(1)

Das GEREK-Büro kann im Rahmen seiner Tätigkeit Verwaltungsuntersuchungen, Vorverfahren in Disziplinarsachen, Disziplinarverfahren und Dienstenthebungsverfahren auf Grundlage des Anhangs IX zum Statut der Beamten und über die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (3) sowie im Einklang mit dem Beschluss MC/2012/3 des Verwaltungsausschusses des Büros des Gremiums europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (GEREK-Büro) über die allgemeinen Durchführungsbestimmungen für die Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren durchführen, im Zuge derer Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, verarbeitet werden.

(2)

Die Beschäftigten des GEREK-Büros sind verpflichtet, mutmaßlich rechtswidrige Handlungen, einschließlich Betrug oder Korruption, zum Nachteil der Interessen der Union oder Verhaltensweisen im Zusammenhang mit der Ausübung dienstlicher Pflichten, die eine schwerwiegende Verletzung der Dienstpflichten der Beschäftigten der Union darstellen könnten, zu melden. Dies ist im Beschluss Nr. MC/2018/11 des Verwaltungsausschusses des Büros des Gremiums europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (GEREK-Büro) über die Leitlinien des GEREK-Büros für die Meldung von Missständen (Whistleblowing) geregelt.

(3)

Das GEREK-Büro hat Grundsätze für die Prävention sowie die wirksame und effiziente Bearbeitung tatsächlicher oder mutmaßlicher Fälle von Mobbing oder sexueller Belästigung im Arbeitsumfeld aufgestellt, so wie dies im Beschluss Nr. MC/2016/15 des Verwaltungsausschusses des Büros des Gremiums europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (GEREK-Büro) über die Grundsätze für den Schutz der Menschenwürde und die Prävention von Mobbing und sexueller Belästigung vorgesehen ist.

(4)

Im Zuge der vorgenannten Tätigkeiten erfasst und verarbeitet das GEREK-Büro relevante Informationen und verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, unter anderem Identifikationsdaten natürlicher Personen, Kontaktangaben, Angaben zu beruflichen Rollen und Aufgaben, Informationen über private und berufliche Verhaltensweisen und Leistungen sowie Finanzdaten. Das GEREK-Büro handelt als der für die Verarbeitung Verantwortliche.

(5)

Es bestehen angemessene Schutzvorkehrungen, die die personenbezogenen Daten sowohl bei physischer als auch bei elektronischer Aufbewahrung schützen und verhindern, dass diese versehentlich oder rechtswidrig zugänglich gemacht oder übertragen werden. Nach der Verarbeitung werden die Daten nach den einschlägigen Aufbewahrungsvorschriften des GEREK-Büros aufbewahrt, so wie dies in den auf Artikel 31 der Verordnung beruhenden datenschutzrechtlichen Verzeichnissen festgelegt ist. Bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die den Vorgang betreffenden Informationen, einschließlich der personenbezogenen Daten, gelöscht, anonymisiert oder in die historischen Archive abgegeben.

(6)

In diesem Zusammenhang ist das GEREK-Büro gehalten, seine Verpflichtungen zur Information der betroffenen Personen über die vorgenannten Verarbeitungstätigkeiten und zur Achtung der Rechte der betroffenen Personen, so wie diese in der Verordnung niedergelegt sind, zu erfüllen.

(7)

Unter Umständen ist es erforderlich, die sich aus der Verordnung ergebenden Rechte der betroffenen Personen mit den Erfordernissen der vorgenannten Tätigkeiten in Einklang zu bringen, wobei die Grundrechte und Grundfreiheiten anderer betroffener Person in vollem Umfang zu wahren sind. Zu diesem Zweck sieht Artikel 25 der Verordnung die Möglichkeit vor, die Anwendung der Artikel 14 bis 20, 35 und 36 sowie des Artikels 4, insofern dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 20 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, unter strengen Voraussetzungen zu beschränken. Für diesen Fall ist es erforderlich, interne Vorschriften anzunehmen, nach denen das GEREK-Büro derartige Rechte nach dem genannten Artikel der Verordnung beschränken darf.

(8)

Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn es im Zuge der Vorermittlungen zu einer Verwaltungsuntersuchung oder während der eigentlichen Untersuchung, vor einer möglichen Abweisung der Sache oder in einer Vorphase zum Disziplinarverfahren um die Information der betroffenen Person über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten geht. Unter Umständen kann die Mitteilung solcher Informationen die Fähigkeit des GEREK-Büros, seine Untersuchung auf wirksame Weise durchzuführen, erheblich beeinträchtigen; zum Beispiel, wenn die Gefahr besteht, dass die betroffene Person Beweismittel vernichtet oder auf potenzielle Zeugen, die noch nicht vernommen wurden, einwirkt. Des Weiteren kann es sein, dass das GEREK-Büro deren Rechte und Freiheiten wie auch die Rechte und Freiheiten anderer in die Sache verwickelter Personen schützen muss.

(9)

Dies kann erforderlich sein, um Zeugen oder Hinweisgeber geheim zu halten, die darum gebeten haben, nicht identifiziert zu werden. In einem solchen Falle kann das GEREK-Büro beschließen, die Auskunft über Identität, Aussagen und sonstige personenbezogene Daten von Hinweisgebern und anderen in die Sache verwickelten Personen zu beschränken, um deren Rechte und Freiheiten zu schützen.

(10)

Dies mag erforderlich sein, um einen Beschäftigten, der sich im Zusammenhang mit einem Verfahren wegen Mobbing oder sexueller Belästigung an Vertrauenspersonen des GEREK-Büros gewandt hat, geheim zu halten. In einem solchen Falle kann das GEREK-Büro beschließen, die Auskunft über Identität, Aussagen und sonstige personenbezogene Daten des mutmaßlichen Opfers, des mutmaßlichen Täters und anderer in die Sache verwickelter Personen zu beschränken, um deren Rechte und Freiheiten zu schützen.

(11)

Das GEREK-Büro sollte Beschränkungen nur anwenden, sofern diese den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten achten und in einer demokratischen Gesellschaft eine notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellen. Das GEREK-Büro muss die Beschränkungen begründen.

(12)

Nach dem Grundsatz der Rechenschaftspflicht muss das GEREK-Büro Aufzeichnungen über die Anwendung der Beschränkungen führen.

(13)

Artikel 25 Absatz 6 der Verordnung verpflichtet den Verantwortlichen, die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung und über ihr Recht, beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde einzulegen, zu unterrichten.

(14)

Das GEREK-Büro kann die Unterrichtung der betroffenen Person über die Gründe für die Beschränkung gemäß Artikel 25 Absatz 8 zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn sie die Wirkung der angewendeten Beschränkung zunichtemachen würde. Das GEREK-Büro sollte auf Einzelfallbasis prüfen, ob die Mitteilung der Beschränkung ihre Wirkung zunichtemachen würde.

(15)

Das GEREK-Büro sollte die Beschränkung aufheben, sobald die Voraussetzungen für die Beschränkung nicht mehr gegeben sind, und diese Voraussetzungen regelmäßig überprüfen.

(16)

Zur Gewährleistung des größtmöglichen Schutzes der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und im Einklang mit Artikel 44 Absatz 1 der Verordnung sollte der Datenschutzbeauftragte (DSB) rechtzeitig über alle angewendeten Beschränkungen unterrichtet werden und die Einhaltung dieses Beschlusses überprüfen.

(17)

Die Anwendung der vorgenannten Beschränkungen lässt die mögliche Anwendung der Bestimmungen in Artikel 16 Absatz 5 und Artikel 17 Absatz 4 der Verordnung, die das Recht auf Auskunft über Daten, die nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden, und das Auskunftsrecht der betroffenen Person betreffen, unberührt.

(18)

Der Europäische Datenschutzbeauftragte (im Folgenden: EDSB) wurde am 27. Mai 2019 konsultiert —

a)

eine angemessene Definitionen der Rollen, Zuständigkeiten und Verfahrensschritte;

b)

ggf. eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig oder versehentlich unbefugten Personen zugänglich gemacht oder übermittelt werden;

c)

ggf. die sichere Aufbewahrung und Bearbeitung von Papierdokumenten;

d)

die ordnungsgemäße Überwachung und regelmäßige Überprüfung der Beschränkungen, die mindestens alle sechs Monate erfolgen muss. Außerdem ist bei jeder Änderung des wesentlichen Sachverhalts eine Überprüfung durchzuführen. Sobald die Umstände, die die Beschränkungen rechtfertigen, nicht mehr vorliegen, sind die Beschränkungen aufzuheben.