L_202402176DE.000101.fmx.xml

ENTWURF

BESCHLUSS Nr. 202X/

DES REGIONALEN LENKUNGSAUSSCHUSSES DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT

über die Einführung gemeinsamer Regeln für die Erstattung der Kosten von nicht dem Ständigen Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft angehörenden Personen, die zur Teilnahme an den Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden

DER REGIONALE LENKUNGSAUSSCHUSS DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Verkehrsgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 24 Absatz 1 und Artikel 35 —

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

Artikel 1

Die im Anhang enthaltenen gemeinsamen Regeln für die Erstattung der Kosten von nicht dem Ständigen Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft angehörenden Personen, die zur Teilnahme an den Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden, werden angenommen.

Die gemäß dem vorliegenden Beschluss erlassenen gemeinsamen Regeln ersetzen die gemäß dem Beschluss Nr. 2020/05 und dem Beschluss Nr. 2021/02 des regionalen Lenkungsausschusses erlassenen Regeln.

Nach ihrer Annahme veröffentlicht das Ständige Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft die Regeln auf der Website der Verkehrsgemeinschaft.

Artikel 2

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.

Geschehen zu …, am ....

Für den regionalen Lenkungsausschuss

Der Präsident / Die Präsidentin

ANHANG

REGELN FÜR DIE ERSTATTUNG DER KOSTEN VON NICHT DEM STÄNDIGEN SEKRETARIAT DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT ANGEHÖRENDEN PERSONEN, DIE ZUR TEILNAHME AN DEN SITZUNGEN DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT EINGELADEN WERDEN

1. Anwendungsbereich

1.1.

Diese Regeln gelten für nicht dem Ständigen Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft (im Folgenden „Ständiges Sekretariat“) angehörende Personen, die zur Teilnahme an einer der unter Nummer 1.3 aufgeführten Sitzungen oder Veranstaltungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden.

1.2.

Diese Regeln gelten für folgende Personen, die zur Teilnahme an einer der in Nummer 1.3 genannten Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden:

a)	Mitglieder der einschlägigen Gremien der Verkehrsgemeinschaft (beispielsweise des Ministerrats, des regionalen Lenkungsausschusses, der Fachausschüsse, des Sozialforums und des Haushaltsausschusses);

b)	sonstige Teilnehmende, die förmlich zur Teilnahme an einer der unter Nummer 1.3 aufgeführten Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden, wenn aus dem Einladungsschreiben eindeutig hervorgeht, dass die Verkehrsgemeinschaft die Kosten für deren Teilnahme trägt;

externe Sachverständige (Personen des privaten, staatlichen oder nichtstaatlichen Sektors der Vertragsparteien der Verkehrsgemeinschaft oder eines EU-Mitgliedstaats), die ersucht werden, auf einer der von der Verkehrsgemeinschaft organisierten Sitzungen eine spezifische fachliche Stellungnahme abzugeben und nicht Mitglied der Gremien der Verkehrsgemeinschaft, Sondergruppen, Koordinierungsgruppen und anderer Arbeitsgruppen der Verkehrsgemeinschaft sind;

d)	jede Person, die mit der Begleitung einer unter die Buchstabe a, b oder c fallenden Person mit Behinderung beauftragt ist.

1.3.

Bei den Sitzungen, für die diese Regeln gelten, handelt es sich um Sitzungen folgender Zusammensetzungen, Ausschüsse und anderer Foren der Verkehrsgemeinschaft:

a)	Ministerrat, regionaler Lenkungsausschuss, Fachausschüsse und Sozialforum;

b)	Haushaltsausschuss;

c)	Sondergruppen, Koordinierungsgruppen und andere durch Beschlüsse oder Schlussfolgerungen des Ministerrats oder des regionalen Lenkungsausschusses eingesetzte Arbeitsgruppen;

d)	Konferenzen, Seminare und andere vom Ständigen Sekretariat im Zusammenhang mit dem Arbeitsprogramm der Verkehrsgemeinschaft veranstaltete Foren;

e)	sonstige Sitzungen im Rahmen der Durchführung des Vertrags über die Verkehrsgemeinschaft (Debatten auf hoher Ebene, Seminare usw.);

f)	Auswahlverfahren für von der Verkehrsgemeinschaft ausgeschriebene Stellen (Mitglieder des Auswahlausschusses) und

g)	Auswahlverfahren für von der Verkehrsgemeinschaft ausgeschriebene Stellen (Bewerber).

1.4.

Nach Maßgabe dieser Regeln hat für die Sitzungen der durch den Vertrag über die Verkehrsgemeinschaft geschaffenen Gremien höchstens ein offiziell benannter Vertreter pro Ministerium, Regulierungsbehörde, Agentur, Stelle oder sonstiger begünstigter Partei Anspruch auf Erstattung der für die betreffende Sitzung entstehenden Kosten.

Nach Maßgabe dieser Regeln haben für Initiativen für den Kapazitätsaufbau, wie Seminare, Schulungen, Studienbesuche oder Konferenzen, bis zu zwei Vertreter pro Ministerium, Regulierungsbehörde, Agentur, Stelle oder sonstiger begünstigter Partei Anspruch auf Erstattung der für die betreffende Veranstaltung entstehenden Kosten.

Finden die unter den Buchstaben a und b aufgeführten Veranstaltungen aufeinanderfolgend statt oder verfügt die benennende Einrichtung über umfassendere Befugnisse für verschiedene Verkehrsfragen, kann der Direktor des Ständigen Sekretariats (im Folgenden „Direktor“) durch eine begründete Entscheidung von dieser Regel abweichen.

d)	Die Anzahl der Teilnehmenden, die Anspruch auf Erstattung haben, wird von Fall zu Fall und vorbehaltlich der Verfügbarkeit von Finanzmitteln festgelegt.

1.5.

Diese Regeln gelten für die Erstattung von Reisekosten und die Zahlung von Tagegeldern.

1.6.

Die Höchstzahl der eingeladenen externen Sachverständigen pro Sitzung, unabhängig davon, ob sie Anspruch auf Kostenerstattung haben oder nicht, ist auf je eine Person pro Vertragspartei der Verkehrsgemeinschaft sowie eine Person pro EU-Mitgliedstaat beschränkt. Die Anzahl der Sachverständigen aus dem privaten oder dem nichtstaatlichen Sektor darf die Anzahl der Regierungssachverständigen pro Veranstaltung nicht übersteigen.

2. Reisekosten

2.1.

Alle Teilnehmenden haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten für die Strecke von dem aus der Einladung hervorgehenden Ort (berufliche oder private Anschrift) bis zum Sitzungsort, wobei das aufgrund der jeweiligen Entfernung angemessenste Verkehrsmittel zu wählen ist. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um die Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse bei Strecken von unter 400 km (einfache Fahrt entsprechend der offiziellen Entfernung in Eisenbahnkilometern) oder die Kosten eines Flugscheins der Economy-Klasse bei Entfernungen von mindestens 400 km.

2.2.

Der Direktor achtet darauf, dass Sitzungen so geplant werden, dass die Teilnehmenden die kostengünstigsten Tarife nutzen können.

2.3.

Die Reisekosten werden nur gegen Vorlage von Belegen erstattet.

2.4.

Besteht keine Flug- oder Bahnverbindung oder ist die Nutzung dieser Verkehrsmittel nicht kosteneffizient, wird die Reise per Bus oder Pkw genehmigt.

2.5.

Für im Privatfahrzeug zurückgelegte Strecken werden 0,28 EUR je km erstattet.

2.6.

Der Höchsterstattungsbetrag für Reisekosten liegt bei 700 EUR.

3. Tagegeld

3.1.

Das Tagegeld umfasst die Kosten für Unterkunft, Transfers vor Ort, Verpflegung, Trinkgelder und sonstige Nebenkosten.

3.2.

Es gelten die aktuellen Tagegeldsätze im Rahmen der Verträge, die für von der EU finanzierte Außenmaßnahmen vergeben werden.

Die Tagegeldsätze gelten für den Ort, an dem der eingeladene Teilnehmende die Nacht verbringt. Für den Tag, an dem die Reise beginnt, wird der volle Tagegeldsatz gezahlt. Allerdings wird kein Tagegeld für den Tag gezahlt, an dem die Reise endet, d. h. das Tagegeld wird anhand der Anzahl der auswärts verbrachten Nächte berechnet.

Tagegeld wird nur dann gezahlt, wenn die Sitzungszeiten nicht mit den Zeiten von Flügen oder Zügen vereinbar sind.

Die Anzahl der Übernachtungen darf die Anzahl der Sitzungstage + 1 nicht überschreiten.

3.3.

Nach vorheriger Genehmigung durch den Direktor können die Teilnehmenden in Ausnahmefällen Anspruch auf einen zusätzlichen Tagegeldsatz für eine weitere Nacht am Sitzungsort haben, wenn sich durch die Verlängerung des Aufenthalts des Teilnehmenden eine Ermäßigung der Beförderungskosten erreichen lässt, deren Höhe die Kosten der zusätzlichen Übernachtung übersteigt.

3.4.

Die Teilnehmenden haben keinen Anspruch auf Erstattung sonstiger Ausgaben, die beim Aufenthalt im Hotel – etwa für Internet, Telefon, Fotokopien, Minibar, nicht im Preis enthaltenes Frühstück – anfallen.

3.5.

Teilnehmende, die von einem Ort anreisen, der höchstens 50 km vom Sitzungsort entfernt ist, haben keinen Anspruch auf Tagegeld.

3.6.

Verringerte Tagegeldsätze gelten, wenn

für die Teilnahme an der Sitzung keine Übernachtung erforderlich ist:

i)	Für Reisen von 8 Stunden oder mehr werden 50 % des Tagegelds des betreffenden Zielorts bezahlt;

ii)	für Reisen von weniger als 8 Stunden und mehr als 5 Stunden werden 35 % des Tagegelds gezahlt;

iii)	für Reisen von bis zu einschließlich 5 Stunden werden 20 % des Tagegelds gezahlt.

b)	kostenlose Mahlzeiten wie Mittagessen oder Abendessen angeboten werden: In diesem Fall werden 10 % des Tagegelds für jede kostenlose Mahlzeit abgezogen.

Umfasst die Tagesordnung der Sitzung oder Veranstaltung ein Mittagessen oder Abendessen, gilt dies in allen Fällen als kostenlose Mahlzeit.

4. Buchung von Tickets und Unterkunft

4.1.

Grundsätzlich buchen die Teilnehmenden, die zu einer der unter Nummer 1.3 Buchstaben a bis e aufgeführten Sitzung eingeladen wurden, ihre Tickets und ihre Unterkunft selbst. Die Buchungen müssen so früh wie möglich erfolgen, um den kostengünstigsten Tarif zu erhalten. Nur in Ausnahmefällen und vorbehaltlich der Nummer 6 bucht das Ständige Sekretariat die Reise im Namen der Teilnehmenden oder leistet Vorauszahlungen für die Kosten.

4.2.

Für Teilnehmende, die zu einer der unter Nummer 1.3 Buchstaben f und g aufgeführten Sitzungen eingeladen werden, übernimmt das Ständige Sekretariat die Organisation von Reise und Unterkunft.

5. Erstattungsverfahren

5.1.

Um die Erstattung der Reisekosten und Zahlung der Tagegelder zu erhalten, müssen die Teilnehmenden einen Antrag auf Kostenerstattung (im Folgenden „Erstattungsantrag“) einreichen. Dabei gilt Folgendes:

a)	Für den Antrag ist das Formular in Anlage 1 zu verwenden.

b)	Der Antrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach dem betreffenden Sitzungstermin in elektronischer Form beim Ständigen Sekretariat einzureichen und

ihm sind sämtliche Originalbelege – beispielsweise Tickets und Rechnungen oder, bei Online-Buchungen, ein Ausdruck der elektronischen Reservierung und der Bordkarten für die Anreise – beizufügen, aus denen die entstandenen Kosten sowie die in Anspruch genommene Klasse, die Reisezeiten und der gezahlte Betrag hervorgehen.

5.2.

Schreiben betreffend die Erstattung sind dem Ständigen Sekretariat unter folgender E-Mail-Adresse zu übermitteln: finance@transport-community.org.

5.3.

Die Erstattung erfolgt in Euro. Dabei wird der am Sitzungstag geltende Wechselkurs angewandt.

5.4.

Die Erstattung erfolgt per Banküberweisung auf das Bankkonto der Einrichtung oder Organisation, die die Teilnehmenden benannt hat, unter Verwendung der gemäß Nummer 5.5 übermittelten Kontodaten. Sie kann jedoch auf schriftlichen Antrag der Einrichtung oder Organisation auf das private Bankkonto des Teilnehmenden erfolgen.

5.5.

Die für die Zwecke der Nummer 5.4 vorzulegenden Kontodaten enthalten folgende Angaben zum Zahlungsempfänger: Name und Adresse des Kontoinhabers, Name der Bank, Kontonummer (IBAN) und SWIFT-Code (BIC).

6. Vorauszahlung auf Reise- und Unterbringungskosten

6.1.

In Ausnahmefällen kann eine benennende Einrichtung oder Organisation beim Ständigen Sekretariat eine Vorauszahlung der Reisekosten für einen Teilnehmenden beantragen, der zu einer der in Nummer 1.3 Buchstaben a bis e aufgeführten Sitzungen eingeladen wurde. In diesen Fällen wird die Reise vom Ständigen Sekretariat gebucht.

6.2.

Nummer 6.1 gilt nicht für Teilnehmende, die gemäß Nummer 1.2 Buchstabe c eingeladen werden.

6.3.

Anträge auf Vorauszahlung sind unter Verwendung des Formulars in Anlage 2 mindestens 21 Kalendertage vor dem Sitzungstermin unter folgender E-Mail-Adresse beim Ständigen Sekretariat einzureichen: finance@transport-community.org.

6.4.

Die Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung eines nach Nummer 6.3 gestellten Antrags trifft der Direktor.

6.5.

Wurde einem Antrag gemäß Nummer 6.4 stattgegeben, bucht das Ständige Sekretariat unter Berücksichtigung des Entwurfs der Tagesordnung der Sitzung die Reise des betreffenden Teilnehmenden. Das Ständige Sekretariat übermittelt dem Teilnehmenden per E-Mail die Buchungsbestätigung für das Ticket.

6.6.

Mit der Beantragung einer Vorauszahlung der Reisekosten verpflichtet sich der Teilnehmende zur Teilnahme an der Sitzung.

6.7.

Kann der Teilnehmende, dem eine Vorauszahlung der Reisekosten gewährt wurde – aus Gründen, die nicht unmittelbar der Verkehrsgemeinschaft zuzurechnen sind – der Sitzung nicht beiwohnen, so entschädigt die benennende Einrichtung oder Organisation das Ständige Sekretariat für die bei der Organisation der Reise entstandenen Kosten (z. B. für gebuchte Tickets einschließlich Stornierungsgebühren).

7. Verwaltungs- und Schlussbestimmungen

7.1.

Der Direktor ist für die ordnungsgemäße Anwendung dieser Regeln verantwortlich.

7.2.

Das Ständige Sekretariat bewahrt die Aufzeichnungen, Unterlagen und Belege über die auf Grundlage dieser Regeln erfolgten Erstattungen, einschließlich der Unterlagen über Ausnahmebehandlungen, fünf Jahre lang auf.

7.3.

Diese Regeln werden bei ihrer Annahme auf der Website der Verkehrsgemeinschaft veröffentlicht.

Anlage 1

ANTRAG AUF ERSTATTUNG VON REISEKOSTEN

Anlage 2

ANTRAG AUF VORAUSZAHLUNG DER REISEKOSTEN