(1)   Mit diesem Beschluss werden Vorschriften in Bezug auf die Bedingungen festgelegt, unter denen das Cedefop die in den Artikeln 14 bis 21, 35 und 36 sowie in Artikel 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 verankerten Rechte im Zusammenhang mit den in Absatz 2 genannten Verfahren gemäß Artikel 25 dieser Verordnung beschränken darf.

(2)   Im Rahmen der Verwaltungstätigkeit des Cedefop gilt dieser Beschluss für die vom Cedefop für die folgenden Zwecke durchgeführten Verarbeitungsvorgänge in Bezug auf personenbezogene Daten: Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren, vorläufige Aktivitäten im Zusammenhang mit potenziellen, dem OLAF gemeldeten Unregelmäßigkeiten, Verfahren in Bezug auf Meldungen von Missständen (Whistleblowing), Umsetzung (formeller und informeller) Verfahren bei Fällen von Belästigung, Bearbeitung von internen und externen Beschwerden, Durchführung interner Audits, Untersuchungen durch den Datenschutzbeauftragten gemäß Artikel 45 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie intern oder mit externer Beteiligung (z. B. CERT-EU) vorgenommene (IT)-Sicherheitsüberprüfungen und Bearbeitung von Anträgen von Bediensteten auf Auskunft über ihre eigenen gesundheitsbezogenen Daten.

(3)   Die betroffenen Datenkategorien sind harte Daten („objektive“ Daten wie Identifikationsdaten, Kontaktdaten, berufsbezogene Daten, Verwaltungsdaten, Daten aus bestimmten Quellen, elektronische Kommunikations- und Verkehrsdaten) und/oder weiche Daten („subjektive“ fallbezogene Daten wie Beweisführung, verhaltensbezogene Daten, Beurteilungen, Leistungs- und Verhaltensdaten sowie Daten, die mit dem Gegenstand des Verfahrens in Beziehung stehen oder im Zusammenhang damit vorgebracht worden sind).

(4)   Wenn das Cedefop seine Pflichten bezüglich Rechten betroffener Personen gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt, ist zu berücksichtigen, ob etwaige der in dieser Verordnung vorgesehenen Ausnahmen Geltung haben.

(5)   Vorbehaltlich der in diesem Beschluss genannten Bedingungen können die Beschränkungen für die folgenden Rechte Anwendung finden: Recht auf Unterrichtung der betroffenen Person, Auskunftsrecht der betroffenen Person, Recht der betroffenen Person auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, Recht auf Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person und Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation.

(1)   Das Cedefop richtet die folgenden Garantien gegen Missbrauch oder unrechtmäßigen Zugang oder unrechtmäßige Übermittlung ein:

(2)   Der für die Verarbeitungsvorgänge Verantwortliche ist das Cedefop, vertreten durch seinen Exekutivdirektor, der die Funktion des Verantwortlichen delegieren kann. Betroffene Personen werden über den delegierten Verantwortlichen über Datenschutzhinweise oder Verzeichnisse unterrichtet, die auf der Website und im Intranet des Cedefop veröffentlicht werden.

(3)   Die Aufbewahrungsfrist der in Artikel 1 Absatz 3 dieses Beschlusses genannten personenbezogenen Daten darf nicht länger als erforderlich sein und muss für die Zwecke, zu denen die Daten verarbeitet werden, angemessen sein. Sie darf keinesfalls länger sein als die in den Datenschutzhinweisen oder in den Verzeichnissen angegebene Aufbewahrungsfrist, auf die in Artikel 3 Absatz 3 dieses Beschlusses Bezug genommen wird.

(4)   Wenn das Cedefop eine Beschränkung in Erwägung zieht, werden die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person abgewogen, insbesondere gegenüber dem Risiko für die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen sowie gegenüber dem Risiko einer Untergrabung der Wirksamkeit der vom Cedefop durchgeführten Untersuchungen oder Verfahren, z. B. durch Vernichtung von Beweismaterial. Die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person erstrecken sich in erster Linie u. a. auf Risiken im Zusammenhang mit der Reputation, dem Verteidigungsrecht und dem Anspruch auf rechtliches Gehör.

(1)   Jede Beschränkung darf vom Cedefop nur auf der Grundlage eines oder mehrerer der in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a bis i der Verordnung (EU) 2018/1725 aufgeführten Gründe angewandt werden. Insbesondere im Zusammenhang mit den in Artikel 1 Absatz 2 dieses Beschlusses genannten Zwecken der Verarbeitung personenbezogener Daten können sich Beschränkungen auf folgende Gründe stützen:

(2)   Im Rahmen der besonderen Anwendung der in oben stehendem Absatz 1 genannten Zwecke kann das Cedefop die in Artikel 1 Absatz 5 dieses Beschlusses genannten Rechte unter folgenden Umständen beschränken:

Vor der Anwendung von Beschränkungen unter den in Unterabsatz 1 Buchstaben a und b genannten Umständen konsultiert das Cedefop das betreffende Organ, die betreffende Einrichtung oder die betreffende sonstige Stelle der Union oder die betreffende zuständige Behörde eines Mitgliedstaats, es sei denn, für das Cedefop ist klar, dass die Anwendung einer Beschränkung durch einen der unter diesen Buchstaben genannten Rechtsakte vorgesehen ist.

(3)   Das Cedefop nimmt in die auf seiner Website und in seinem Intranet veröffentlichten Datenschutzhinweise oder Verzeichnisse im Sinne von Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725, in denen betroffene Personen über ihre Rechte im Rahmen eines gegebenen Verfahrens informiert werden, Informationen über die mögliche Beschränkung dieser Rechte auf. Die Informationen umfassen die Frage, welche Rechte beschränkt werden können, die Gründe für solche Beschränkungen sowie die mögliche Dauer der Beschränkung.

Unbeschadet der Bestimmungen in Artikel 5 Absatz 2 informiert das Cedefop, sofern dies verhältnismäßig ist, auch alle betroffenen Personen, die als von den spezifischen Verarbeitungsvorgängen betroffene Personen gelten, einzeln, unverzüglich und schriftlich über gegenwärtige oder künftige Beschränkungen ihrer Rechte.

(4)   Jede Beschränkung muss eine notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellen und die Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen berücksichtigen sowie den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten in einer demokratischen Gesellschaft achten.

(5)   Wenn die Anwendung einer Beschränkung in Betracht gezogen wird, wird auf der Grundlage der vorliegenden Vorschriften eine Prüfung auf Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit durchgeführt. Diese Prüfung wird zu Rechenschaftszwecken auf Einzelfallbasis durch einen internen Beurteilungsvermerk dokumentiert.

(6)   Sobald die die Beschränkungen rechtfertigenden Umstände nicht mehr vorliegen, werden diese aufgehoben.

(1)   Der Datenschutzbeauftragte („DSB“) des Cedefop wird unverzüglich unterrichtet, wenn der Verantwortliche beabsichtigt, gemäß diesem Beschluss die Anwendung der Rechte betroffener Personen zu beschränken oder die Beschränkung auszuweiten. Der Verantwortliche gewährt dem DSB Zugang zu dem Verzeichnis, das die Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung enthält, und dokumentiert das Datum, an dem der DSB unterrichtet wurde, im Verzeichnis. Der DSB wird über das gesamte Verfahren hindurch bis zur Aufhebung der Beschränkung einbezogen.

(2)   Der DSB kann den Verantwortlichen schriftlich zur Überprüfung der vorgenommenen Beschränkungen auffordern. Der Verantwortliche unterrichtet den DSB schriftlich über das Ergebnis der angeforderten Überprüfung.

(3)   Der Verantwortliche unterrichtet den DSB, wenn die Beschränkung aufgehoben wurde.

(1)   In hinreichend begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Unterrichtung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen beschränkt werden:

(2)   Wenn das Cedefop das in den Artikeln 14 bis 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehene Recht auf Unterrichtung der betroffenen Person ganz oder teilweise beschränkt, erfasst das Cedefop die Gründe für die Beschränkung und die Rechtsgrundlage gemäß Artikel 3 dieses Beschlusses, einschließlich einer Beurteilung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung.

Die erfassten Angaben und gegebenenfalls die Unterlagen, die die zugrunde liegenden sachlichen und rechtlichen

Umstände enthalten, werden in einem Register verzeichnet. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

(3)   Die in Absatz 2 genannte Beschränkung gilt so lange, wie die sie rechtfertigenden Gründe dafür vorliegen.

Wenn die Gründe für die Beschränkung nicht mehr vorliegen, unterrichtet das Cedefop die betroffene Person über die Hauptgründe, auf denen die Anwendung der Beschränkung beruht. Gleichzeitig teilt das Cedefop der betroffenen Person mit, dass sie jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union („Gerichtshof“) einlegen kann.

Das Cedefop überprüft die verhängte Beschränkung nach deren Einführung alle sechs Monate sowie bei Abschluss der jeweiligen Prüfungen, Verfahren oder Untersuchungen. Danach überprüft der Verantwortliche alle sechs Monate die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung einer Beschränkung. Im Rahmen dieser regelmäßigen Überprüfungen wird ebenfalls die in Artikel 3 Absatz 5 vorgesehene Prüfung auf Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit durchgeführt, nachdem beurteilt wurde, ob die sachlichen und rechtlichen Gründe für eine Beschränkung weiterhin gegeben sind.

(1)   In hinreichend begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Auskunftsrecht der betroffenen Person durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden:

Verlangen von der Datenverarbeitung betroffene Personen gemäß Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725 Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit einem oder mehreren spezifischen Fällen verarbeitet wurden, oder über einen spezifischen Datenverarbeitungsvorgang, beschränkt das Cedefop seine Antragsprüfung auf diese personenbezogenen Daten.

(2)   Beschränkt das Cedefop das in Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehene Recht auf Auskunft ganz oder teilweise, ergreift es die folgenden Maßnahmen:

Beschränkungen des Rechts der Bediensteten auf Auskunft über ihre eigenen gesundheitsbezogenen Daten betreffen nur Anträge auf direkten Zugang von Bediensteten zu gesundheitsbezogenen Daten psychologischer oder psychiatrischer Art, wenn eine Einzelfallprüfung ergibt, dass ein indirekter Zugang zum Schutz der betroffenen Person erforderlich ist. Die Auskunft über solche Daten erfolgt über einen von der betroffenen Person benannten Arzt. Der von der betroffenen Person benannte Arzt erhält Zugang zu allen Informationen, und ihm wird ein Ermessensspielraum bei der Entscheidung eingeräumt, wie und in welcher Form der betroffenen Person Auskunft gewährt wird.

Die unter Buchstabe a genannte Unterrichtung kann zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, wenn sie die Wirkung der gemäß Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 angewendeten Beschränkung zunichte machen würde.

Das Cedefop überprüft die verhängte Beschränkung nach deren Einführung alle sechs Monate sowie bei Abschluss der jeweiligen Prüfungen, Verfahren oder Untersuchungen. Danach überprüft der Verantwortliche alle sechs Monate die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung einer Beschränkung. Im Rahmen dieser regelmäßigen Überprüfungen wird ebenfalls die in Artikel 3 Absatz 5 vorgesehene Prüfung auf Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit durchgeführt, nachdem beurteilt wurde, ob die sachlichen und rechtlichen Gründe für eine Beschränkung weiterhin gegeben sind.

(3)   Die erfassten Angaben und gegebenenfalls die Unterlagen, die die zugrunde liegenden sachlichen und rechtlichen Umstände enthalten, werden in einem Register verzeichnet. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

(1)   In hinreichend begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht der betroffenen Person auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden:

(2)   Wenn das Cedefop das in Artikel 18, in Artikel 19 Absatz 1 und in Artikel 20 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 jeweils vorgesehene Recht der betroffenen Person auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ganz oder teilweise beschränkt, ergreift das Cedefop die in Artikel 6 Absatz 2 dieses Beschlusses genannten Maßnahmen und verzeichnet die erfassten Angaben gemäß Artikel 6 Absatz 3 dieses Beschlusses in einem Register.

(1)   In hinreichend begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden:

(2)   In hinreichend begründeten Fällen und unter den in diesem Beschluss festgelegten Bedingungen kann das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation durch den Verantwortlichen im Zusammenhang mit den folgenden Verarbeitungsvorgängen, wenn nötig und verhältnismäßig, beschränkt werden:

(3)   Wenn das Cedefop das in den Artikeln 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 jeweils vorgesehene Recht auf Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person oder auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation beschränkt, erfasst und registriert es die Gründe hierfür gemäß Artikel 5 Absatz 2 dieses Beschlusses. Artikel 5 Absatz 3 dieses Beschlusses gilt gleichermaßen.