Monaten nach der Sitzung oder bis zu einem anderen von den Ko-Vorsitzenden festgelegten Termin genehmigt und unterzeichnet. Die Ko-Vorsitzenden können vereinbaren, dass diese Vorgabe durch Unterzeichnung und Austausch elektronischer Ausfertigungen erfüllt ist. Die verbindliche Fassung des Protokolls wird in den Akten jeder Vertragspartei aufbewahrt.

(6)

Innerhalb von zwei Arbeitstagen nach der Sitzung des Gemischten Ausschusses erstellt das Sekretariat des Gemischten Ausschusses außerdem so bald wie möglich eine Zusammenfassung des Protokolls zur Genehmigung durch die Ko-Vorsitzenden. Sobald die Ko-Vorsitzenden des Gemischten Ausschusses den Wortlaut der Zusammenfassung gebilligt haben, können die Vertragsparteien die Zusammenfassung des Protokolls veröffentlichen.

Regel 11

Beschlüsse

(1)

Beschlüsse einvernehmlich. Das Sekretariat registriert alle Beschlüsse unter einer laufenden Nummer und mit einem Verweis auf den Tag ihrer Annahme.

(2)

Der Gemischte Ausschuss kann Beschlüsse im schriftlichen Verfahren in Form eines Notenwechsels zwischen den beiden Ko-Vorsitzenden fassen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Ein Ko-Vorsitzender legt den Entwurf eines Beschlusses dem anderen Ko-Vorsitzenden gemäß Regel 14 schriftlich in der Amtssprache des Gemischten Ausschusses vor. Die jeweils andere Vertragspartei verfügt über einen Monat oder einen von der vorschlagenden Vertragspartei angegebenen längeren Zeitraum, um dem Entwurf des Beschlusses zuzustimmen. Stimmt die andere Vertragspartei nicht zu, so wird der vorgeschlagene Beschluss bei der nächsten Sitzung des Gemischten Ausschusses erörtert und gegebenenfalls angenommen. Die Beschlussentwürfe gelten als angenommen, sobald die andere Vertragspartei ihre Zustimmung erteilt hat, und werden in das Protokoll der Sitzung des Gemischten Ausschusses aufgenommen.

(3)

Jeder Beschluss wird von den Ko-Vorsitzenden des Gemischten Ausschusses unterzeichnet. Die Ko-Vorsitzenden können vereinbaren, dass die auf die Unterzeichnung bezogene Anforderung durch Unterzeichnung und Austausch elektronischer Ausfertigungen erfüllt ist.

(4)

Die vom Gemischten Ausschuss angenommenen Beschlüsse enthalten eine Angabe zum Tag ihres Wirksamwerdens.

Regel 12

Schutz personenbezogener Daten

Die Veröffentlichung der in den Regeln 9, 10 und 11 genannten Dokumente erfolgt gemäß den geltenden Vorschriften beider Vertragsparteien über den Datenschutz, einschließlich des Schutzes personenbezogener Daten.

Regel 13

Arbeitsgruppen und Beratungsgremien

(1)

Gemäß Artikel 14 Absatz 4 des Abkommens kann der Gemischte Ausschuss beschließen, Arbeitsgruppen oder Beratungsgremien auf Sachverständigenebene einzusetzen oder aufzulösen. Der Gemischte Ausschuss legt die Zusammensetzung und die Aufgaben der einzelnen Arbeitsgruppen oder Beratungsgremien fest und kann diese erforderlichenfalls ändern.

(2)

Die Arbeitsgruppe oder das Beratungsgremium leistet einen Beitrag zur Arbeit des Gemischten Ausschusses und unterstützt ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben, sofern er durch den Gemischten Ausschuss dazu beauftragt wurde auch durch die Ausarbeitung von Berichten oder Beschlussentwürfen, die dem Gemischten Ausschuss zur Genehmigung vorgelegt werden.

(3)

Die Arbeitsgruppe oder das Beratungsgremium tritt zusammen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, und erstattet dem Gemischten Ausschuss Bericht.

(4)

Die Einsetzung und die Arbeit einer Arbeitsgruppe oder eines Beratungsgremiums hindern die Vertragsparteien nicht daran, den Gemischten Ausschuss unmittelbar mit Angelegenheiten zu befassen.

(5)

Die Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses gilt entsprechend für die vom Gemischten Ausschuss eingesetzten Arbeitsgruppen und Beratungsgremien.

Regel 14

Sprachen

(1)

Die Amts- und Arbeitssprache des Gemischten Ausschusses ist Englisch.

(2)

Die Beratungen des Gemischten Ausschusses finden in englischer Sprache statt. Die Tagesordnung der Sitzung, die dem Gemischten Ausschuss vorgelegten Dokumente und das Sitzungsprotokoll werden in englischer Sprache abgefasst.

(3)

Der Gemischte Ausschuss nimmt seine Beschlüsse auf Englisch an.

Regel 15

Kosten

Jede Vertragspartei trägt ihre Kosten für die Teilnahme an den Sitzungen des Gemischten Ausschusses und der eingerichteten Arbeitsgruppen und Beratungsgremien.

Die Kosten für die Veranstaltung von Sitzungen werden von der Vertragspartei getragen, die die Sitzung ausrichtet.

Regel 16

Änderungen der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung kann von den Parteien einvernehmlich gemäß Regel 11 geändert werden.

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(1)  Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 der Kommission vom 13. März 2015 über Sicherheit in der Kommission (ABl.EU L 72 vom 17.3.2015, S. 41).